Abmahnung: Das müssen Arbeitgeber beachten

In Kürze Ob Abmahnung oder Kündigung: Es kommt immer darauf an, dass die Reaktion auf das Fehlverhalten verhältnismäßig ist. Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie zudem gewisse formale Voraussetzungen erfüllen. Wichtig ist auch, das richtige Maß zu finden: Man kann genauso gut zu viel wie zu wenig abmahnen. Verspätetes Erscheinen am Arbeitsplatz, fahrlässiges oder vorsätzliches Beschädigen von Arbeitsmitteln oder Gütern, falsche Ladungssicherung, Missachtung von Straßenverkehrsvorschriften: Es gibt viele Gründe, warum ein Transportunternehmer seinem Lkw-Fahrer eine Abmahnung erteilen kann. Dabei ist die Funktion einer Abmahnung recht einfach erklärt: Dem Mitarbeiter soll im Rahmen des Arbeitsverhältnisses Gelegenheit gegeben werden, sein pflichtwidriges Verhalten abzustellen. Geschieht dies nicht, droht ihm in letzter Konsequenz die Kündigung (Paragraf 314 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). "Eine Abmahnung ist insbesondere darauf ausgerichtet, eine Verhaltensänderung zu bewirken", sagt Alexander Bissels, Fach-anwalt für Arbeitsrecht und Partner der Kanzlei CMS Hasche Sigle in Köln. "Ein Unternehmen spricht diese aus, um dem Mitarbeiter das aus Sicht des Arbeitgebers zu beanstandende Verhalten vor Augen zu führen." Außerdem gehe es darum, ihn oder sie anzuhalten, dieses künftig zu unterlassen, sowie darauf hinzuweisen, dass gleiche oder zumindest vergleichbare Pflichtverletzungen im Wiederholungsfall zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können. Reaktion je nach Schwere des Verstoßes Wie ein Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung reagieren kann, käme auf die Schwere des Verstoßes an, erklärt Bissels. Das sei stark vom jeweiligen Einzelfall abhängig und liege zudem im Ermessen des Arbeitgebers. "Je geringfügiger die Pflichtverletzung ist, desto eher kann es sich anbieten, dass ein Unternehmer noch eine weitere oder sogar eine dritte Abmahnung ausspricht und nicht beim zweiten Verstoß mit einer Kündigung reagiert." Sonst bestehe die Gefahr, dass das Unternehmen im Falle eines Kündigungsschutz-Verfahrens an einer Verhältnismäßigkeits-Prüfung scheitere. Ermahnung als mögliche Vorstufe Oft sei es so, dass Arbeitgeber je nach Schwere des Verstoßes abgestuft vorgehen. Als Vorstufe der Abmahnung kann - muss aber nicht - eine Ermahnung erfolgen. Diese mahnt zwar eine Verhaltensänderung für einen konkreten Verstoß an, aber sie beinhaltet keinen Hinweis auf mögliche Konsequenzen, wie eine Kündigung. Eine Ermahnung kann zum Beispiel im Falle eines Rotlichtverstoßes erfolgen oder wenn der Fahrer wiederholt wenige Minuten zu spät kommt. "Es gibt allerdings grundsätzlich keine rechtliche Pflicht für Arbeitgeber, erst eine Ermahnung auszusprechen", so Bissels. Unternehmen können also auch direkt mit einer Abmahnung reagieren. Verhältnismäßigkeit beachten Begeht der Mitarbeiter eine Straftat, wie einen Diebstahl, oder greift er einen Kollegen an, ist regelmäßig eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung möglich. Trotzdem muss ein Arbeitgeber darauf achten, dass die Kündigung verhältnismäßig ist. Dabei kann unter anderem die Schwere des Vergehens ebenso eine Rolle spielen wie ein langjährig bestehendes Beschäftigungsverhältnis, in dem sich der Mitarbeiter nichts zuschulden hat kommen lassen. Für Bagatell-Delikte kann dann erst einmal wieder eine Abmahnung das angemessene Mittel sein. Besser schriftlich als mündlich Der Arbeitgeber kann diese grundsätzlich schriftlich oder mündlich erteilen, sagt Bissels. "Eine mündliche Abmahnung ist in der Praxis aber nicht zu empfehlen." Wenn es später zu einem weiteren gleichartigen Verstoß kommt und man sich zur Kündigung entscheide, werde es in einem Kündigungsschutz-Verfahren schwierig, darzulegen und im Detail zu rekonstruieren, dass der Unternehmer den Mitarbeiter im Vorfeld ordnungsgemäß abgemahnt habe. Ein Arbeitnehmer hat zudem das Recht, eine Gegendarstellung anzufertigen und den Sachverhalt aus seiner Perspektive zu schildern. Diese muss in die Personalakte aufgenommen werden. Formale Voraussetzungen einhalten Damit eine Abmahnung gerechtfertigt ist, muss ein objektiver Pflichtverstoß vorliegen, der ein abmahnfähiges Verhalten darstellt, führt Bissels aus. Auch eine Abmahnung muss immer verhältnismäßig sein. Ein Unternehmer darf sie als Chef also nicht wegen jeder Kleinigkeit aussprechen. Es muss vielmehr ein vertragswidriges Verhalten vorliegen. Außerdem sind unbedingt formale Voraussetzungen einzuhalten, damit diese wirksam ist: Der Arbeitgeber muss möglichst konkret darstellen, was vorgefallen ist, inklusive Datum und Ort. Das ist die sogenannte Dokumentationsfunktion. Dann muss er herausstellen, dass es sich beim beschriebenen Verhalten