Speditionssoftware

SpeditionssoftwareKühle Rechner lassenSoftware rechnenWie die Spedition Hölkemaier, die Barth Logistikgruppe und Logwin mit Speditionssoftware ihr Controlling verbessert haben. Ihr gemeinsames Ziel: nur noch profitable Aufträge. Kostenrechnung ist eine super Sache. Da weiß das Controlling am Abend, ob die am Morgen angenommene Tour Geld verdient oder nur gekostet hat. Lars Hölkemeier, Inhaber und Geschäftsführer der Hölkemeier Spedition, war das zu wenig. „Unsere Disposition sollte bei der Auftragsannahme schon sehen können, ob sich die Tour rechnet“, sagt der Unternehmer. Da das mit Taschenrechner und Bleistift heute nicht mehr geht, hatte Hölkemeier 2010 die Speditionssoftware von Cargo Support eingeführt und nutzt seit 2011 zusätzlich ein spezielles Tool zur Kosten-Leistungs-Rechnung. In dessen Eingabemaske tippt der Disponent im Rahmen der Auftragsannahme die wichtigsten Daten der Tour und sieht sofort, ob er mit dem Preis leben kann oder nicht. Ganz von alleine kann dies die Software allerdings nicht. Zwei Tage hat Hölkemeier zusammen mit einem Unternehmensberater die Zahlen und Daten seiner Firma durchleuchtet und die ermittelten Kostensätze als Kalkulationsgrundlage in das Programm eingepflegt. „Jetzt aktualisieren wir noch einmal in der Woche den Dieselpreis“, beschreibt Hölkemeier den Aufwand (siehe Grafik Seite 39). Eine Arbeit, die sich gerechnet hat. Nach drei Monaten hatte sich die Kundenstruktur verändert. Die weniger attraktiven waren weg. „Wenn wir bei anderen Kunden höhere Raten forderten, konnten wir das jetzt im Rahmen einer Open-Book-Politik gut dokumentieren. Das war den Kunden plausibel.“ Der Herr über gut 40 ziehende Einheiten räumt aber auch ein, dass ihm bei diesen Gesprächen 2011 die Laderaumknappheit geholfen hat. „Wir haben die Gunst der Stunde genutzt.“ Der Kampf mit den Zahlen hat aber auch alte Kalkulationsfehler offengelegt. Laut dem Tool waren für einen Kunden im Werkverkehr eingesetzte LKW auf einmal rot, „obwohl ich gefühlt mit den Fahrten Geld verdient habe“. Die Analyse ergab: Auf ihnen lasteten zu hohe Verwaltungskosten, denn die Züge mit Komplettladungen verursachen deutlich weniger Aufwand als LKW mit Teilpartien. Auch mal Nein sagenAll die Rechenspiele nützen aber nichts, wenn der Disponent am Ende des Tages nicht mal eine Tour ablehnen darf. Die Kosten für das Projekt hat er sich über die Förderprogramme für die Aus- und Weiterbildung zum Teil wiedergeholt. Mit 260 eigenen Fahrzeugen eine Nummer größer arbeitet die Barth Logistikgruppe an ähnlichen Themen. Auch ihr Controller und Prokurist Uwe Schempp will seinen Disponenten in den nächsten Wochen eine Ex-Ante-Kalkulation der Touren zur Verfügung stellen. „Dann sieht der Disponent schon beim Abfertigen der Tour die Deckungsbeiträge“, so Schempp. Derzeit lässt sich nur im Nachgang (ex post) eine Deckungsbeitragsrechnung auf Sendungsebene durchführen. Für das Controlling nutzt Barth ein ganzes Bündel an IT-Systemen. Als Speditions- und Lagerverwaltungssoftware kommt L-Base von Imtech ICT Logistics-Software zum Einsatz, für das Rechnungswesen eine Lösung von SIS Informatik, die Anwendung zur Business-Intelligence hat IBM geliefert und die Datenbank stammt von Oracle. Qualität nicht vergessenDie vier Controller des Unternehmens nutzen die IT, um die logistische Leistungsfähigkeit der Gruppe zu beurteilen. Neben den Kosten und Deckungsbeiträgen auf Sendungs- oder Relationenebene sind Schempp auch Kennzahlen für die Qualität der Leistung wichtig. „Schlechte Qualität in Form verspäteter Sendungen ärgert Kunden aus der Automobilbranche viel mehr als eine um ein paar Euro höhere Frachtrate“, weiß Schempp. Früher waren mehr als zehn Prozent der Sendungen unpünktlich. Soll-Zeiten und Zustellscannung haben die Schwachstellen aufgedeckt und den Verantwortlichen gezeigt, wo Maßnahmen ergriffen werden mussten. „Jetzt haben wir unsere Zielquote erreicht“, bilanziert Schempp. Das macht deutlich, wie Controlling bei der Barth Logistikgruppe funktioniert. Nicht nur Zahlen erheben, sondern auch handeln. Die Leiter der einzelnen Profit Center müssen einmal pro Woche mit ihren Mitarbeitern die aktuellen Kennzahlen besprechen und daraus Handlungsempfehlungen ableiten. Die Profit-Center-Organisation der Spedition machte das Controlling bis runter auf die operative Ebene nötig. Denn die Verrechnung der Leistungen zwischen den einzelnen Profit Centern erfolgt zu Marktpreisen. „Das erhöht die Akzeptanz bei den Beteiligten“, sagt der Prokurist. Dass Controller die Speditions-IT in die Knie zwingen können, hat Sven Geis, Controller beim Logistikdienstleister Logwin erlebt. „Manche Abfragen haben die Leistungsfähigkeit des operativen Systems über Stunden gehemmt.“ Das lag an der hohen Anzahl Buchungen – 250.000 am Tag,– die die Speditionslösung TFL-Easy von Active Logistics schon ohne den Zahlenhunger der Controller abarbeiten musste. Die Lösung war ein sogenanntes Data-Warehouse, in das die Daten aus dem operativen System gespiegelt werden. Bei einer solchen Datenbank werden die Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem einheitlichen Format zusammengefasst. Dadurch verbessert sich der Komfort beim Zugang zu diesen Daten und Controlling, Disposition und Buchhaltung blockieren sich beim Zugriff auf die Zahlensuppe nicht mehr gegenseiteig und können so cool bleiben bei der Frage, ob sich ein Auftrag lohnt. ❙❚■ Serge VoigtSpeditionssoftware zeigt dem Disponenten, welche Tour sich lohntAufbau des Kalkulationstools Ohne Fleiß kein Preis: Das gilt im Wortsinn vor allem für Unternehmer, die vor Auftragsannahme schnell und einfach entscheiden wollen, ob sich der angebotene Auftrag lohnt. Für sie heißt es, die Kostenstruktur des eigenen Unternehmens zu durchleuchten und mit möglichst wirklichkeitsnahen Werten in einer Software-Lösung zur Auftragskalkulation zu hinterlegen. Danach reichen wenige Eingaben und die Software rechnet aus, ob es sich rechnet. svRichtig rechnenFahrzeug- und streckenabhängige DatenBetriebsstoffMautSteuerReifenFahrerdaten mit Ermittlung eines virtuellen FahrergehaltesAllgemeine Daten des Betriebes aus der Buchführung als PlanungsgrundlageEinschätzung der Zukunftswerte gemäß Marktentwicklung Einschätzung der Zukunftswerte gemäß Unternehmensplanung Einschätzung der Zukunftswerte auf Basis der Summen- und Saldenliste Kalkulationsergebnis wird auf Auftragsebene angezeigt:EntfernungEinsatzzeitAuslastungRelation

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