Gefahrstoff-Logistik mit KI: Wie Cretschmar Zeit und Kosten spart

Für viele ist Künstliche Intelligenz (KI) noch ein Zukunftsthema. Am Standort Leipzig der Spedition L.W. Cretschmar hat KI bereits Einzug gehalten und sorgt dort heute für deutliche Effizienzvorteile in der administrativen Abwicklung. Aber der Reihe nach. Die Einlagerung von Gefahrstoffen wie Farben und Lacke auf einer Fläche von insgesamt 16.500 m2 Lagerfläche - das ist ein Spezialgebiet der Cretschmar Logistik in Leipzig. Zudem erbringt das mittelständische Unternehmen für namhafte Großkunden aus der Chemie- und Pharmaindustrie, logistische Mehrwertdienste wie Konfektionierung und Etikettierung sowie Teil-, Komplettladungs- und Stückguttransporte. Sorgfalt ist A und O „Damit die Logistik von Gefahrstoffen nicht zum Risiko wird, erfordert es besondere Sorgfalt und Fachwissen“, erklärt Niederlassungsleiter Jens Demuth. „Deshalb setzen wir auf klare Sicherheitskonzepte und geschulte Mitarbeitende. Denn schlimmstenfalls, etwa wenn ein Behälter mit entzündlichem Stoff unsachgemäß gelagert werden würde, könnte es zu einem Brand oder einer chemischen Reaktion kommen. Um genau das zu verhindern, erklärt er, erstelle jeder Hersteller für seine Gefahrstoffe Sicherheitsdatenblätter (SDB), die darüber informieren, welche Gefahren von einem chemischen Stoff oder Gemisch ausgehen können, und die Artikel entsprechend logistisch gehändelt werden müssen. „Für uns als Logistiker ist es natürlich wichtig zu wissen, nach welchen Lagerklassen der jeweilige Gefahrstoff eingelagert werden muss, und welche Löschmittel wir im Fall des Falles nutzen müssen.“ Wann immer Einlagerungsanfragen oder neue Logistikausschreibungen mit Gefahrstoffanteil bei Cretschmar anfragen, müssen die Mitarbeiter der Spedition diese SDB im Vorfeld sorgfältig prüfen. Aus Gründen der Sicherheit. Eine aufwändige und langwierige Aufgabe, da die SCB fallweise mehrere Seiten und viele Informationen umfassen können, schildert es Demuth. Die Mitarbeiter müssten diese nicht nur überprüfen, sondern auch in Excel-Listen übertragen, sondern auch zur finalen Überprüfung an einen externen Sachverständigen übermitteln, und nach dessen Freigabe die gesamten Daten in das Lagerverwaltungssystem von Cretschmar einpflegen. Mehr Effizienz „Pro Sicherheitsdatenblatt dauerte dieses Procedere bislang im Schnitt bislang zwischen sieben und zehn Minuten. Bei großen Ausschreibungen mit vielen Sicherheitsdatenblättern konnte das sogar mehrere Wochen lang dauern, weil dies alles händisch erledigt wurde“, sagt Demuth. „Dank des neuen KI-Tools „SDB2Excel“ dauert dieser ganze Vorgang heute nur noch wenige Sekunden. Und die wirkliche Zeitersparnis zeigt sich, wenn wir 100 oder mehr Sicherheitsdatenblätter gleichzeitig auslesen müssen.“ „Was nach Zauberei klingt, ist kein Hexenwerk“, sagt Nils Espey, einer der beiden Gründer und Geschäftsführer des digitalen Startups DHN.digital aus Garding. Er hat für Cretschmar das neue KI-Tool „SDB2Excel“ entwickelt und in der Niederlassung in Leipzig implementiert. Seit Januar 2025 ist die neue Lösung dort im Einsatz – mit erstaunlichen Vorteilen. Dazu später mehr. Niedrigere Einstiegshürden für KI „Früher mussten Unternehmen ihre Ki-Modelle selbst trainieren. Das war sehr aufwändig und komplex“, sagt Espey. Mit den sogenannten Large Language Models (LLMs), bekanntes Beispiel ist ChatGPT, die 2022 ihren Durchbruch erlebt haben, sei das Ganze sehr viel einfacher geworden, weil solche LLMs auf riesigen Mengen von Textdaten trainiert seien, um menschliche Sprache zu verstehen und zu generieren, erklärt der studierte BWLer und Wirtschaftspsychologe. Dadurch seien Sie in der Lage, strukturierte und