Ampeln als Lotsen im Verordnungs-Dschungel

Vor zehn Jahren hat man sich gerne und oft getrennt: Viele Spediteure und Verlader wollten mit dem eigenen Fuhrpark nichts mehr zu tun haben und überließen die Transporte Subunternehmern. Die Kosten für Maut, Diesel und drohende Bußgelder hatten erhebliche Dimensionen angenommen, während Kreditrahmen enger und gesetzliche Einschränkungen zahlreicher wurden. Dann folgte die Kehrtwende: Allein der Fahrermangel führte dazu, dass die eigene Lkw-Flotte wieder an Bedeutung gewonnen hat. Der Zugang zu gut ausgebildeten Fahrern ist zu einem strategischen Erfolgsfaktor geworden, weshalb viele Logistikdienstleister ihre eigenen Transportkapazitäten inzwischen wieder deutlich ausbauen. Infolgedessen sind die Risiken für Unternehmer und Verkehrsleiter gestiegen und werden weiter wachsen: Aktuelles Beispiel ist die EU-Verordnung 2016/403, die zum 1. Januar 2017 in Kraft treten wird (siehe Kasten Seite 24). Daher sollte die Kontrolle im eigenen Hause immer engmaschiger und effizienter werden, um Verstöße und Bußgelder von vorneherein zu vermeiden. Um den damit verbundenen Personalaufwand zu minimieren, setzen Flotten-Betreiber wie Gecgin Transporte, Teva Ratiopharm oder die zu der Paulaner Brauerei Gruppe zugehörige Interdrink Getränke Vertriebsgesellschaft auf moderne Systeme für das Management des eigenen Fuhrparks. "Immer mehr gesetzliche Bestimmungen und eine zunehmende Kontrolldichte führten dazu, dass wir mit der Zeit einen Administrations- und Kontrollaufwand hatten, der nicht mehr zumutbar war", erläutert Ali Gecgin, Geschäftsführer der Gecgin Transporte aus Neu-Ulm. Pro Fahrer und Lkw müsse man 15 bis 20 Dokumente und Fristen überwachen. Die Spanne reiche vom ADR-Schein über den Führerschein bis hin zu regelmäßigen Gesundheitschecks und der Berufskraftfahrer-Qualifikation. "Uns wurde schnell klar, dass wir ein zuverlässiges Controlling-System benötigen, um den Überblick sowie die Rechtskonformität zu gewährleisten", so Flottenbetreiber Gecgin. Alle Fristen auf einen Blick erkennen Nach einer intensiven Marktrecherche entschied sich Gecgin für das Fuhrparkmanagement-System FUMO Monitor. "Die webbasierte Software zeichnet sich durch eine einfache, intuitive Bedienbarkeit aus, ist klar strukturiert und mit einem Ampel-System ausgestattet", sagt Ali Gecgin. Dank der übersichtlichen Struktur erkenne der Fuhrparkverantwortliche auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht - sei es bei seinen Fahrern, den rund 100 Fahrzeugen in der Flotte oder den laufenden Verträgen. Auch Teva Ratiopharm setzt seit vielen Jahren auf das System. "FUMO war zum Zeitpunkt der Einführung eines der wenigen IT-Systeme auf dem Markt, welches das Monitoring sowohl der Fahrzeuge als auch der Fahrer ermöglichte", erinnert sich Bernd Schlumpberger, der bei Teva Ratiopharm für Fuhrpark und Transportmanagement verantwortlich ist. Ein Überwachungsmonitor für alles Mittlerweile lassen sich mit FUMO Monitor nicht nur Lkw, sondern auch sämtliche Investitionsgüter wie die Gabelstaplerflotte, Kommissionierfahrzeuge oder Rolltore verwalten. Anwender können künftig eigene neue Kategorien hinzufügen und so das System für die Terminüberwachung des gesamten Anlagevermögens nutzen. Darüber hinaus unterstützt der FUMO Monitor zum Beispiel das Überwachen von Leasing- oder Handy-Verträgen. Damit wird das Fuhrparkmanagement-System zu einem umfassenden Werkzeug, mit dem sich nicht nur die Belange des Fuhrparks, sondern sämtliche interne Organisationsabläufe, darstellen, überwachen und steuern lassen. Der Nutzer kann beliebig viele sogenannte private Prüfkriterien in FUMO anlegen. Das Spektrum ist groß und reicht von der Verwaltung der Arbeitskleidung über Tankkarten bis hin zu Schlüsseln und Zugangsberechtigungs-Chips. System spart Personalkosten Der ganzheitliche Ansatz von FUMO führt zu einer spürbaren Entlastung: Durch den reduzierten Koordinationsaufwand hat Teva Ratiopharm eine halbe Vollzeitstelle eingespart, die an anderer Stelle im Betrieb eingesetzt werden konnte. Demgegenüber stehen monatliche Kosten von 99 Euro für die Nutzung von FUMO Monitor inklusive FUMO Cockpit für das Überwachen aller eingesetzten Subunternehmen. Die Preise sind abhängig von der Flottengröße und beginnen bei 49 Euro pro Monat. Neben dem effizienten Überwachen aller Fristen hilft FUMO auch bei der täglichen Ablaufsteuerung. Das Ampelsystem unterstützt