Lademittel digital managen: Niedermaier setzt auf Plattformlösung

"Zu mir hat mal ein Spediteur gesagt: Bei uns ist die Palettenabteilung wie das Archiv bei ,Stromberg': Wer da einmal drin ist, der kommt nicht mehr raus", lautet eine Anekdote von Philipp Hüning, Co-Founder und CEO der Logistikbude. Das Start-up aus Dortmund ist denn auch angetreten, das vielerorts lästige Lademittelmanagement zu digitalisieren, das heißt, die zahlreichen manuellen Zeitfresser, die noch heute in Speditionen in diesem Bereich anfallen, zu eliminieren. 40 Arten von Ladungsträgern Einer der Kunden, die die Logistikbude in diesem Jahr gewonnen hat, ist die Niedermaier Spedition aus Landau an der Isar. Der Mittelständler bietet ein breites Portfolio an Logistiklösungen: von europaweiten Transporten über Stückgutlogistik bis hin zur Kontraktlogistik. Rund 40 verschiedene Arten von Ladungsträgern werden dabei bewegt. Da Niedermaier schwerpunktmäßig in der Lebensmittellogistik unterwegs ist, wollen neben Paletten, darunter Europaletten, Düsseldorfer Paletten und Chep-Paletten, auch Behälter wie beispielsweise E1- und E2- oder WK2-Kisten verwaltet werden. "Wir verwenden neben den Standard-Lademitteln auch zahlreiche kundenspezifische Lademittel. Wir sind zum Beispiel Dienstleister von der Drogeriemarktkette dm, allein die haben schon eine ganze Reihe spezieller Lademittel", erklärt Anja Bachmeier. Sie leitet die Lademittelabteilung bei Niedermaier und kann ein Lied davon singen, wie zeitraubend die Verwaltung von Lademittelkonten sein kann. Denn davon gibt es bei Niedermaier nicht wenige: Ladungsträger und Tauschkonten von über 250 Tauschpartnern müssen verwaltet werden. Bislang hatte die Spedition ein von ihrer IT selbstentwickeltes System im Einsatz. "Letztendlich liefen die Prozesse aber zu einem Großteil manuell ab", so Bachmeier. Team kam an die Grenze Die Abteilung Lademittelverwaltung bei Niedermaier besteht aktuell aus zwei Vollzeitkräften, zwei Teilzeitkräften und einem Azubi. Das Team sei vor dem Hintergrund des stetigen Wachstums an seine Grenzen gekommen, erzählt die Abteilungsleiterin. "Eine Voll- und eine Teilzeitkraft und der Azubi waren bislang im Grunde nur mit dem Verwalten von Konten und Buchungen beschäftigt", berichtet Bachmeier. Der mit Abstand zeitaufwendigste Vorgang war demnach der Versand der Lademittelkonten. "Das veraltete Programm hat von einem Konto ein PDF erzeugt, welches dann manuell an den entsprechenden Ansprechpartner des Tauschpartners gemailt wurde, mit Bitte um Prüfung und Bestätigung. Bei 250 Konten bedeutet das einen nicht unerheblichen Aufwand", so Bachmeier. Daher habe sich die Spedition schon länger darüber Gedanken gemacht, wie das Ladungsträgermanagement optimiert werden kann - und sich auf die Suche nach einer Lösung gemacht, die möglichst viel automatisiert. Dass man sich für die Logistikbude entschieden hat, hängt laut Bachmeier auch damit zusammen, dass parallel einer von Niedermaiers größten Partnern, die Nagel-Group, auf diese Lösung umgestellt hat. "Nachdem wir sicherstellen konnten, dass auch unsere eigenen kundenspezifischen Anforderungen abgedeckt werden, haben wir relativ schnell entschieden, dass die Logistikbude genau das ist, was wir brauchen", so Bachmeier. Schnittstelle zur Spedisoftware Ende Juli/Anfang August 2025 wurde die Lösung der Logistikbude eingeführt und sorgt laut Bachmeier schon jetzt für eine enorme Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Konkret