Unternehmen sollten ihre Beschäftigten rechtzeitig über bestehende Urlaubsansprüche informieren. Denn nicht genommener Urlaub verfällt nach der aktuellen Rechtsprechung nicht automatisch zum Jahresende. Arbeitgeber müssen aktiv dazu beitragen, dass Beschäftigte ihren Urlaub tatsächlich nehmen können.
Für viele Unternehmen gewinnt das Thema gerade zum Jahresende an Bedeutung. Werden die gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten, können Urlaubsansprüche über Jahre bestehen bleiben und bei Austritten zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
Urlaubsverfall setzt Mitwirkung des Arbeitgebers voraus
Grundsätzlich soll Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann er in das folgende Jahr übertragen werden und muss dann in der Regel bis Ende März genutzt werden.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt der gesetzliche Mindesturlaub jedoch nur, wenn Arbeitgeber ihre Beschäftigten konkret über ihren Urlaubsanspruch informieren, sie zur Inanspruchnahme auffordern und auf einen möglichen Verfall hinweisen. Erfolgt diese Information nicht, bleibt der Anspruch grundsätzlich bestehen.
Diese Grundsätze gelten häufig auch für vertraglich vereinbarten Mehrurlaub, sofern Arbeitsverträge keine abweichenden Regelungen enthalten.
Verjährung beginnt nicht automatisch
Auch bei der Verjährung von Urlaubsansprüchen haben Gerichte die Position von Arbeitnehmern gestärkt. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt zwar drei Jahre, sie beginnt jedoch nicht automatisch mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Voraussetzung ist vielmehr, dass Arbeitgeber ihren Informations- und Mitwirkungspflichten nachgekommen sind. Fehlt dieser Nachweis, können Urlaubsansprüche unter Umständen deutlich länger bestehen bleiben.
Für Unternehmen steigt damit die Bedeutung einer nachvollziehbaren Dokumentation der Urlaubsprozesse.
Dokumentation wird zum wichtigen Risikofaktor
Arbeitsrechtsexperten empfehlen Arbeitgebern, Beschäftigte zu Beginn des Jahres über ihren individuellen Urlaubsanspruch zu informieren. Gleichzeitig sollten Unternehmen klar kommunizieren, bis wann Urlaub genommen werden muss und welche Folgen eine nicht rechtzeitige Inanspruchnahme haben kann.
Entscheidend ist dabei die Nachweisbarkeit. Allgemeine Hinweise im Arbeitsvertrag oder im Intranet reichen häufig nicht aus. Die Informationen müssen sich konkret auf den jeweiligen Beschäftigten und dessen Urlaubsanspruch beziehen.
Kommt es später zu rechtlichen Auseinandersetzungen, müssen Arbeitgeber darlegen können, wann und in welcher Form die Hinweise erfolgt sind.
Hohe Kosten bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen
Besonders relevant wird das Thema beim Ausscheiden von Beschäftigten. Nicht genommener Urlaub kann dann regelmäßig nicht mehr gewährt werden und muss finanziell abgegolten werden.
Haben sich über mehrere Jahre erhebliche Resturlaubsansprüche angesammelt, können daraus für Unternehmen beträchtliche Kosten entstehen. Vor allem bei langjährigen Arbeitsverhältnissen empfiehlt sich daher eine regelmäßige Überprüfung der Urlaubsverwaltung.
Urlaubsmanagement als Teil des Risikomanagements
Die aktuelle Rechtsprechung macht deutlich, dass Urlaubsmanagement weit über die reine Personaladministration hinausgeht. Unternehmen sind zwar nicht verpflichtet, Beschäftigte aktiv in den Urlaub zu schicken. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihren Urlaub tatsächlich wahrnehmen können und über die Folgen einer Nichtinanspruchnahme informiert werden.
Für Arbeitgeber bietet es sich deshalb an, Urlaubsinformationen fest in die Personalprozesse zu integrieren und sämtliche Hinweise zu dokumentieren. Dadurch lassen sich sowohl Transparenz über offene Urlaubsansprüche schaffen als auch finanzielle Risiken durch langjährige Resturlaubsbestände reduzieren.
