Kein Geld an den Fiskus verschenken

Seit den Morgenstunden sind sie auf den Beinen. Nach einem langen Tag auf der Straße wartet noch die lästige Büroarbeit auf Selbstfahrer und Frachtführer. Neben dem Tagesgeschäft nehmen sich Transporteure daher meist nicht die Zeit, ihre Finanzunterlagen sauber zu führen, Belege abzuheften und vorausschauend zu planen, um die Steuerlast zu senken. Doch der Aufwand lohnt sich. Wir erklären, was selbstständige Gewerbetreibende alles von der Steuer absetzen können und wie sie in guten Wirtschaftsjahren Steuern sparen. Viele Ausgaben absetzbar Was einfach und banal klingt, wird im hektischen Alltag meist vergessen: "Alle Kosten, die betrieblich veranlasst sind, können und sollten Unternehmer steuerlich geltend machen", sagt Andreas Mayer, Steuerberater und Rechtsanwalt der Kanzlei Menz + Partner in Memmingen. Über die großen Kostenblöcke wie Lkw, Sattelzug oder Wechselbrücke führen Frachtführer meist noch ordentlich Buch. Auch Tankbelege und Reparaturrechnungen heften sie ab. "Doch das Abendessen mit dem Geschäftspartner und Reisekosten werden häufig vergessen", weiß der Fachanwalt für Steuerrecht. Bewirtungsbelege sollten Transporteure daher sofort ausfüllen, das Datum, den Anlass sowie die Teilnehmer notieren und den Beleg unterschreiben: "Dann sind die Formalien eingehalten und ein Betriebsprüfer winkt die Kosten meist durch." Wer den privaten Pkw für Firmenfahrten nutzt, darf 30 Cent pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Als Dokumentation reicht eine Excel-Tabelle aus. "Ein Fahrtenbuch müssen Gewerbetreibende in diesem Fall nicht führen", erklärt Mayer. Reisekosten steuerlich geltend machen Wer länger und auch mal grenzüberschreitend unterwegs ist, sollte Übernachtungskosten sowie den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen. Im Inland gewährt das Finanzamt bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag pauschal zwölf Euro. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden gilt ein täglicher Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro. Frachtführer, die nicht im Hotel absteigen, sondern bei Freunden übernachten, dürfen eine Kostenpauschale in Höhe von 20 Euro ansetzen. Wer dagegen in der Lkw-Kabine nächtigt, muss die Kosten (Duschen-, Toilettennutzung, Standgebühren auf Rast- und Parkplätzen, Reinigung Bettwäsche etc.) über einen Dreimonatszeitraum belegen. Das Finanzamt akzeptiert dann den Durchschnittsbetrag. Liegen keine Quittungen vor, dürfen die Übernachtungskosten auch geschätzt werden, entschied das Finanzgericht München vor drei Jahren. Kosten in Höhe von fünf Euro pro Übernachtung segneten sie ab. Wer im Motel oder einer Pension schläft, darf natürlich gegen Nachweis die höheren Kosten ansetzen. Im Ausland sind die Pauschbeträge zum Teil deutlich höher. Das Bundesfinanzministerium hat die Sätze für insgesamt 180 Länder in einer Liste auf seiner Internetseite zusammengefasst. Demnach bekommen Transporteure, die Güter nach Norwegen oder Finnland befördern, seit diesem Jahr etwas mehr, weil die Lebenshaltungskosten im hohen Norden gestiegen sind. Für Fahrten nach Norwegen akzeptiert der Fiskus einen Verpflegungsmehraufwand von 80 (ab 24 Stunden) beziehungsweise 53 Euro (über 8 Stunden, An- und Abreisetag), für Finnland belaufen sich die Pauschalen auf 50 und 33 Euro. Für Frankreich-Touren gibt es mit 44 Euro und 29 Euro etwas weniger als im Vorjahr, nur für Straßburg wurden die Spesensätze auf 51 Euro beziehungsweise 34 Euro angehoben. Gerade Selbstfahrer sollten ihre Touren und die damit verbundenen Reisekosten sauber dokumentieren. "Der Aufwand lohnt sich", sagt Mayer. "Sonst verschenken sie unnötig Geld ans Finanzamt." Vorlage der Nachweise nicht