Papier wird digital: E-Billing im Bereich Transport und Logistik

Digitalisierte Arbeitsprozesse gehören in der Transport- und Logistikbranche zum Arbeitsalltag. Vollelektronische Warenwirtschafts- und Datenmanagementsysteme sowie eine robuste IT-Infrastruktur sind auch aus kleinen und mittelständischen Betrieben nicht mehr wegzudenken. Beim Rechnungsversand sieht das aber noch anders aus. Geschätzte zwei Drittel der Unternehmen der Branche setzen hier noch immer auf den klassischen Postweg – eine arbeits- und zeitaufwendige Entscheidung. Als eines der nach eigenen Angaben ersten Unternehmen in Deutschland hat die Berliner Secrypt GmbH vor fünf Jahren damit begonnen, sich auf Softwarelösungen zur Gewährleistung von Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit für sensible Dokumenten und Daten in elektronischen Netzwerken zu spezialisieren und damit einen gesicherten elektronischen Rechnungsversand zu ermöglichen. Voraussetzung für ein rechtskonformes so genanntes E-Billing ist eine qualifizierte elektronische Signatur. Heute hat Secrypt rund 270 Kunden, die diese E-Billing-Lösung nutzen – sieben davon aus dem Bereich Transport und Logistik. "Der Trend geht klar zur signierten PDF-Rechnung, die per E-Mail übermittelt wird", berichtet Tatami Michalek, Secrypt-Geschäftsführer Marketing und Kommunikation. Ein Großteil der Kunden würde jedoch nach wie vor auf den klassischen Faxversand setzen, da viele Rechnungsempfänger keine Möglichkeit hätten, E-Mails zu empfangen oder diese inklusive Signatur zehn Jahre elektronisch aufzubewahren. Für dieses Szenario biete man unter anderem eine Lösung an, bei der die gesamte signierte Rechnung in einem 2D-Barcode auf dem Papierausdruck oder Fax gespeichert wird und somit sowohl elektronisch als auch in Papierform archiviert werden könne, fährt Michalek fort. Generell gleicht eine elektronische Signatur einer eigenhändigen Unterschrift auf Papierdokumenten. Spezielle Daten ermöglichen es, den Ersteller der Signatur zu identifizieren und die elektronischen Daten damit zu prüfen.