Betriebsprüfung

BetriebsprüfungGewappnet für denkritischen Blick Bei der Betriebsprüfung wird geprüft, ob geleisteteSteuerzuzahlungen undUnternehmenszahlen zueinander passen. Wie Unternehmer mit der unangenehmen Pflicht souverän umgehen und Fehler vermeiden.Immer wieder finden Unternehmer beim Durchsehen der Post einen Brief vom Finanzamt. Die darin enthaltene Prüfungsanordnung kündigt eine Außenprüfung an. Da die Betriebsprüfungen von Unternehmen zu Unternehmen bezüglich Häufigkeit und Intensität stark variieren, fragen sich in der Praxis viele Unternehmer, welche Rechte und Pflichten speziell für sie damit verbunden sind.Je größer, je öfter Grundsätzlich ist kein Unternehmen beziehungsweise Selbstständiger vor den Betriebsprüfern des Finanzamtes sicher. Die Betriebsprüfungsstellen legen – vor allem unter Berücksichtigung der Betriebsprüfungsordnung (kurz BpO) – bereits vor Beginn des nächsten Kalenderjahres ihren Prüfungsplan fest. Die Wahrscheinlichkeit, ob ein Unternehmen geprüft wird oder nicht, hängt dabei stark von seiner Größe ab.In der BpO werden die Unternehmen anhand des Umsatzes einer der vier Größenklassen – Kleinst-, Klein-, Mittel- oder Großbetrieb – zugeordnet. Hierbei gilt, je höher der Umsatz, desto größer die Prüfungswahrscheinlichkeit. Eine Einteilung nach festen Umsatzhöhen gibt es nicht. In welche Klasse ein Unternehmen fällt, hängt von den Gegebenheiten in der Region ab.Zu einer Prüfung können aber auch andere Anlässe führen, wie beispielsweise vorangegangene Prüfungen, die zu einer hohen Mehrsteuerbelastung für das Unternehmen geführt haben, Betriebsaufgaben oder Veräußerungen oder schlicht der Zufall. Im Zuge der Einführung der E-Bilanz wird die Finanzverwaltung zudem mittelfristig in der Lage sein, unplausible Bilanzansätze auszusteuern und diesen gezielt nachzugehen. Nicht alle, aber alle drei Jahre wiederDie meisten Unternehmen werden für einen Prüfungszeitraum von drei Wirtschaftsjahren geprüft. Gleichwohl wird seitens der Finanzverwaltung immer erst geprüft, ob das Unternehmen überhaupt prüfungswürdig ist. Wenn ein Unternehmen sich verkleinert hat, kann dies zur Folge haben, dass das Unternehmen nicht mehr auf der Prüfungsliste steht. Genauso kann dies auch andersherum passieren. Ein bisher nicht geprüftes Kleinunternehmen kann durch die Überschreitung gewisser – von der Finanzverwaltung festgelegter – Grenzen nun auf die Prüfungsagenda gesetzt werden.Die Dauer der Betriebsprüfung richtet sich dabei regelmäßig nach der Größe des Unternehmens, den zu prüfenden Inhalten und der Zusammenarbeit zwischen Prüfer und Unternehmen. Ist die Prüfung beendet, schließt sich in den seltensten Fällen sofort eine Anschlussprüfung an, das heißt der Betriebsprüfer und das Unternehmen sehen sich für gewöhnlich erst nach einer gewissen Zeit im Rahmen der Prüfung der Folgezeiträume wieder. Selbstanzeige rettet nicht immerHat der Unternehmer in den vergangenen Jahren unwahre beziehungsweise unvollständige Angaben gegenüber den Finanzbehörden gemacht oder die Abgabe von Steuererklärungen sogar pflichtwidrig ganz unterlassen, so droht ihm im Rahmen der Betriebsprüfung nun die Aufdeckung seiner Straftaten. Viele Steuersünder greifen in diesem Fall zum letzten Strohhalm und wollen über eine Selbstanzeige die gegebenenfalls noch mögliche Straffreiheit erreichen. Doch Achtung: Bereits mit Bekanntgabe der Anordnung einer steuerlichen Betriebsprüfung ist es für die Abgabe einer Selbstanzeige für die in der Prüfungsanordnung genannten Steuerarten zu spät. Auch