um ein Fehlverhalten handelt. Damit ist die Rügefunktion erfüllt. Darüber hinaus muss er darauf hinweisen, dass das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall konkret gefährdet ist, dem Mitarbeiter also gekündigt werden kann. Das ist die Warnfunktion. Unbegrenzt abmahnen geht nicht "Eine Abmahnung ist kein Hexenwerk. Wer ein bisschen versiert ist und sich dazu schlaumacht, kann das sicher auch mit Bordmitteln erstellen", erklärt Bissels. "Aber man kann formell auch viel falsch machen." Wenn der Arbeitgeber ein allgemeingültiges Template für eine Abmahnung nutzen möchte, in dem der rechtliche Rahmen vernünftig formuliert ist und er nur noch den konkreten Sachverhalt ergänzen muss, sei es empfehlenswert, hierfür einen Anwalt zu konsultieren. Zudem gilt es auch in anderer Hinsicht aufzupassen, mahnt der Experte: "Sie können nicht unbegrenzt abmahnen, irgendwann müssen Sie kündigen. Die Rechtsprechung sagt: Wenn man zu viel abmahnt und später dem Mitarbeiter doch noch kündigt, ist das nicht zulässig." So gehe die Warnfunktion verloren und beim Arbeitnehmer entstehe der Eindruck, dass keine Konsequenzen für dessen Pflichtverletzungen drohen. Zugang der Abmahnung dokumentieren Eine Pflicht für den Mitarbeiter, den Erhalt einer Abmahnung mit einer Unterschrift zu bestätigen, besteht grundsätzlich nicht. Auch die Kenntnisnahme oder weiter-gehende Formulierungen, zum Beispiel in Form einer Anerkennung der Abmahnung als zulässig, muss der Arbeitnehmer nicht unterschreiben. Es sei aber in diesem Fall wichtig zu dokumentieren, dass und wie die Abmahnung dem Mitarbeiter zugegangen ist, betont Bissels. "Eine Abmahnung entfaltet nur ihre Wirkung, wenn der Mitarbeiter die Erklärung des Arbeitgebers zumindest zur Kenntnis genommen haben kann." Wichtig zu wissen: Eine Kündigung ist nur möglich, wenn der Fahrer das gleiche abgemahnte Verhalten nicht abstellt oder einen vergleichbaren Verstoß begeht. Wenn er eine Abmahnung für verspätetes Erscheinen erhält und sich danach nicht rechtzeitig wegen Krankheit abmeldet, so kann ihm grundsätzlich nicht unmittelbar aufgrund der verspäteten Krankmeldung gekündigt werden. Hier muss der Arbeitgeber ebenfalls erst das Verhalten des verspäteten Krankmeldens abmahnen, sodass bei einem zweiten oder dritten Verstoß eine Kündigung möglich wäre. "Es müssen gleich gelagerte Verstöße sein, die nacheinander erfolgt sind. Der Mitarbeiter muss immer die Möglichkeit haben, sein Verhalten zu korrigieren", erklärt der Anwalt. Nicht gesammelt abmahnen Außerdem sei es nicht empfehlenswert, verschiedene Verstöße, die unabhängig voneinander geschehen sind, in einer Abmahnung gesammelt aufzunehmen, so Bissels. "Man sollte für jeden Pflichtverstoß eine getrennte Abmahnung vorbereiten." Denn wenn sich auch nur ein Verstoß in einer "Sammelabmahnung" als fehlerhaft in Darstellung oder Form oder als falsch herausstelle, dann seien auch alle anderen abgemahnten Verstöße darin unwirksam. Zwar keine Fristen, aber Verwirkung Fristen, bis wann eine Abmahnung nach einem Verstoß dem Arbeitnehmer zugehen muss, bestehen zwar nicht. "Die Rechtsprechung nimmt allerdings eine sogenannte Verwirkung an: Wenn ein Arbeitgeber einen längeren Zeitraum nach Kenntnis des Pflichtverstoßes nicht tätig geworden ist, kann der Arbeitnehmer darauf vertrauen, dass sein Verhalten nicht mehr sanktioniert wird." Die Zeiten, ab der eine solche Verwirkung eintreten kann, variieren je nach Einzelfall. So entschied das Landesarbeitsgericht Köln (LAG Köln) beispielsweise 1988 in einem Fall, dass nach einem Jahr eine Verwirkung eintritt. In einem anderen Verfahren urteilte das Gericht im Jahr 2003, dass eine Verwirkung schon nach dreieinhalb Monaten anzunehmen sein kann. Der Grund: Wenn der Arbeitgeber durch eine allgemein gehaltene Äußerung den Eindruck erweckt, dass die Angelegenheit für ihn abgeschlossen sei. Mögliche Abmahn-Gründe für Lkw-Fahrer Rotlichtverstoß Missachtung von Beladungsvorschriften für Gefahrgut Erhebliche Geschwindigkeits-Überschreitung Fahren mit verkehrsunsicherer Bereifung nach unterlassener Reifenkontrolle Ungenügende Ladungssicherung Nichteinhalten der Lenk- und Ruhezeiten für Fernfahrer Manipulation am Fahrtenschreiber Verschweigen einer ärztlichen Bescheinigung über die Eignung eines Arbeitnehmers als Fahrer von Gefahrgut-Transporten, in der gesundheitliche Bedenken zur Fahreignung geäußert werden Grund für eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung: harter Drogenkonsum, der die Fahrtüchtigkeit beeinträchtigt (BAG, Urteil 20.10.2016 - 6 AZR 471/15) Dies ist nur eine Auswahl; es gibt weitere Gründe für Abmahnungen, unabhängig vom Beruf des Lkw-Fahrers. Dazu zählen unter anderem Beleidigungen, Compliance-Verstöße oder Betrug.

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