E-Bilanz

E-Bilanz Jahresabschluss per MausklickAb 2013 müssen Unternehmen ihren Jahresabschluss elektronisch an den Fiskus übermitteln. Die Umstellung auf die E-Bilanz ist für Betriebe oft mit Mehraufwand und -kosten verbunden.Für etwa 1,3 Millionen deutsche Unternehmen, die für steuerliche Zwecke eine Bilanz erstellen, läuft der Countdown: Nach Paragraf 5b des Einkommensteuergesetzes (EStG) sind sie verpflichtet, ihre Jahresabschlussdaten für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2012 beginnen, elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen sind neben weiteren Unterlagen künftig also nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz zu übertragen. Mit der sogenannten E-Bilanz will der Gesetzgeber vor allem Abläufe bei der Steuererhebung vereinfachen und Bürokratie abbauen.Beim Übermittlungsformat hat sich die Finanzverwaltung für XBRL („eXtensible Business Reporting Language“) entschieden. XBRL ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Austausch von Unternehmensinformationen. Die Struktur eines XBRL-Informationspakets definiert die Taxonomie. Das ist ein Klassifikationsschema, das mit einem erweiterten Kontenrahmen vergleichbar ist. Die Taxonomie definieren die Finanzbehörden als Mindeststandard.Welche Anforderungen es gibtNeben der Kerntaxonomie für alle Firmen gibt es Spezial- und Ergänzungstaxonomien für besondere Branchen und Rechtsformen. Die Taxonomie für Verkehrsunternehmen ist in der Verordnung über die Gliederung des Jahresabschlusses von Verkehrsunternehmen (JAbschlVUV) geregelt. Demnach müssen diese Unternehmen ihre Umsatzerlöse nach Tätigkeit differenzieren. Zum Beispiel müssen sie angeben, ob sie im Personen- oder Güterverkehr tätig sind.Die Taxonomien enthalten diverse Datenfelder mit unterschiedlichen technischen Eigenschaften. Verpflichtend auszufüllen sind die Muss-Felder. Sind in der individuellen Buchführung die entsprechenden Informationen nicht in der erforderlichen Gliederungstiefe vorhanden, kann man sogenannte Auffangpositionen nutzen. Sie sollen in der Anfangsphase Eingriffe in das Buchungsverhalten der Unternehmen begrenzen. Die Finanzpolitik behält sich aber vor, die Auffangpositionen in den kommenden Jahren wieder zu verringern. Wie viele und welche Datenfelder man ausfüllen muss, hängt von mehreren Faktoren ab. Maßgeblich sind etwa die Rechtsform oder das Umsatzvolumen des Betriebs. Je nach Unternehmensgröße schwillt die Buchhaltung nach Auskunft des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) künftig um bis zu 120 neue Konten an. Demnach enthält die E-Bilanz nämlich sogar in ihrer abgespeckten Version 190 Pflichtpositionen, die Gewinn- und Verlustrechnung 227 weitere.Was Unternehmen beachten solltenNur für das laufende Geschäftsjahr können Betriebe ihren Jahresabschluss noch in Papierform vorlegen. Danach führt kein Weg an der E-Bilanz vorbei. Die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung haben erhebliche Auswirkungen auf das Finanz- und Rechnungswesen sowie auf die Rechnungslegungssysteme. Dies betrifft das Buchungsverhalten, die laufende Erfassung von steuerrelevanten Sachverhalten und gegebenenfalls die Überleitungsrechnung.Unternehmen sollten die Umstellung auf die papierlose Kommunikation nicht auf die lange Bank schieben. Denn es sind zum Teil weitreichende organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, damit sie die Daten im XBRL-Format fehlerfrei übermitteln können. Wer die elektronische Übermittlung nicht gewährleisten kann, muss damit rechnen, dass die Finanzbehörden ein Zwangsgeld androhen oder sogar festsetzen. Viele Buchungssysteme sind in hohem Maße individualisiert. Nicht wenige Unternehmen werden gezwungen sein, IT-Systeme wie SAP und ihre firmenspezifischen Erweiterungen anzupassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.Gute Nachrichten gibt es indes für kleine und mittelständische Unternehmen: Nach den Erfahrungen der E-Bilanz-Pilotphase hat das Bundesfinanzministerium die taxonomiegerechte Datenübermittlung erleichtert. Es nahm weitere Auffangpositionen in die Taxonomie auf. Viele dieser Unternehmen, die einen sogenannten Standardkontenrahmen verwenden, müssen ihr Buchungsverhalten zur Einhaltung der Taxonomie im Wesentlichen nicht verändern.Das richtige VorgehenAusgangspunkt für die Einführung der E-Bilanz ist eine Analyse des betrieblichen Rechnungswesens. Unternehmen müssen alle notwendigen Konten – gemäß der vorgeschriebenen Taxonomie – den richtigen Positionen in der Taxonomie zuweisen. Sie sollten kontrollieren, ob und inwieweit die hierfür bereitgestellten Daten den steuerlichen Anforderungen genügen. Gegebenenfalls ist zusätzlich eine Überleitungsrechnung zu erstellen. Unternehmen sollten unbedingt ihr Buchungsverhalten überprüfen. Gegebenenfalls muss der bisher genutzte Kontenrahmen um notwendige Konten erweitert werden.Es ist ratsam, jetzt den Anpassungsbedarf für die E-Bilanz zu klären und baldmöglich mit der Umstellung der Buchhaltung zu beginnen. Umfang und Zeitbedarf der Umstellung hängen vor allem von der Unternehmensgröße, der eingesetzten Software und dem Ausbildungsstand der im Rechnungswesen beschäftigten Mitarbeiter ab. Je größer das Unternehmen, desto mehr Arbeitsaufwand und Personalschulungsbedarf besteht. Leicht erstreckt sich eine Umstellungsphase – einschließlich Testphase – über einen Zeitraum von mehreren Monaten. Die Gesamtkosten für die Umstellung können sich mitunter im fünfstelligen Bereich bewegen. ❙❚■ Thomas Becker ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei DHPG BornheimViele Unternehmen rechnen mit Mehraufwand und -kosten durch die Umstellung auf die E-BilanzChecklisteUnternehmen sollten frühzeitig alle steuerrelevanten Punkte klären. Nachfolgende Fragen helfen dabei, den individuellen Umstellungsaufwand einzuschätzen:Können das eingesetzte ERP-System und die Buchhaltungs-Software die zu übermittelnden Daten XBRL-konform exportieren?Welche Anpassungen im Buchungsverhalten sind erforderlich?Welche Auswirkungen hat die E-Bilanz auf den eingesetzten Kontenrahmen und ge-gebenenfalls auf Nebenbuchhaltungs-Systeme? Welche Inhaltsanforderungen stellt die Finanzverwaltung an Ihr Unternehmen?Analysieren Sie die vorgegebene Datenbeschreibung (HGB- und Steuertaxonomie): Haben Sie alle Muss-Felder, Auffangpositionen und Rechenregeln berücksichtigt?Welche Informationen werden für eine Überleitungsrechnung von der Handelsbilanz auf die Steuerbilanz benötigt?Wie können steuerlich abweichende Wertansätze in der E-Bilanz dargestellt werden?Wie können Kontennachweise übermittelt werden, etwa um die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung zu reduzieren?Welche weiteren Informationen sind mit zu übertragen? tbE-Bilanz: Die neunwichtigsten Fragen auf einen Blick

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