Reisekostenrecht

ReisekostenrechtSteuervorteile fürAußendienstlerDie Abrechnung von Geschäfts- und Dienstreisen ist oft kompliziert und für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit viel Aufwand verbunden. Durch drei Urteile hat der Bundesfinanzhof das steuerliche Reisekostenrecht nun deutlich vereinfacht.Die Abrechnung von Dienst- und Geschäftsreisen wird künftig einfacher. Anlass sind drei Urteile, die der Bundesfinanzhof (BFH) veröffentlicht hat und die zu einer Änderung der Rechtsprechung führen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten können damit ab 2012 in größerem Umfang vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten angesetzt werden. Darüber hinaus fallen für die lohnsteuerliche Praxis bei der Reisekostenabrechnung komplizierte Abgrenzungs- und Nachweispflichten weg.Beruflich veranlasste AuswärtstätigkeitKosten einer Dienstreise dürfen vom Arbeitgeber nur steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer auswärts beruflich tätig ist. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, sofern ein Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte hat oder seinem Job typischerweise auf einem Fahrzeug nachgeht.Bisher konnte ein Angestellter, der in mehreren betrieblichen Einrichtungen eines Arbeitgebers tätig ist, auch mehrere regelmäßige Arbeitsorte nebeneinander aufweisen. Nach den neuen Anwendungsregeln des BFH kann ein Arbeitnehmer maximal nur noch eine regelmäßige Arbeitsstätte in einem Dienstverhältnis haben. Zur Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte reicht es dabei nicht aus, wenn der Beschäftigte den Betriebssitz des Chefs nur aufsucht, um dort ein Fahrzeug zu übernehmen, ohne seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen.Damit hat nicht mehr nur der Berufskraftfahrer, der mehrere Tage am Stück auf Tour ist, sondern auch ein Fahrer, der täglich einen LKW im Depot seines Chefs abholt und zurückbringt, keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr. Während Letzterer nach der bisherigen 46-Tage-Regelung eine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb seines Chefs begründete, gilt er nun als Außendienstler. Das hat zur Folge, dass er Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten entsprechend steuerfrei erstatten lassen oder als Werbungskosten abziehen kann. Nutzt der Außendienstler einen Dienstwagen für Privatfahrten, muss er den geldwerten Vorteil nur noch pro Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Die zusätzliche Besteuerung von monatlich 0,03 Prozent für Fahrten zwischen der Wohnung und einem festen Arbeitsort entfällt. Durch die Änderungen im Reisekostenrecht kann der Chef seinem Beschäftigten zudem eine lohnsteuerfreie Verpflegungspauschale von sechs Euro am Tag zahlen (befristet auf drei Monate).Arbeitgeber und -nehmer profitierenDie Finanzverwaltung hat die geänderte Rechtsprechung des BFH anerkannt. Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Dezember 2011 „ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte nun in der Regel auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebersarbeitstäglich,je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag odermindestens 20 Prozent seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeittätig werden soll.“ Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass entsprechend den Grundsätzen des BFH eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, muss man dies anhand des inhaltlichen Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachweisen.Der Arbeitgeber kann dadurch Anfahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte und Dienstfahrten leichter voneinander abgrenzen. Er muss nun auch nicht mehr den geldwerten Vorteil bei Außendienstlern mit mehreren Arbeitsorten berechnen und die Entfernungspauschale aufsplitten, wenn mehrere Tätigkeitsstätten an einem Arbeitstag angefahren werden. Das vereinfacht erheblich die Lohnbuchhaltung.Auch dem Arbeitnehmer bringen die BFH-Entscheidungen viele Vorteile: Für Fahrten mit dem Privatauto konnte er bisher nur die Pendlerpauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten ansetzen. Bei der Nutzung eines Dienstwagens fiel für alle Fahrten zwischen seiner Wohnung und den regelmäßigen Arbeitsstätten zusätzlich Lohnsteuer an. Durch die Beschränkung auf maximal eine