wenn gegen den Unternehmer bereits ein Steuerstrafverfahren eingeleitet oder aber die Tat bereits entdeckt wurde und der Unternehmer davon Kenntnis hatte oder damit rechnen musste, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige ausgeschlossen.Hausaufgaben machenMit Zusendung der Prüfungsanordnung wird dem Unternehmer die Außenprüfung angekündigt. Sie umfasst – neben dem voraussichtlichen Prüfungsbeginn – die Namen der Prüfer, die zu prüfenden Steuerarten sowie die Besteuerungszeiträume. Praxisbewährt ist die Hinzuziehung des eigenen Steuerberaters, der aufgrund seiner Erfahrung und Fachkenntnis den Unternehmer hilfreich unterstützen kann. Auf Antrag kann der Beginn der Betriebsprüfung verlegt werden. Dies geht jedoch nur, wenn wichtige Gründe glaubhaft dargelegt werden können. Im Regelfall wird von den Betriebsprüfern um die Übersendung einer CD mit den steuerlich relevanten Daten aus der Buchführung – zumeist als Vorbereitung für die eigentliche Prüfung – gebeten. Grundsätzlich ist der Unternehmer jedoch zu diesem Zeitpunkt nicht zur Übermittlung des Datenträgers verpflichtet. Um aber später für ein gutes Prüfungsklima zu sorgen, sollte der Unternehmer dem Wunsch der Finanzverwaltung nachkommen. Recht auf Informationen In der Praxis hat sich das Motto: Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es wieder raus, bewährt. Im Regelfall wird ein angenehmes Klima zwischen dem Unternehmer und dem Betriebsprüfer angestrebt. Hierzu gehört selbstverständlich ein freundlicher und respektvoller Umgang miteinander. Darüber hinaus ist eine zügige Beantwortung der Prüfungsanfragen sehr hilfreich, da auch der Betriebsprüfer nur eine begrenzte Zeit zur Prüfung des Unternehmens hat. Das Hinauszögern der Zurverfügungstellung von Unterlagen, Dokumenten oder Ähnlichem ist in den meisten Fällen nicht von Vorteil.Der Unternehmer kann jederzeit verlangen, über die festgestellten Sachverhalte und die daraus resultierenden steuerlichen Folgen informiert zu werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Zweck und Ablauf der Betriebsprüfung dadurch nicht beeinträchtigt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Unternehmen Prüfungsfeststellungen der Betriebsprüfer erhalten und diese gegebenenfalls bereits während der Betriebsprüfung diskutiert werden. Es sollte zumindest eine „Mehr- und Wenigerrechnung“ durch die Betriebsprüfer bereitgestellt werden, die einen ersten Überblick über den Stand der Betriebsprüfung ermöglicht. Darüber hinaus kann der Unternehmer auf Antrag den Prüfungsbericht vor seiner Auswertung einsehen. Ihm muss eine angemessene Zeit zur Verfügung gestellt werden, um Stellung nehmen zu können.Der Steuerpflichtige ist im Gegenzug im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten verpflichtet, dem Betriebsprüfer Zutritt zu seinen Betriebs- und Geschäftsräumen, während der üblichen Geschäftszeiten, sowie eine Besichtigung von Grundstück und Betriebsräumen zu gewähren. Außerdem ist der Unternehmer angehalten, Auskünfte über relevante Sachverhalte zu geben, Auskunftspersonen zu benennen sowie Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und Ähnliches vorzulegen.Oftmals ist es sinnvoll, sich von Unterlagen, die dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden, Kopien zu machen. So kann auch zu einem späteren Zeitpunkt ohne Weiteres nachvollzogen werden, welche Unterlagen der Betriebsprüfer wann erhalten hat. Darüber hinaus hat der Unternehmer den Prüfern einen geeigneten Raum sowie Hilfsmittel zur Durchführung ihrer