unstrukturierte Informationen zu verarbeiten, Texte situationsgerecht zu formulieren, Inhalte kontextbezogen zu übersetzen oder komplexe Dokumente effizient auszuwerten und zusammenzufassen. „Die Einstiegshürde in das Thema KI ist also für Unternehmen deutlich niedriger geworden - auch für Betriebe aus dem Mittelstand. Das geht heute deutlich schneller. Der Return of Invest ist dadurch deutlich schneller erreicht“, betont er. Und es gebe in Unternehmen immer Aufgaben, die noch manuell erledigt werden. Und wenn man diese automatisiere, habe der Betrieb eine riesige Zeitersparnis und damit auch Kostenersparnis. Ein Paradebeispiel dafür war laut Espey die Leipziger Niederlassung von Cretschmar, weil die dort zu erfüllende Aufgabe - die Prüfung der Datensicherheitsblätter - immer nach dem gleichen Schema und nach den bestimmten Charakteristika abgearbeitet werden muss. „Das ist eine Logik, die wir mit unserer KI-Lösung perfekt abbilden können.“ Wie das Ganze technisch funktioniert, erklärt er so: „Unser Unternehmen nutzt LLM-Modelle. Zu diesen bauen wir eine Schnittstelle und bespielen sie mit Daten. Dann lassen wir uns von der KI die gewünschten Informationen aus diesen Daten extrahieren und aufbereiten. In diesem Falle sind das wie gesagt die Sicherheitsdatenblätter.“ Kurz gesagt, baue er für die Unternehmen quasi digitale Assistenten, die repetitive Aufgaben in Sekundenschnelle übernehmen können. So funktioniert das neue KI-Tool Mittlerweile müssen die Cretschmar-Mitarbeiter die besagten Sicherheitsdatenblätter also nur noch auf Espeys Plattform hochladen, den Knopf „Ausführen“ drücken. „Dann zerlegen wir jedes einzelne SDB in unserem Programm in diverse Textdaten. Diese überspielen wir über eine API-Schnittstelle an ChatGPT mit dem Prompt (Befehl – die Red.), nach welchen Kriterien die KI die erforderlichen Informationen (Beispiel Lagerklasse) aus dem SDB aufbereiten soll“, erklärt der IT-Experte. Und am Ende bereite er diese mit seinem Tool so auf, wie sie Cretschmar benötige, im besagten Fall als Excel-Datei, die dann automatisiert an den externen Sachverständigen zur Freigabe übermittelt wird. Und das alles können wir nicht nur für ein einzelnes Datensicherheitsdatenblatt tun, sondern mit Tausenden gleichzeitig.“ Vorteile des neuen KI-Tools „Das Ganze geht nicht nur schnell. Es gibt auch keine Fehler. Wir haben keine Übertragungsfehler“, freut sich Demuth. Und mit der KI könne die Spedition mittlerweile sogar griechische und kyrillische Datensicherheitsblätter fehlerfrei ins Deutsche übersetzen. „Das KI-Tool rechnet sich also von selbst. Allein durch die immense Zeitersparnis, die es bringt“, betont er. „Wir müssen da jetzt keinen Mitarbeiter mehr ransetzen. Das heißt aber nicht, dass wir deshalb jetzt Mitarbeiter entlassen müssen“, unterstreicht der Niederlassungsleiter. „Im Gegenteil, wir haben für unsere Beschäftigten Freiräume geschaffen, die sie für qualifiziertere Aufgaben nutzen können. Die Überprüfung war ja bislang ein gutes Stück stupide Fleißarbeit.“ Sorge, dass das KI-Tool Fehler produziert, hat Demuth nicht. „Das System ist natürlich immer nur so gut, wie das Datensicherheitsdatenblatt, das der Hersteller des Gefahrstoffs, erstellt und an uns übermittelt.“ Außerdem überprüfe die finale Korrektheit des SDBs ja nicht das KI-Tool, sondern der externe Sachverständige, mit dem Cretschmar zusammenarbeite. Wenn dieser auf Fehler stoße, übermittle der Logistiker seine Anmerkungen sofort an den Hersteller des Gefahrstoffs. „Sprich: das läuft nicht über die KI und damit auch nicht automatisiert. Das prüft immer ein Experte.