den Fuhrparkleiter bei der Priorisierung der Aufgaben und ermöglicht ihm eine aktive Steuerung der täglichen Prozesse. Die einzelnen Fahrer, Fahrzeuge und Verträge sind hierfür auf digitalen Karteikarten erfasst und die zu überwachenden Fristen mit grünen, gelben und roten Ampelsymbolen markiert. Während die grüne Markierung die Einhaltung der Deadline signalisiert, weist eine gelbe Ampel auf Handlungsbedarf hin. Die rote Ampel bedeutet, dass sofort Maßnahmen ergriffen werden müssen - sei es, dass ein Fahrzeug zur Hauptuntersuchung oder ein Fahrer zur Schulung muss. Sobald sich ein einzelner Prüfpunkt - wie zum Beispiel die fällige Führerscheinkontrolle oder die anstehende BKF Weiterbildung - nicht mehr im grünen Bereich befindet, schlägt FUMO Alarm. Den zu behebenden Mangel übermittelt das System dem Fuhrparkverantwortlichen und auf Wunsch auch der Unternehmensleitung via E-Mail. Die automatische Information der Unternehmensleitung ist dabei von großer Bedeutung, weil die Geschäftsführung nach dem Delegieren von Aufgaben nach wie vor zur Kontrolle verpflichtet ist. Die Kontrolle der zahlreichen Termine rund um die Flotte ist in der Praxis eine große Herausforderung. Zwar ist jeder Fahrer für seine Schulungen und die Gültigkeit seiner Dokumente in erster Linie selbst verantwortlich, bei Verstößen haftet der Fuhrparkleiter jedoch grundsätzlich mit. "Deshalb liegt es im Interesse der Fuhrparkleitung, dass nicht nur die Fahrzeugflotte, sondern auch die Fahrer zu jedem Zeitpunkt alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen", erklärt FUMO-Nutzer Jörg Metzner, Geschäftsführer der Interdrink Getränkevertriebsgesellschaft. Immer aktuell ganz ohne Updates Die integrierte Erinnerungsfunktion lässt sich dabei auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens einstellen. So erhält der Fuhrparkleiter zum Beispiel zeitnah eine Nachricht vom System, die ihn an die Module der Berufskraftfahrer-Qualifikation erinnert. "Dadurch haben wir stets im Blick, welche Module unsere Fahrer demnächst absolvieren müssen und wo noch Schulungsbedarf besteht", so Metzner, der hier zusätzliche Unterstützung zu den aktuellen Gesetzestexten erfährt. Die Wartung und Aktualisierung des webbasierten FUMO Monitors wird durch das IT-Team des Anbieters FUMO Solutions gewährleistet. Also kein Aufwand mit Updates. Anwender können sicher sein, dass FUMO zu jeder Zeit den aktuellen Stand der Gesetzgebung berücksichtigt. Insgesamt sehen Anwender das Fuhrparkmanagement-System als eine große Erleichterung für die tägliche Arbeit, mit der sich die Rechtssicherheit wesentlich erhöht. "Ich möchte auf dieses Tool nicht mehr verzichten", bestätigt Transportunternehmer Gecgin. Diese Einschätzung beruhe nicht nur auf der Software selbst, sondern auch auf dem sehr persönlichen Service durch das Entwickler-Team: "Mit FUMO-Solutions haben wir einen Partner an unserer Seite, der aktiv auf uns zukommt und sich regelmäßig erkundigt, wie die Prozesse laufen und ob weiterer Optimierungsbedarf besteht." Mehr zum Thema im Dossier Unternehmensführung www.verkehrsrundschau.de/dossiers Compliance-Serie Mit Software schützenMit IT-Lösungen können sich Unternehmen vor den rechtlichen Konsequenzen von Compliance-Fehlern schützen- Die wachsende Bedeutung von Compliance (37/16)- Wie Praktiker IT zur Compliance nutzen (38/16)- Compliance-Daten im Blick behalten (40/16) EU-Verordnung 2016/403 Neue Verordnung kategorisiert Verstöße Die EU-Verordnung 2016/403 ist ein Katalog möglicher Verstöße innerhalb der Europäischen Union gegen die Sozialvorschriften und beinhaltet ihre Einstufung nach deren Schweregrad. Es wird unterschieden in geringfügige, schwerwiegende und sehr schwerwiegende Verstöße. Aus drei geringfügigen Verstößen pro Fahrer innerhalb eines Jahres wird automatisch ein schwerwiegender Verstoß. Drei schwerwiegende Verstöße pro Fahrer innerhalb eines Jahres werden wiederum zu einem sehr schwerwiegenden Verstoß, was eine Betriebskontrolle zur Folge hat. In diesem Fall droht die Aberkennung der persönlichen Zuverlässigkeit des Unternehmers beziehungsweise des Verkehrsleiters. Nach drei sehr schwerwiegenden Verstößen erreicht das Unternehmen die Stufe schwerster Verstöße - die sogenannten Todsünden gemäß Anhang IV der EU-Verordnung 1071/2009 - beispielsweise die Überschreitung der 6- oder 14-tägigen Höchstlenkzeit um mehr als 25 Prozent. Die neue Verordnung gilt ab Januar 2017. mw