Zum 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich im Inland verpflichtend. Allerdings gibt es Übergangsregelungen für das Ausstellen einer solchen Rechnung. Enthalten sind die Regelungen im vor kurzem verabschiedeten Wachstumschancengesetz, das am 28. März in Kraft getreten ist.
Laut Ecovis müssen damit ab 2025 Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten aber Ausnahmen und Übergangsfristen, wie das Beratungsunternehmen ausführt: Unter anderem brauchen Unternehmen bei Kleinbetragsrechungen von genau oder weniger als 250 Euro brutto keine derartige Rechnung auszustellen.
Gleiches gilt etwa für Unternehmen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind oder für Fahrausweise. Auch wenn der Leistungsempfänger ein im Ausland ansässiges Unternehmen ist, besteht keine Pflicht.
Vorgaben für das Format
Die elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz und muss bestimmte im Gesetz vorgeschriebene Vorgaben erfüllen, so Ecovis weiter. Ein PDF zählt nicht dazu, sondern zählt im Gesetz zu den „sonstigen" Rechnungen.
Auch der Deutsche Steuerberater-Verband (DStV) hat sich in einem Übersichtspapier mit dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnung auseinandergesetzt. Demnach fordert das Gesetz, dass das strukturierte elektronische Format der Norm CEN 16931 genügen muss. Als Alternative können Unternehmen ein anderes Austauschformat miteinander vereinbaren, wenn die erforderlichen Angaben in ein Format extrahiert werden können, dass der CEN 16931 entspricht (zum Beispiel ZUGFeRD 2.0) oder mit diesem interoperabel ist.
Übergangsfristen bis 2028 vorgesehen
Eine der im Gesetz vorgesehenen Übergangsregelungen ist, dass Unternehmen bis einschließlich 2026 für ausgeführte Umsätze eine Rechnung auf Papier oder etwa PDF ausstellen dürfen. Im Kalenderjahr 2027 ist dies nur noch möglich für Unternehmen, die 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 Euro erreicht hatten.
Umsatzunabhängig gilt ab 2026 bis Ende 2027, das eine PDF-Rechnung erlaubt ist, wenn der Austausch im EDI-Verfahren erfolgt. Dieses Verfahren ist eine Form eines vollautomatischen Datenaustauschs. In allen drei Fällen muss der Empfänger dem aber zustimmen.
Hintergrund für die Einführung ist laut dem Beratungsunternehmen Ecovis unter anderem auch die Initiative der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age“. Voraussichtlich ab 2028 solle ein EU-rechtlich zwingend vorgesehenes transaktionsbezogenes Meldesystems entstehen. Damit müsse Deutschland ein umfassendes Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich einführen. In diesem Zusammenhang werde die E-Rechnung verpflichtend.
Mehraufwand für Einführung einplanen
Für alle Unternehmen bedeuten die neuen Vorgaben zunächst einmal Mehrbelastungen, heben die Berater hervor. Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen die Betriebe in entsprechende technische Lösungen investieren. Luisa Damm, Steuerberaterin bei Ecovis in Dresden, empfiehlt: „Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass Sie die Software eines Anbieters wählen, der auch die entsprechenden Schnittstellen zu den Systemen Ihres Steuerberaters bereitstellt.“
Bei allem Aufwand, ein solches System zu handhaben und mit den eigenen Daten zu füllen könne die Digitalisierung aber auch Vorteile mit sich bringen. „Betriebe sollten schon jetzt mit den Vorbereitungen zur Einführung der E-Rechnung starten. Denn das wird auch Prozesse im Betrieb ändern, die sich einspielen müssen.“
Mehr zum Wachstumschancengesetz
- Wachstumschancengesetz: Steuererleichterungen für Unternehmen möglich
- Wachstumschancengesetz im Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 108: Die E-Rechnung betreffende Aspekte finden sich in Artikel 23, insbesondere Nummer 1 und Nummer 7 sowie Artikel 24