Wichtige Regeln für WhatsApp im Beruf

Beinahe jeder nutzt WhatsApp. Auch im Geschäftsverkehr kann der Messengerdienst die Kommunikation erleichtern. Eine Kurznachricht schreibt sich schneller als eine E-Mail und ist der direktere Weg, sich im Beruf auszutauschen. Denn die Anwendung befindet sich sowieso auf den meisten Mobilgeräten und man ist darüber praktisch rund um die Uhr erreichbar - sowohl für Kollegen als auch für Kunden. Dies gilt auch für die Transport- und Logistikbranche: WhatsApp ermöglicht es zwar, unkompliziert Absprachen zu treffen - zum Beispiel zwischen Disponenten und Lkw-Fahrern auf Tour. Die Nutzung ist aber riskant. Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie auf bestimmte Regeln achten. 1. Nutzungsbedingungen befolgen WhatsApp, wie es die meisten kennen, ist ursprünglich für den Privatgebrauch gedacht. Den allgemeinen Geschäftsbedingungen zufolge ist der gewerbliche Einsatz grundsätzlich erlaubt, solange der Nutzer sich dabei nicht als Adressat von Spam fühlt. Diese rechtliche Grauzone nutzen viele Unternehmen. Den Massenversand von Nachrichten an Privatnutzer will das US-Unternehmen daher Ende des Jahres verbieten. WhatsApp will die unerlaubte kommerzielle Nutzung strafrechtlich nicht verfolgen, droht aber mit Sperren. Es verweist dabei auf seine Business-Apps (siehe Kasten). Für kleine Unternehmen sind die gratis, für größere kostenpflichtig. Kontosperren drohen zudem, wenn Nutzer gegen die Verhaltensregeln von WhatsApp verstoßen. Zum Beispiel, indem sie andere belästigen, einschüchtern oder rechtswidrige, obszöne, hasserfüllte sowie rassistische Inhalte teilen. Ähnlich wie das Verbreiten von Fake-News und Spam-Nachrichten werden Verleumdungen und "das Veröffentlichen von Unwahrheiten, Falschdarstellungen oder irreführenden Aussagen" bestraft. 2. Auf angemessenes Verhalten achten Unangemessenes Verhalten bei WhatsApp kann sogar arbeitsrechtliche Folgen haben. Der üblicherweise lockere Umgangston in Chats, der vom Empfänger falsch verstanden wird, kann zur Abmahnung oder Entlassung führen. Verbreitet etwa ein Mitarbeiter per WhatsApp in seinem Team eine falsche Behauptung, die geeignet ist, den Ruf eines Kollegen oder Vorgesetzten herabzuwürdigen, kann dies ein Unternehmen zu einer außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses berechtigen. Kürzlich bestätigte das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg dies in einem Urteil, nachdem eine kaufmännische Angestellte einer Kollegin geschrieben hatte, sie habe gehört, der Vater des Geschäftsführers - auch in der Firma beschäftigt- soll angeblich ein verurteilter Vergewaltiger sein. Privates Fehlverhalten eines Arbeitnehmers bei WhatsApp, das keinen Bezug zum Arbeitsgeber hat, ist oft kein Grund für eine Kündigung. Dies ist etwa der Fall, wenn Mitarbeiter sich in Chats über ihren Chef auslassen und annehmen dürfen, dass nichts davon nach außen dringt. 3. Datenschutz-Vorschriften einhalten WhatsApp ist spätestens seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 mit Vorsicht zu verwenden. Unter Juristen ist umstritten, ob man die Anwendung weiterhin für berufliche Zwecke nutzen kann. Denn laut Datenschutzrecht dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nicht einfach so speichern und an Dritte übermitteln. Es sei denn, es gibt eine schriftliche Einwilligung oder eine Rechtsgrundlage dafür. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes. Wer WhatsApp installiert, gestattet dem US-Unternehmen allerdings Zugriff auf alle Kontaktdaten im Adressbuch - also auch auf Telefonnummern und Namen von Leuten, die den Messengerdienst nicht nutzen und das nie erlaubt haben. Theoretisch müssten sich Unternehmer von allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern das Einverständnis einholen, bevor sie deren Mobilnummern auf Geräten mit WhatsApp abspeichern. In der Praxis ist das zu aufwendig und man nimmt leichtfertig an, dass beide Seiten ein berechtigtes Interesse an der Kommunikation über WhatsApp haben, was diese Nutzung rechtlich legitimiere. Ein berechtigtes Interesse daran, dass Daten von Dritten erhoben und verarbeitet werden, ist aber nur dann wahrscheinlich, wenn ein Nutzer bereits den AGB und der Datenschutzrichtlinie des Messengers zugestimmt hat. Wer Whats-App geschäftlich und DSGVO-konform nutzen möchte, sollte ein Firmenhandy nutzen, auf dem ausschließlich Kundenkontakte gespeichert werden, die bereits bei WhatsApp sind und dies erlaubt haben. Es gibt darüber hinaus zusätzliche Apps und sogenannte Exchange-Container, die den Datenzugriff von WhatsApp einschränken. Gewerbliche Nutzer sollten Chatverläufe nicht archivieren und die automatische Speicherung der Nachrichten und gesendeten Anhänge auf dem Handy vermeiden, da andere Apps beides auslesen könnten. Für eine rein interne Kommunikation können Mitarbeiter aus Sicht von Juristen nach wie vor WhatsApp über ihre privaten Smartphones nutzen, solange darauf keine Kundendaten gespeichert sind oder andere personenbezogene Daten hin- und hergeschickt werden können. Bei solchen Gruppenchats ist trotzdem zu bedenken, ob vertrauliche Informationen sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ausreichend geschützt sind. Kennen Sie schon unseren WhatsApp-Newsletter? www.verkehrsrundschau.de/whatsapp In Kürze Unternehmen, die WhatsApp für die Kommunikation mit Kunden und Kollegen nutzen wollen, sollten genau darauf achten, dass sie sich an die Nutzungsbedingungen des Messengerdienstes und das neue Datenschutzrecht halten. Sonst drohen Abmahnungen, Kontosperren und Geldstrafen. WhatsApp-Anwendung für kleine Unternehmen Im Januar 2018 hat WhatsApp einen Business-Service für kleinere Unternehmen gestartet, die schnell und individuell auf Anliegen ihrer Kunden reagieren wollen. "WhatsApp Business" ist für Android-Smartphones und IOS-Geräte kostenlos erhältlich, läuft in der herkömmlichen WhatsApp-Anwendung ab und bietet alle gewohnten Funktionen. Es eignet sich also auch für die interne Kommunikation. Wer kein Extra-Firmenhandy nutzt, sondern ein Dual-Sim-Smartphone, kann WhatsApp Business und Whats-App Messenger gleichzeitig installieren und mit geschäftlicher und privater Telefonnummer registrieren. Business-Nutzer können entscheiden, welche Kontaktdaten sie Whats-App zur Verfügung stellen, und Adressbücher für geschäftliche und private Zwecke anlegen. Die Anwendung für kleine Unternehmen ermöglicht das Anlegen eines professionellen Profils inklusive Kontaktdaten, automatisierter Antworten auf häufig gestellte Fragen oder Abwesenheitsmeldungen. ag