Bei grenzüberschreitenden Geschäften kann es dazu kommen, dass Transport- und Logistikunternehmen im Ausland Leistungen beziehen. Diese sind häufig entsprechend mit ausländischer Umsatzsteuer belastet. In vielen Fällen ist diese jedoch kein finaler Kostenfaktor für den Leistungsempfänger, denn die Umsatzsteuer kann oft als Vorsteuer erstattet werden, weiß Ecovis-Steuerberaterin Madlen Pampel.
Vorsteuervergütungsverfahren für deutsche Unternehmer
Auf der Rechnung für eine Dienstleistung kann entweder die Umsatzsteuer aus einem EU-Mitgliedstaat oder eines Drittstaats ausgewiesen sein. Handelt es sich um die Umsatzsteuer eines Drittstaats, zum Beispiel aus der Schweiz, ist der Antrag für die Erstattung der Umsatzsteuer als Vorsteuer beim jeweiligen Drittland zu stellen. Hierbei gelten die landesspezifischen Regelungen.
Handelt es sich jedoch um eine Umsatzsteuer aus einem EU-Mitgliedstaat, müssen deutsche Unternehmer den Antrag auf Vorsteuervergütung elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellen. Dies kann unter anderem über das BZSt-Online-Portal erfolgen.
Der Vergütungsantrag für die Umsatzsteuer aus EU-Mitgliedstaaten ist ab einem Mindestvergütungsbetrag von 50 Euro möglich und ist jeweils bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Das heißt zum Beispiel, dass Unternehmen für alle Rechnungen aus dem Jahr 2022 den Antrag auf die Steuererstattung bis zum 30. September 2023 stellen müssen. Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist. Ein Antrag nach Fristende ist also nicht mehr möglich.
„Achten Sie darauf, dass Sie im Antrag alle notwendigen Angaben gemacht und die entsprechenden Belege beigefügt haben. Nur wenn der Antrag allen Anforderungen genügt, nimmt ihn das BZSt an. Wir empfehlen daher, den Antrag nicht zu kurzfristig zu stellen, da Sie bei Ablehnung, etwa wegen mangelnder Angaben nicht mehr rechtzeitig einen neuen Antrag stellen können“, sagt Pampel.
Welche ausländischen Vorsteuern nicht abzugsfähig sind
Unternehmer können sich jedoch nicht alle Vorsteuern erstatten lassen. Es gelten je nach Land unterschiedliche Regelungen. Einige Länder haben zum Beispiel Beschränkungen bei Hotel-, Bewirtungs-, Benzin- und Mautkosten oder bei Kosten der Personenbeförderung wie Taxi, Bus und Bahn.
Österreich lässt beispielsweise nur in besonderen Fällen die Erstattung der Vorsteuer für Benzinkosten zu. Dabei ist eine Erstattung für normale Pkw nicht gewährt, für Kleinlastwagen ist sie hingegen zulässig. Die Vorsteuer für Hotelkosten ist in Österreich dagegen voll abzugsfähig, klärt die Steuerberaterin auf.
Was Unternehmer beachten sollten
Zunächst sind alle Belege zu sammeln und der Antrag zu stellen. In einigen Fällen ist es aber am besten, einen Einkauf mit ausländischer Umsatzsteuer von vornherein zu vermeiden. Gerade bei Kraftstoff für einen Pkw kann es sich für deutsche Unternehmer lohnen, in Deutschland zu tanken, meint Pampel. Der Grund: Der Vorsteuerabzug in Deutschland ist deutlich einfacher durchzuführen. Im Ausland hingegen wird dieser teilweise gar nicht gewährt oder nur ab bestimmten Beträgen. „Oft ist das Vorsteuervergütungsverfahren aufwendig und es gibt sogar Beschränkungen“, sagt Pampel. „Sie sollten also unbedingt abwägen, ob sich der Preiseffekt im Ausland lohnt oder durch die Bürokratie und Beschränkungen überlagert und damit uninteressant ist“, gibt sie zu bedenken.