“ Weitere Einsatzfelder für KI So gesehen denkt Demuth bereits über weitere Aufgaben nach, die er in seiner Logistik mittels KI nun automatisieren und damit effizienter abwickeln will. Großes Potenzial sieht er da zum Beispiel in der Auftragserfassung. „Wir haben nach wie vor Kunden, die ihre Aufträge per Fax an uns übermitteln, die unsere Mitarbeiter dann erfassen müssen. Das wollen wir automatisieren. Ein anderes Beispiel könnte auch das Nachhalten von Europaletten sein. Damit nicht genug: zusammen mit DNH.digital vermarktet Cretschmar das KI-Tool „SDB2Excel“ über eine Lizenzgebühr mittlerweile sogar an einige seiner Kunden oder Dienstleister, die damit ihren Sicherheitsdatenblatt-Aufwand reduzieren wollen. Sein persönliches Resümee also unterm Strich? „Was uns bei dem KI-Tool überrascht hat, wie niedrig die Einstiegshürde ist, wie effektiv das Tool arbeitet“, schwärmt Demuth. Wenn ein Mitarbeiter oder Kunde an das webbasierte SDB-Tool angebunden sei, könne er binnen einer Viertelstunde das Tool nutzen, und er hat sofort den Effekt. Außerdem könne man das KI-Tool an die Belange des jeweiligen Unternehmens sehr schnell anpassen. Kurz gesagt: „Das ist wirklich ein sehr smartes Tool, um schnell ins ,Tun‘ zu kommen.“ Nils Espey, was leistet Ihr neues KI-Tool? Nils Espey, einer der beiden Gründer und Geschäftsführer des digitalen Startups DHN.digital aus Garding, zu den neuen Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz in Speditionen A und O im Umgang mit Gefahrstoffen sind Sicherheitsdatenblätter (SDB). Hier kommt es auf jedes Detail an. Mit Ihrem KI-Tool „SDB2Excel“ kann die Spedition Cretschmar sehr viel effizienter als bisher solche SDBs prüfen. Lässt sich dieses KI-Tool auch in anderen Bereichen anwenden, und wenn ja in welchen Bereichen? Absolut – unser SDB-Tool ist letztlich nur ein Beispiel für eine ganze Klasse von Anwendungen. Immer dann, wenn unstrukturierte Informationen, also etwa PDFs, E-Mails oder Freitextangaben, in strukturierte Daten überführt werden sollen, spielt diese Technologie ihre Stärken aus. Neben der Analyse von Sicherheitsdatenblättern setzen wir vergleichbare Lösungen ein, etwa für die automatische Auftragserfassung im TMS/WMS, für die Prüfung und den Vergleich von Verträgen oder die Erstellung von Vertragstexten auf Basis definierter Änderungen. Auch die Extraktion von Produktdaten aus Lieferscheinen, Rechnungen oder Frachtpapieren lässt sich damit effizient automatisieren. Was sind typische Kinderkrankheiten, Herausforderungen, die mit dem Tool in der Praxis auftreten können? Wie bei jeder intelligenten Automatisierung gilt auch hier: Der Output ist immer nur so gut wie das, was man dem System vorgibt. In der Praxis erleben wir häufig, dass Kunden einen sehr spezifischen Output erwarten – oft geprägt durch jahrelang gewachsene Routinen oder individuelle Arbeitsweisen. Gerade bei der Einführung eines neuen Tools braucht es deshalb Feinschliff: Die KI muss lernen, nicht nur Informationen korrekt zu extrahieren, sondern sie genau in der Form aufzubereiten, wie es der Kunde gewohnt ist oder intern weiterverarbeitet. Zu Beginn ist daher eine enge Abstimmung mit dem Kunden Grundvoraussetzung, um die Lösungen maßgeschneidert bereitzustellen. Mit welchen Kosten muss ein Unternehmer im Monat da rechnen? Das ist eine monatliche Lizenzgebühr, die sich nach dem Transaktionsvolumen bemisst, über die das KI-Tool monatlich läuft – im Fall Cretschmar ist das zum Beispiel die Zahl der Sicherheitsdatenblätter. In der Regel liegen die Kosten bei einfachen Anwendungen bei 500 bis 1000 Euro pro Monat. Bei komplexeren Lösungen sind die Kosten höher. Bei der Lizenzgebühr ist sowohl eine pauschale Gebühr pro Monat möglich als auch ein flexibles Modell mit einem Betrag pro Upload (in diesem Falle: pro Datenblatt).