Unter der Lupe der Steuerprüfer

Computerprogramme erleichtern Betriebsprüfern die ArbeitUnter der Lupe der SteuerprüferStatt wie früher Aktenberge zu durchforsten, nutzen Steuerprüfer Computerprogramme für die digitale Betriebsprüfung, um Fehler im Rechnungswesen aufzudecken.D ie meisten Unternehmer haben falsche Vorstellungen von der Arbeit eines Betriebsprüfers. Dieser hat sich schon vor Versenden der Prüfungsanordnung durch Aktenstudium mit dem jeweiligen Unternehmen befasst. So erkennt der Prüfer bereits durch einen „äußeren Betriebsvergleich“ und einen „inneren Betriebsvergleich“, ob eine Prüfung notwendig ist. Für den „äußeren Betriebsvergleich“ hilft sich die Finanzverwaltung durch das Sammeln von Daten der Branche Spedition und Güterkraftverkehr bei Branchendiensten, Nachfragen bei Verbänden und Erhebungen der Banken. Die Zahlen des zu prüfenden Betriebes werden mit den so gewonnenen Daten verglichen. Computerprogramme statt AktenbergeDieser „äußere Betriebsvergleich“ wird ergänzt um den „inneren Betriebsvergleich“. Zahlen der Gewinn- und Verlustrechnung des zu prüfenden Unternehmens werden innerhalb eines Drei-Jahres-Zeitraumes verglichen und auf Abweichungen untersucht. So werden zum Beispiel zu hohe oder zu niedrige Treibstoffkosten gemessen am Umsatz sowohl im Vergleich zur Branche als auch betriebsindividuell sichtbar und die Prüfnotwendigkeit offensichtlich. Statt wie früher Aktenberge zu durchforsten, nutzen Betriebsprüfer seit 2002 das Computerprogramm WinIdea, um mit seiner Hilfe das digitalisierte Zahlenwerk des Unternehmens mit mathematisch statistischen Methoden auf Fehler im Rechnungswesen zu untersuchen und Steuermehrergebnisse zu erzielen.Um Unternehmen zur digitalen Speicherung steuerrechtlich relevanter Daten zu verpflichten und die digitale Prüfung rechtlich abzusichern, hat der Gesetzgeber die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gesetzlich festgelegt (Paragrafen 146, 147 Abgabenordnung). Alle verwendeten Programme müssen die Daten an eine GDPdU-Schnittstelle weitergeben können. Wenn Unternehmer ihre Buchführung selbst erstellen, sollten sie sich daher bei ihrem Softwarehaus vergewissern, ob ihre Daten revisionssicher gespeichert werden und über eine solche Schnittstelle verfügen. Erfüllen die genutzten Programme diese Anforderungen nicht, müssen Unternehmer mit hohen Geldbußen oder auch Steuerschätzungen rechnen.Besonderes Augenmerk wird bei Prüfungen auf Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB, siehe Kasten) sowie gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) gelegt.Dies bedeutet in der Praxis:Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein,sie muss vollständig und richtig sein, Geschäftsvorfälle müssen belegt sein (keine Buchung ohne Beleg) und zeitnah verbucht werden,sie muss prüfbar sein.Das Prüfergebnis zeigt Verstöße gegen die GoB wie beispielsweise ein nicht zeitnahes Festschreiben der Buchungen oder ein Kassenminus. Werden Verstöße festgestellt, ist einer Hinzuschätzung Tür und Tor geöffnet. Daneben offenbart WinIdea Fehler wie eine lückenhafte Rechnungsnummerierung, doppelte Rechnungsnummernvergabe, Arbeitnehmer als Lieferanten, Mehrfachbeschäftigungen von Arbeitnehmern und vieles mehr. Wurden Fehler früher nur durch Zufall bemerkt, ist das Entdeckungsrisiko durch die Systematik von WinIdea erheblich gestiegen. Fazit: Unternehmer sollten ihre Software dahingehend prüfen, ob diese über eine GDPdU-Schnittstelle verfügt. Und sie sollten darauf achten, die GoB einzuhalten, insbesondere auf eine zeitnahe Verbuchung und ein zeitnahes Festschreiben des Monatsabschlusses, da diese Daten protokolliert werden. ❙❚■Werner Hill ist Steuerberater und vereidigter Buchprüfer und in eigener Praxis in Hagen mit dem Schwerpunkt Transportgewerbe tätig.ChecklisteDie gesetzlich vorgeschriebenen GoB beinhalten beispielsweise:Ein sachverständiger Dritter (zum Beispiel ein Betriebsprüfer) muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen und einen Eindruck über die Lage des Unternehmens gewinnen können.Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.Die Kasse ist täglich zu führen, Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen.Datenträger sind innerhalb der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren und ständig lesbar zu halten.Aufzeichnungen, Belege und Geschäftsbücher sind innerhalb der gesetzlichen Fristen aufzubewahren.Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB)

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