mehr nötig Rechnungen und Belege müssen sie mit der elektronischen Steuererklärung zwar nicht mehr beim Fiskus einreichen, doch um das Sammeln und Archivieren kommen sie dennoch nicht herum. Auf Nachfrage der Finanzbeamten sind die Belege vorzulegen. Ging das Original verloren, dürfen Frachtführer einen Eigenbeleg ausstellen, um die betriebliche Veranlassung der Ausgabe nachzuweisen. Neben dem Namen und der Anschrift des Lieferanten sowie der Menge und der Bezeichnung des Produkts müssen das Liefer- oder Leistungsdatum sowie der Rechnungsbetrag vermerkt sein. Der Beleg ist zu datieren und eigenhändig zu unterschreiben, damit der Fiskus die Kosten akzeptiert. Wer mit Karte bezahlt hat, liefert am besten den Kontoauszug als Nachweis mit. Richtig Steuern sparen können kleine Gewerbetreibende, wenn sie größere Investitionen wie Lkw, Auflieger, Wechselbrücken oder die Büroausstattung schneller abschreiben. Zwar machen die Tabellen über die Absetzung für Abnutzungen (AfA) der Finanzverwaltung genaue Vorgaben, dass zum Beispiel ein Lkw über neun, Wechselaufbauten über elf, Büromöbel über 13, Notebooks/PCs über drei Jahre und Handys über fünf Jahre abzuschreiben sind. Doch es gibt Möglichkeiten, die Kosten für bewegliche Anlagegüter schneller steuerlich geltend zu machen. Planen Frachtführer in den kommenden drei Jahren eine größere Anschaffung, dürfen sie schon vor dem Kauf 40 Prozent der Kosten von ihrem zu versteuernden Gewinn abziehen. "Mit diesem Investitionsabzugsbetrag (IAB) können Unternehmen ihre Steuerlast in guten Wirtschaftsjahren gezielt mindern", empfiehlt Mayer. Bis zu 200.000 Euro dürfen kleine und mittelständische Betriebe bei der Steuererklärung ansetzen - egal, ob gewerbetreibendes Einzelunternehmen, GmbH oder Personengesellschaft. Voraussetzung ist, dass Selbstständige, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, nicht mehr als 100.000 Euro im Jahr erwirtschaften (Gewinn vor Abzug des IAB). Bilanzieren Frachtführer, können sie einen Investitionsabzugsbetrag steuerlich ansetzen, wenn ihr Betriebsvermögen 235.000 Euro nicht übersteigt. Entscheidend ist auch, dass sie spätestens nach drei Jahren investieren, sonst wird das Steuersparmodell zum Verlustgeschäft. In einem solchen Fall ist die Rücklage aufzulösen und erhöht rückwirkend den Unternehmensgewinn. Der Fiskus kassiert die Steuerersparnis wieder ein und schlägt noch sechs Prozent Zinsen obendrauf. Investition frühzeitig einplanen Wer investiert, spart jedoch richtig Steuern. Transporteure, die spätestens 2021 einen neuen Lkw im Wert von 100.000 Euro kaufen möchten, könnten schon in ihrer diesjährigen Steuererklärung 40.000 Euro geltend machen. Bei einem angenommenen Steuersatz von 30 Prozent sparen sie 12.000 Euro Steuern. Der Betrag lässt sich auch auf drei Jahre verteilen. Im Jahr der Anschaffung oder den folgenden vier Wirtschaftsjahren dürfen kleine und mittlere Betriebe darüber hinaus eine Sonderabschreibung in Höhe von insgesamt 20 Prozent nutzen. In unserem Beispiel wirkt sich das wie folgt aus: Die Anschaffungskosten des Lkw reduzieren sich um den Investitionsabzugsbetrag, also um 40.000 Euro. Von den verbleibenden Kosten in Höhe von 60.000 Euro machen Frachtführer 12.000 Euro als gewinnmindernde Sonder-AfA geltend. Das bringt eine weitere Steuerersparnis von 3600 Euro. Allerdings muss das Fahrzeug zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Hinzu kommt noch die reguläre Abschreibung des Lkw über neun Jahre, die ab Kaufdatum läuft. Nutzt sich das Fahrzeug durch häufigen Einsatz schneller ab, ist auch eine flottere Abschreibung möglich. "Dies müssen Frachtführer genau dokumentieren und dem Finanzamt nachweisen", erklärt Steuerberater Mayer. Im Fall eines