feste Arbeitsstätte gilt nun jedes Aufsuchen einer anderen Einsatzstelle als Dienstreise.Für diese Dienstreisen kann er jeden Kilometer auf der Hin- und Rückfahrt steuerlich geltend machen. Fahrten zwischen der Wohnung und dem Übernahmeort eines Fahrzeugs können LKW-Lenker, die auswärts tätig sind, zum Beispiel mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen, also doppelt so hoch wie bisher. Nur wenn am Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, da der Arbeitnehmer dort noch weitere Tätigkeiten ausübt (zum Beispiel administrative Aufgaben, Reparatur- und Wartungsarbeiten), ist der Abzug der Fahrtkosten auf die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro beschränkt.Verpflegung und ÜbernachtungVerpflegungsmehraufwendungen kann man bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit den derzeitigen Pauschbeträgen – je nach Abwesenheitsdauer – in Höhe von sechs, zwölf und 24 Euro steuerfrei ersetzen. Bisher konnten diese Pauschbeträge nur für die ersten drei Monate angesetzt werden. Das hat sich geändert: Laut der neuen Rechtsprechung des BFH gilt die sogenannte Dreimonatsfrist nicht bei einer Fahrtätigkeit auf einem Fahrzeug oder Schiff. Ein LKW-Fahrer, der vier Monate auf Tour durch Osteuropa ist, kann vom Arbeitgeber für diesen Zeitraum also steuerfreie Verpflegungspauschalen bekommen. Die Abwesenheit beginnt in diesem Fall mit dem Verlassen der Wohnung.Auf den Arbeitnehmer, der täglich neue Fahrten beginnt, hat die neue Rechtsprechung keine Auswirkungen. In diesem Fall werden die Fahrten jeweils als neue Auswärtstätigkeit angesehen, sodass die Dreimonatsfrist immer neu beginnt.Übernachtungskosten im Inland können bei einem entsprechenden Nachweis wie dem Rechnungsbeleg des Hotels unverändert in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten oder mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung angesetzt werden. Für die Pauschale ist ebenfalls ein Beleg notwendig. Übernachtungen im Fahrzeug lassen sich nicht ansetzen. Für Übernachtungskosten im Ausland gelten wie bisher die von der Finanzverwaltung festgesetzten Auslandspauschalen.Ausblick: Reform des ReisekostenrechtsDie neuen Regeln der Finanzverwaltung gelten bis zu einer gesetzlichen Neuregelung. Ein Bericht des Bundesfinanzministeriums über mögliche Alternativen zu einer Reform des steuerlichen Reisekostenrechts liegt bereits seit Januar dieses Jahres vor. Darin werden verschiedene Modelle im Bereich Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten vorgeschlagen. Ziel ist es, die Bürokratie bei der Reisekostenabrechnung abzubauen, die Kosten für Unternehmen zu senken und den Firmen mehr Rechtssicherheit gegenüber dem Finanzamt zu gewähren. Ein Gesetzgebungsverfahren im Laufe des Jahres steht in Aussicht. ❙❚■ Rechtsanwältin Dr. Monika Wünnemann ist verantwortlich für den Bereich Lohnsteuer beim Bundesverband der deutschen Industrie (BDI)Kosten für Dienstreisen kann nur steuerlich absetzen, wer beruflich auswärts tätig istWer den LKW morgens beim Chef abholt und abends zurückbringt, hat keine regelmäßige ArbeitsstätteÜbernachtungskosten lassen sich mit Rechnungsbeleg des Hotels steuerlich absetzenReisekostenrechtNeue Regeln des Bundesfinanzministeriums gelten ab 2012 Die neuen Regeln zur Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte sind ab diesem Jahr in allen offenen Fällen anzuwenden (für den Lohnsteuerabzug 2011 kann man eine Korrektur im Rahmen der Einkommensteuererklärung vornehmen). Sie gelten bis zu einer gesetzlichen Neuregelung.Die bisherigen Bestimmungen der Lohnsteuer-Richtlinien werden nicht aufgehoben, sondern die neuen Regelungen des BMF-Schreibens vom 15. Dezember 2011 gelten lediglich ergänzend. Das bedeutet, dass bei der Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte folgende Grundsätze in allen Fällen erhalten bleiben:Es muss sich um eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handeln (betriebliche Einrichtungen des Kunden, verbundene Unternehmen und Home-Office sind keine regelmäßige Arbeitsstätte).Es muss sich um eine ortsfeste Einrichtung handeln,Es muss sich um eine dauerhafte und nicht nur vorübergehende Tätigkeit handeln. mwDas Home-Office ist kein fester ArbeitsortWas ist eine Regelmäßige Arbeitsstätte?Reisekostenrecht

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