Die Rechnung bitte!

Die Rechnung bitte!Damit es bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht zu bösen Überraschungen kommt, sollten Unternehmer die Pflichtangaben bei der Rechnungserstellung unbedingt beachten. Wenn es um Rechnungsformalia geht, kennt das Finanzamt kein Pardon: Jeder Unternehmer hat die Pflicht, seine Leistungen gegenüber anderen Unternehmern innerhalb von sechs Monaten abzurechnen. Tut er dies nicht, kann der Fiskus ein Bußgeld von bis zu 5000 Euro festsetzen. Die Rechnung muss dabei nicht als solche bezeichnet werden. Es genügt, wenn sich aus dem Dokument ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über seine erbrachten Leistungen handelt. Rechnet der Leistungsempfänger über die erbrachte Leistung in Form einer Gutschrift ab, gilt diese als Rechnung, wenn sie alle geforderten Pflichtangaben enthält (zu den Pflichtangaben siehe Kasten auf S. 37). Bei Gutschriften ist zu beachten, dass sie die Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden und nicht des Leistungsempfängers enthalten.Erleichterungen bei KleinstbeträgenFür Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro (seit 1. Januar 2007, vorher 100 Euro) nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Aus Gründen des Vorsteuerabzugs ist es wichtig, dass der Empfänger die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft, wobei es ihm jedoch nicht möglich ist, festzustellen, ob die finanzamtsbezogenen Steuernummer, die inländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die fortlaufende Rechnungsnummer korrekt sind. Fehlt in einer Eingangsrechnung eine der Pflichtangaben oder ist eine Angabe falsch, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Um ihn doch noch zu erlangen, kann der Aussteller die fehlerhafte Rechnung berichtigen. Das Berichtigungsdokument sollte sich dabei eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung beziehen, zum Beispiel durch die Angabe der Rechnungsnummer. Der Rechnungsempfänger kann dann den Vorsteuerabzug geltend machen. Gegebenenfalls muss er die Rechnungsberichtigung vor den ordentlichen Gerichten durchsetzen.Die Rechnungsberichtigung stellt immer dann ein Problem dar, wenn das Finanzamt Jahre später in einer Betriebsprüfung Rechnungsmängel beanstandet und der Rechnungsaussteller aufgrund einer Insolvenz nicht mehr existiert. In diesen Fällen geht dem Unternehmen bares Geld uneinbringlich verloren.Unternehmer können seit dem 1. Januar 2002 neben den herkömmlichen Papierrechnungen auch elektronische Abrechnungen erstellen, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Der Vorsteuerabzug aus Abrechnungen über das Internet per E-Mail wird jedoch nur dann anerkannt, wenn die Rechnung mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen ist. Der Unternehmer muss ein Doppel der eigenen Rechnung sowie alle Fremdrechnungen zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Und: die Rechnungen müssen während der gesamten Zeit lesbar sein. Rechnungen auf Thermopapier werden sehr schnell unlesbar und sollten deshalb vorsorglich eingescannt oder kopiert werden.Besonderheiten bei EU-TransportenBei innergemeinschaftlichen Güterbeförderungen – also Transportleistungen, die in einem Mitgliedstatt der EU beginnen und in einem anderen enden – bestimmt sich die Umsatzsteuerpflicht nach dem Ort, an dem der Transport beginnt. Etwas anderes gilt jedoch, wenn der Auftraggeber des Transportes eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet, die nicht aus dem EU-Land stammt, in dem der Transport beginnt. Dann verlagert sich die Umsatzversteuerung in das Land, aus dem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stammt. Ein Beispiel: Der holländische Unternehmer X beauftragt den Spediteur S mit einem Warentransport von Hamburg nach Antwerpen in Holland. Da die Transportleistung in Deutschland beginnt, hat S für diese Transportleistung eine Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer auszustellen. Verwendet X jedoch seine holländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ist der Vorgang in Deutschland für S umsatzsteuerfrei. S muss dann aber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von X auf seiner Rechnung ausweisen. Die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollen die Vertragsparteien nach Meinung der Finanzverwaltung grundsätzlich vor dem Transport vereinbaren und schriftlich, beispielsweise im Speditionsvertrag, festhalten. Eine nur im Briefkopf des Auftraggebers formularmäßig eingedruckte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein reicht nicht aus.Doch Vorsicht: Bei steuerfreien Transporten in EU-Staaten ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer vor Beginn der Transportleistung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftraggebers beim Bundeszentralamt für Steuern (Internet: www.bzst.bund.de) überprüft, um das Risiko zu vermeiden, dass es sich um eine Scheinfirma handelt. Denn sollte sich bei einer späteren Betriebsprüfung herausstellen, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht gültig ist und der Unternehmer hat keine Bestätigungsanfrage gestellt, muss er die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche bezahlen. Auch bei langfristigen Kunden empfiehlt es sich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Denn es sind Fälle bekannt, in denen das Bundesamt die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zunächst bestätigt und danach rückwirkend für ungültig erklärt hat. ❙❚■ Ria Franke, Steuerberaterin Mit feiner Feder geschrieben: Bei einer Rechnung müssen die Details stimmenChecklisteNötige Angaben einer Kleinst-betragsrechnungDie Pflichtangaben in einer Rechnung sind gesetzlich vorgeschriebenGemäß Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes muss eine korrekte und vollständige Rechnung die folgenden Angaben enthalten. Inhalt einer Rechnung

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