funktioniert die Software folgendermaßen: Man gibt einmalig den gewünschten Zyklus und das Versanddatum an. Die Software verschickt dann automatisiert einen Weblink an den im Konto hinterlegten Ansprechpartner, über den dieser seinen Bestand inklusive Schulden und Guthaben einsehen und bearbeiten kann. "Wir sind endlich weg vom ewigen E-Mail-Verkehr, jetzt passiert alles auf einer Plattform", freut sich Bachmeier. Auch das Anlegen der Konten im System habe nur wenige Minuten gedauert: Die Stammdaten wurden per CSV-Datei aus dem alten System gezogen und ganz simpel importiert. Neue Konten werden durch eine Schnittstelle zur Speditionssoftware automatisch erzeugt, wenn man dort das entsprechende Häkchen setzt. "Am nächsten Tag ist das Konto in der Logistikbude mit Adresse, Kontonummer, Ansprechpartner und Telefonnummer. Und wir können losbuchen", so Bachmeier. Die verwalteten Ladungsträger zieht sich das System dabei per Schnittstelle aus den Auftragsdaten. Auch für die Tauschpartner sei die Lösung sehr zeitsparend: Sie können die Buchungen anschauen und, wenn alles passt, direkt annehmen. Bei Differenzen kann die Buchung sofort korrigiert werden, inklusive Upload der entsprechenden Belege. Was aktuell allerdings noch nicht funktioniert, sei die Übermittlung von Dokumenten, wie Ablieferbelegen, per Schnittstelle aus Niedermaiers System in die Logistikbude. "Die Logistikbude arbeitet allerdings bereits an einer Lösung", sagt Bachmeier. Außerdem stehe die Integration der Inventur auf der Wunschliste. "So könnte der Kollege, der täglich hinten am Hof ist, nicht nur die Leergutannahme und Qualität durch Fotos digital quittieren, sondern auch den aktuellen Leergutbestand direkt über die App ins System eintragen." Bachmeier nennt es einen großen Pluspunkt, dass das Start-up sehr eng mit seinen Nutzern zusammenarbeite. "Von den Wünschen, die in die Entwicklungsteams getragen werden, profitieren letztendlich alle Nutzer", sagt Bachmeier. Natürlich hat Niedermaier seine Kunden vorab informiert, dass man auf die Logistikbude umsteigt. Wenn Kunden erstmalig den Weblink mit ihrem Konto aufrufen, erhalten sie zudem eine Einführung, wie mit dem System zu arbeiten ist und einen Hinweis, dass sie sich bei Fragen jederzeit an die Spedition wenden können. "Schon wenige Tage, nachdem wir das System scharf geschaltet haben, gab es Kunden, die ihr Konto komplett durchgearbeitet haben", berichtet die Abteilungsleiterin. Palettenscheine bleiben Ganz ist die Niedermaier Spedition händische Prozesse im Bereich Lademittel aber nicht los. "Trotz der erfolgreichen Digitalisierung der Palettenkontoführung zwischen uns und unseren Kunden fallen immer noch manuelle Tätigkeiten an", so Bachmeier. Was ein Fahrer auf dem Lkw hatte und beim Endempfänger abgibt oder was er irgendwo zurückerhält, werde oft noch von Hand dokumentiert, Stichwort: Palettenscheine. "Bei den verschiedenen Handelszentrallagern gibt es einfach keinen Standard, der eine Digitalisierung vereinfachen würde - jede Handelskette arbeitet mit ihren eigenen Palettenscheinen", konstatiert Bachmeier. So sei nach wie vor viel Papier im Umlauf. "Diese Palettenscheine müssen wir also noch oft manuell einbuchen und per Post an den entsprechenden Palettendienstleister schicken, damit wir die Lademittel zurückbekommen." Es gebe natürlich Ausnahmen. So sei das Handling bei manch großem Palettenhändler oder Poolingdienstleister einfacher - weil auch sie bereits digitale Lösungen anbieten.