Tätigkeit unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Im Zweifel geht das auch beim Steuerberater. Gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz GDPdU) kann der Betriebsprüfer beim Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen in elektronisch gespeicherter Form vorliegen, zwischen den folgenden drei Arten wählen: Z1 – Unmittelbarer LesezugriffZ2 – Mittelbarer Datenzugriff, das heißt, die Daten werden nach Vorgabe der Betriebsprüfer ausgewertetZ3 – Datenträgerüberlassung, die gespeicherten Daten und Aufzeichnungen werden dem Betriebsprüfer auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (zum Beispiel CD) zur Verfügung gestellt. Dieser arbeitet mit diesen Daten dann auf seinem Computer.Ablauf der Außenprüfung Kennt der Betriebsprüfer das Unternehmen noch nicht, ist oftmals ein Eröffnungsgespräch sinnvoll. Dieses soll zum einen dazu dienen, sich gegenseitig vorzustellen und kennenzulernen und kann zum anderen für eine Betriebsbesichtigung genutzt werden. Dadurch kann der Betriebsprüfer die Betriebsabläufe und Besonderheiten des Geschäfts besser verstehen und diese Kenntnisse in seine Prüfungsabläufe einfließen lassen.Durch den Betriebsprüfer werden die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse geprüft. Dies sollte zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen erfolgen,. Dabei wird auf das Wesentliche abgestellt. Die Betriebsprüfung muss während der üblichen Geschäftszeiten und in angemessener Dauer erfolgen. Natürlich ist der Betriebsprüfer bestrebt, einen sogenannten Mehrgewinn, also Mehrsteuern, zu generieren. Prüfungsbericht, SchlussbesprechungDer Prüfungsbericht stellt das Ergebnis der Betriebsprüfung schriftlich dar. In ihm sind die erheblichen Prüfungsfeststellungen sowie die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen festzuhalten. Damit bildet er die Grundlage zur Veranlagung der geprüften Wirtschaftsjahre und in der Folge für neue Steuerbescheide. Sollte die Betriebsprüfung zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen führen, dann ist auch dies dem Unternehmer schriftlich mitzuteilen.Grundsätzlich hat eine Schlussbesprechung stattzufinden. Davon kann abgewichen werden, wenn die Betriebsprüfung keine Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder der Unternehmer auf die Besprechung verzichtet. Die Schlussbesprechung beinhaltet das Ergebnis der Betriebsprüfung und es können die noch strittigen Sachverhalte diskutiert werden. Dabei sollte sich der Unternehmer darüber im Klaren sein, welche steuerlichen Mehrergebnisse für ihn akzeptabel erscheinen. Für diese Abwägungen bietet es sich an, den Steuerberater zu konsultieren. Auch sollte er beim Schlussgespräch anwesend sein.Kein Einspruch Einspruch kann nur gegen Verwaltungsakte eingelegt werden. Ein Prüfungsbericht stellt jedoch keinen Verwaltungsakt dar. Bleiben demnach strittige Punkte nach der Schlussbesprechung sowie einer gegebenenfalls verfassten Stellungnahme zum Entwurf des Prüfungsberichtes offen, so ist gegen die Steuerbescheide, die aus der Betriebsprüfung resultieren, Einspruch einzulegen. Gleichzeitig mit dem Einspruch kann ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt werden, damit die Mehrsteuer vorläufig noch nicht gezahlt werden muss. ❙❚■ Mathias Fortenbacher ist Steuer-berater beim Deutschen Steuer-beraterverbandMit der richtigen Vorbereitung ist die Betriebsprüfung eine lösbare PflichtübungFotolia/ Erwin Wodicka BetriebsprüfungBetriebsprüfung

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