Unfalls ist die Lage eindeutig: "Unternehmer dürfen dann eine Sonderabschreibung in unbegrenzter Höhe vornehmen", ergänzt er. "Der restliche Buchwert wird sofort abgeschrieben." Mehr zum Thema finden Sie im Dossier "Steuern" www.verkehrsrundschau.de/dossiers Beispiel Steuerspareffekt durch IAB-Bildung und Sofort-AfAFür alle ab diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter gilt: Kosten bis 800 Euro dürfen Unternehmer sofort in der Steuererklärung ansetzen. Der Gesetzgeber hat die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) erstmals deutlich angehoben. Betriebe profitieren doppelt, wenn sie im Jahr vor einer geplanten Anschaffung bereits einen Investitionsabzugsbetrag (IAB, maximal 40 Prozent der voraussichtlichen Kosten) bilden und im Folgejahr die höhere GWG-Grenze nutzen. So lassen sich Investitionen bis zu einem Nettopreis von rund 1333 Euro (1586 Euro mit Umsatzsteuer) bereits im Jahr der Anschaffung komplett steuerlich absetzen.Der Betrieb im Beispiel kauft die Büromöbel im Jahr 2019 und löst den im Vorjahr gebildeten IAB gewinnerhöhend auf. Gleichzeitig mindern sich die Anschaffungskosten aufwandswirksam um den gleichen Betrag. Damit sind die Gesamtkosten in Höhe von 1333 Euro netto bereits im Jahr der Anschaffung steuerlich abgeschrieben. Laut AfA-Tabelle müssten Büromöbel über eine Nutzungsdauer von 13 Jahren abgeschrieben werden.Unterstellt man einen Steuersatz von 30 Prozent, spart das Unternehmen aus dem Beispiel im ersten Jahr knapp 159,96 Euro, im zweiten Jahr sind es 239,94 Euro.Es ist auch möglich, mehrere Wirtschaftsgüter bis zu einem Betrag von 1000 Euro in einem Sammelposten zusammenzufassen und über fünf Jahre abzuschreiben. Dann sind aber alle geringwertigen Wirtschaftsgüter in dieser Pool-Abschreibung zu erfassen. Für kleine Betriebe ist es in der Regel vorteilhafter, Anschaffungen bis 800 Euro sofort steuermindernd geltend zu machen. sah Kosten geltend machen Das lässt sich alles von der Steuer absetzen- Abschreibungen auf Anlagevermögen (AfA), zum Beispiel für Firmenfahrzeuge- Investitionsabzugsbetrag (40 Prozent der geplanten Anschaffungskosten)- Betriebsversicherungen (zum Beispiel Frachtführerversicherung, Kfz-Haftpflicht und -kasko, Berufs- und Betriebshaftpflicht, Feuerversicherung etc.)- Betriebssteuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer für Firmenfahrzeuge)- Leasingraten- Personalkosten- Darlehenszinsen, Bankgebühren- Kosten für Betriebs- und Lagerräume/Büroausstattung (Miete, Telefon-/Internetanschluss, Möbel, PC, Drucker, Laptop, Telefonanlage etc.)- Mobile Geräte und Software- Werbekosten (Anzeigen, Homepage, Werbegeschenke, Visitenkarten)- Büromaterial, Telefon- und Internetgebühren, Providerkosten- Tank-, Reparatur-, Inspektionsrechnungen, Fahrzeugreinigung- Beratungs- (Anwalt, Steuerberater) sowie Buchhaltungskosten- Mitgliedsbeiträge für Kammern und Berufsverbände- Kosten für Geschäftsreisen oder Fortbildungen (bis 4000 Euro)- Betriebliche Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand- Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung- Sonderausgaben für die Altersvorsorge* (gesetzliche Rentenversicherung, Rürup-Rente: 86 Prozent der gezahlten Beiträge)- Berufsunfähigkeitsversicherung- Außergewöhnliche Belastungen (zum Beispiel durch Krankheit oder Unfall)- Sponsoring, Spenden- Arbeitskleidung- Bewirtungskosten (70 Prozent)- Prozesskosten, Beitreibungskosten für Mahnbescheide- Doppelte Haushaltsführung- Fachliteratur- Geschenke für Mitarbeiter und Geschäftspartner bis 35 Euro sah* private Rentenversicherungen sind steuerlich nicht absetzbar. Die angeführten Betriebsausgaben stellen eine Auswahl dar. Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit