Papierlos ist die Zukunft

Hohe manuelle Aufwände prägten bislang die Liefer- und Transportprozesse entlang der Supply-Chain. Das Problem: Lieferungen zu Großhändlern oder Verteilzentren des Einzelhandels werden grundsätzlich von physischen Lieferscheinen begleitet. Und diese Dokumente gehen durch viele Hände, werden abgezeichnet, kopiert und eingescannt, bis sie schließlich nach Auslieferung der Ware in der Zentrale des Logistikunternehmens in der Ablage oder nach digitaler Erfassung sogar im Papierkorb landen. Die Einführung des digitalen Lieferscheins kann diesem aufwendigen Papier-Handling jetzt endlich ein Ende bereiten. Ende Oktober 2022 ging mit Cloud4Log eine zentrale Online-Plattform live, über die Hersteller, Logistikunternehmen und Händler digitale Transportdokumente austauschen können (siehe Infokasten). Über die von den Projektpartnern gemeinsam entwickelte Lösung stehen die digitalen Lieferscheine allen Supply-Chain-Partnern für die Dauer des Lieferprozesses und zehn Wochen darüber hinaus zur Verfügung. Ausdruck, Weitergabe, Transport und Quittierung des Papierbelegs sind damit überflüssig. Der neue Prozess im Detail Im Detail sieht der Prozess so aus: Der Verlader auf Lieferantenseite legt die Lieferscheine in der Cloud ab. GS1-Identifikationsstandards sorgen dafür, dass das digitale Dokument eindeutig der jeweiligen Lieferung zugeordnet werden kann. Übernimmt der Logistikdienstleister die Ladung, scannt der Fahrer einen im Warenausgang des Herstellers erzeugten QR-Code, etwa per Smartphone mit Scanfunktion über die integrierte Kamera. Der Link zum digitalen Lieferschein wird als Karte im Smartphone-Wallet des Fahrers hinterlegt - eine Funktion, die schon von Flugtickets bekannt ist. Während des Transports sind die digitalen Lieferscheindokumente jederzeit abrufbar und können bei Kontrollen vorgezeigt werden. Im Wareneingang des Händlers wird der digitale Lieferschein wieder per Scan des QR-Codes auf dem Smartphone aus der Cloud zur weiteren Bearbeitung eingelesen. Dokumentationen zu Mengenabweichungen, Lademitteltausch und Wareneingangsbelege oder auch Schadensbilder können dem digitalen Lieferschein in Echtzeit in der Cloud angefügt werden. Die Quittierung durch Empfänger und Fahrer versetzt den Lieferschein in einen abgeschlossenen, nicht mehr änderbaren Status. Durch die Cloud-Lösung wird vermieden, dass der Lieferschein auf mehreren digitalen Endgeräten der Frachtführer liegt. Dadurch haben immer nur die jeweils unmittelbar am Prozess Beteiligten Zugriff auf den jeweils aktuellsten Stand der Dokumente. Die Besonderheit der Cloud4Log-Lösung liegt in der Neutralität der Plattform und dem Community-Gedanken. Die offene, standardisierte Schnittstelle ermöglicht Versendern, Empfängern und Logistikdienstleistern die diskriminierungsfreie technische Anbindung. Außerdem stellt die Cloud4Log-Lösung dank ihrer offenen Schnittstelle eine Anbietervielfalt sicher und vermeidet damit die Monopolstellung eines einzelnen Anbieters. Die neutralen Rollen der Bundesvereinigung Logistik (BVL) und von GS1 Germany als Anbieter und Betreiber der Lösung stellen zudem sicher, dass die Eintrittsbarrieren niedrig sind und der Service für Teilnehmer in allen Branchen und Märkten zur Verfügung steht. Bereits bestehende unternehmens- oder branchenspezifische Insellösungen für digitale Lieferscheine sind integrierbar. Die Daten werden bei Cloud4Log über die Open Telekom Cloud (OTC) verarbeitet. Die technische Infrastruktur und geeignete Front-End-Lösungen hat T-Systems entwickelt. Die Zusammenarbeit mit der Telekom-Tochter garantiert die Datenspeicherung und -verarbeitung über einen in Deutschland betriebenen Server und damit Datenschutz und -sicherheit nach europäischem Recht. Dies war eine der zentralen Anforderungen, die die Projektbeteiligten aus Industrie, Logistik und Handel in dem Vorgängerprojekt zur Entwicklung des digitalen Lieferscheins formuliert hatten. Weitere wichtige Forderung des Projektteams war die einfache Bedienbarkeit der Lösung, da es an den Rampen und bei den Transportfirmen oft zu Mitarbeiterwechseln kommt. Lange Einarbeitungszeiten und die Ausstattung mit spezieller Hardware würden die Akzeptanz des digitalen Lieferscheins deutlich erschweren, so die Befürchtung der Projektbeteiligten. Auch die Speicherung der Daten auf unzähligen Endgeräten wurde als problematisch beurteilt. Erkenntnisse aus dem Praxistest Dass die gemeinsam entwickelte Lösung für den digitalen Lieferschein diese Anforderungen erfüllt, zeigte der 2021 durchgeführte Praxistest: Vier Wochen lang nutzten 20 Unternehmen eine prototypische Lösung für den digitalen Lieferschein mittels einer Web-App, installiert auf der Open Telekom Cloud. Für die eindeutige und überschneidungsfreie Identifikation des Lieferscheins sorgte dabei der GS1 Standards GDTI (Global Document Type Identifier). Während der Testphase tauschten die verladenden Firmen für 160 Transporte über 228 digitale Lieferscheine aus. 159 Nutzer waren beteiligt. Das Ergebnis war: Die Mehrheit der befragten Anwender würde die Lösung zur digitalen Abwicklung von Lieferscheinen gerne weiter nutzen. Den Usern gefiel insbesondere die kontaktlose Übergabe des Dokuments mithilfe des QR-Code-Scans, die digitale Unterschrift und die Einsparung des Lieferscheindrucks. Massives Optimierungspotenzial Der Praxischeck an den Rampen zeigte, dass durch die Digitalisierung des Prozesses deutlich weniger Rechnungskorrekturen und Gutschriften erforderlich werden. Zudem entfällt bei den Speditionspartnern der gesamte Dokumentationsaufwand von Lieferscheinen - vom Einscannen übers Archivieren bis zur Auskunftspflicht. Die während des vierwöchigen Praxistests 228 eingesparten Papier-Lieferscheine zahlen auch auf die Nachhaltigkeit der Logistikprozesse ein. Alles in allem zeigte der Test also, welches massive Optimierungspotenzial sich dank des digitalen Lieferscheins heben lässt. Er schafft die Voraussetzung für Automatisierung und echte Prozesseffizienz. Die digitale Verfügbarkeit der Daten sorgt für maximale Transparenz bei der Sendungsverfolgung, und die Echtzeitlieferrückmeldung beschleunigt massiv die Reklamations- und Abrechnungsprozesse zwischen Verkäufer und Käufer. Der manuelle Aufwand, der bislang mit dem Handling der Transportpapiere in Form von Ausfüllen, Aushändigen, Transportieren, Scannen und Ablegen verbunden war, entfällt komplett. Dies entlastet die Mitarbeiter beim Warenausgang und -eingang, vor allem aber die Fahrer, die bisher für den Transport der Dokumente verantwortlich waren. Die nun von BVL und GS1 Germany gelaunchte Online-Plattform Cloud4Log ist in vielen Branchen für den Warenverkehr - von den Lieferanten bis zum Handel - sofort einsetzbar. Dabei ist es auch möglich, dem digitalen Lieferschein einen maschinenlesbaren Anhang anzufügen. So können die Informationen über die gelieferte Ware automatisch in die ERP-Systeme der Empfänger übernommen und kontrolliert werden. Die manuelle Prüfung der Papierbelege entfällt damit. Dies setzt im Clearingprozess zusätzlich erhebliche personelle Ressourcen frei. Weitere potenzielle, synergieschaffende Funktionalitäten sind zudem in Planung, die die Effizienz entlang der Supply-Chain weiter erhöhen. Dazu gehören zum Beispiel eine sogenannte digitale Pforte, über die die Fahrer alle nötigen Informationen, etwa Parkplatz und Entladetor, auf ihr Smartphone erhalten, und ein digitaler Self-Check-in-Service für die Fahrer. Der digitale Lieferschein ist also ein wichtiger Baustein für durchgängig digitale Geschäftsprozesse in der Transportlogistik. Thomas Fell, Geschäftsführer GS1 Germany, Martin Schwemmer, Geschäftsführer Bundesvereinigung Logistik Jetzt gestartet: Der digitale Lieferschein Ende Oktober 2022 ging mit "Cloud4Log" eine zentrale Online-Plattform live, über die Hersteller, Logistikunternehmen und Händler digitale Transportdokumente austauschen können. Über 45 Unternehmen aus Industrie, Logistik und Handel wirken derzeit an Cloud4Log mit, einem Kooperationsprojekt der Bundesvereinigung für Logistik (BVL) und von GS1 Germany. Dazu gehören unter anderem Produzenten wie Eckes Granini, Frosta, Henkel und Nestlé sowie Speditions- und Logistikunternehmen wie Dachser, DHL Supply Chain, Fiege und die Nagel-Group. Aus dem Handel beteiligen sich zum Beispiel DM-Drogerie Markt, Lidl und Rewe. Über die von den Projektpartnern gemeinsam entwickelte Lösung stehen die digitalen Lieferscheine allen Supply-Chain-Partnern für die Dauer des Lieferprozesses und zehn Wochen darüber hinaus zur Verfügung. Ausdruck, Weitergabe, Transport und Quittierung des Papierbelegs sind somit laut BVL und GS1 Germany überflüssig. eh Autoren Thomas Fell ist seit 2017 Geschäftsführer von GS1 Germany GmbH, bekannt für den EAN-Barcode und die Kooperation zwischen Industrie und Handel. Als anerkannter Retail-Experte treibt Fell die Standardisierung im E-Commerce und in weiteren Industrien unter Berücksichtigung innovativer Technologien wie Blockchain oder Internet of Things voran. Zuvor war Fell unter anderem Bereichsvorstand Retail bei Diebold beziehungsweise Wincor Nixdorf sowie Geschäftsführer bei IBM. eh Martin Schwemmer ist seit Februar 2022 Geschäftsführer bei der Bundesvereinigung Logistik (BVL) in Bremen und dort verantwortlich für Innovation, Marketing und IT. Er beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit den Start-ups der Logistik und promovierte zum Erfolg dieser neuen Logistikunternehmen. Bis Anfang 2022 war Schwemmer als Senior Consultant bei der Fraunhofer-Arbeitsgruppe für Supply-Chain-Services SCS in Nürnberg tätig. Dort war er seit 2011 Autor der Studienreihe "Die Top 100 der Logistik". Er ist unter anderem Mitglied des deutschen Logistik-Expertengremiums "Gipfel der Logistikweisen". eh

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