Spuck es aus!

Spuck es aus!Betriebliche Kennzahlen sind Planungshilfe und wichtige Grundlage für Entscheidungen. Die Anbieter von Speditionssoftware haben den Bedarf erkannt. Doch herkömmliche Reportingmodule haben ihre Grenzen.Wenn Sie erst im März von der Buchhaltung erfahren, dass der Januar schlecht gelaufen ist, haben Sie ein Kennzahlenproblem. Schlampereien im Berichtswesen wollen sich aber offensichtlich nur die wenigsten Spediteure noch leisten. Jörg Nauen, Geschäftsführer des Softwareanbieters BNS in Düsseldorf: "Das Thema Kennzahlen hat mittlerweile Toppriorität und ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Softwarelösung." In der BNS Software OnRoad werde dem durch ein flexibles Datenmanagement Rechnung getragen. "Die in der Datenbank hinterlegten Inhalte lassen sich beliebig in Verbindung bringen, auswerten und gruppieren", hebt Nauen die Vorteile des Systems hervor. Vergleichbar sei dies mit der gewohnten Bildschirmmaske im E-Mail-Programm Outlook, wo Mails je nach vorgeschaltetem Filter beliebig sortiert werden. Es findet sich daher keine Speditionssoftware am Markt, die bei der Frage nach betrieblichen Kennzahlen völlig passen müsste. Zum Standard gehören:voreingestellte Standardreports,variable Auswertungen die sich der Nutzer in Dialogboxen selbst zusammenstellt,manuelle Abfragen in der Datenbank.Auswahl aus voreingestellten ReportsIn den Reportingmodulen der etablierten Speditionslösungen gibt es grundsätzlich ein Set voreingestellter Standardreportings. Dazu zählen beispielsweise Berichte über die Auslastung auf bestimmen Relationen oder die Erlössituation. Zum Teil können sich Nutzer über Auswahlfelder in der Bedienmaske die gewünschten Reportings selbst zusammenstellen. "Wir bieten in Carlo eine ganze Spalte mit Reports und Statistiken", erklärt Martin Glöckner, der beim Kemptener Anbieter Soloplan für Marketing verantwortlich ist. In Dialogfeldern wählt der Kunde aus, was er sich gerne anzeigen lassen möchte, beispielsweise die Erlössituation für eine bestimmte Relation über einen definierten Zeitraum. Mithilfe eines Diagramm-Assistenten können die so gewonnenen Tabellen grafisch aufbereitet werden. Insgesamt, rechnet Glöckner vor, stehen bis zu 30 Berichte zur Auswahl. Jens Warncke, Projektleiter bei Weber Data Service, weist darauf hin, dass neben der Kosten-Erlösrechnung nach Kunde oder Relation interne Erlösbetrachtungen eine wichtige Rolle spielen. "Das ist vor allem dann notwendig wenn bestimmte Verkehre als eigene Profit-Center abgerechnet werden", erläutert Warncke. Klassisches Beispiel: In einer internationalen Spedition, die ihr Geld im grenzüberschreitenden Fernverkehr verdient, wird die Vorholung im Nahverkehr oft getrennt abgerechnet. Um die Aussagekraft zu erhöhen und planungsrelevante Daten zu erhalten, werden in den Auswertungen der Weber-Data-Lösung "DisponentPlus" künftig auch die Fixkosten berücksichtigt. Dazu gehören Personalkosten oder Leasingraten für den LKW. "Diese Daten liegen in der Regel in der Finanzbuchhaltung vor, die über Schnittstellen mit der Speditionslösung verbunden ist", erklärt Warncke. "Auf diese Weise können wir im nachgelagerten Reporting exakte Angaben zur Kostensituation für bestimmte Verkehre machen."Aussagen über FixkostenNicht zuletzt spielten Qualitätsbetrachtungen in den Reports eine immer wichtigere Rolle, weiß Warncke. Ein Kunde, der mit seinem Auftraggeber eine Bonus-Malus-Regelung vereinbart hat, dokumentiert die Pünktlichkeit der Transporte und Wartezeiten an der Rampe. Diese eher qualitative Betrachtungsweise diene als wichtige Ergänzung zur reinen Kostenbetrachtung. Die Daten über Ankunfts- und Wartezeiten fließen bei dem betreffenden Kunden direkt aus einer Telematiklösung in die Datenbank ein. Dass derartige LKW-bezogene Auswertungen zunehmend nachgefragt werden, bestätigt Volker Lückemeier, Vorstand des Softwareanbieters LIS in Greven: "Mit solchen Daten, die aus dem Fahrzeug gesendet werden, ist es möglich, Soll-Ist-Vergleiche anzustellen." Die gängigen Speditionsanwendungen basieren auf einer relationalen Datenbank. Für Unternehmen mit IT-Know-how im eigenen Unternehmen ist es daher möglich, auf SQL-Ebene selbst definierte Datenbankabfragen zu starten. Jens Warncke warnt allerdings: "Solche native Lösungen sind nur etwas für Unternehmen, die über Mitarbeiter mit gutem IT-Know-how verfügen." Zumindest müsse man die SQL-Syntax gut beherrschen."Die Logistikunternehmen stehen unter einem enormen Margendruck", sagt Klaus Hufnagel, Sprecher der Geschäftsführung, active logistics GmbH. "Deshalb ist es für sie immer wichtiger, genau zu wissen wo sie Geld verdienen und an welchen Stellen Geld verloren geht." Hierzu sei eine genaue Analyse der Geschäftszahlen unabdingbar. Das Softwarehaus mit Niederlassungen in Koblenz, Herdecke, Nürnberg und Niederaula verfolgt derzeit zwei innovative Stoßrichtungen beim Thema Kennzahlen. Mit dem "active cockpit", das als Ergänzung zu den allgemeinen Analysen der Speditionssoftware m-ware entwickelt wurde, steht Anwendern ein weiteres Reporting-Werkzeug zur Verfügung. Aktuelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen werden im Cockpit grafisch angezeigt. Die Oberfläche orientiert sich dabei an den Armaturen eines Fahrzeugs und zeigt beispielsweise in Form eines Drehzahlmessers die tagesaktuelle Lagerauslastung oder Informationen aus anderen Arbeitsbereichen. Frank Michel, Produktmanager Lagerlogistik bei active logistics Koblenz, erklärt den Zweck des Cockpits: "Anwender sehen, wie sich im Tagesverlauf die Geschäftsparameter verändern. Sie können rechtzeitig eingreifen, wenn etwas aus dem Ruder läuft." Deswegen passe der Vergleich mit der Fahrzeugarmatur sehr gut: Die Tankanzeige zeigt den aktuellen Stand der Tankfüllung. Geht die Nadel in den roten Bereich, ist es Zeit zu handeln. Einen ganz ähnlichen Zweck erfülle das Realtime Dashboard, erklärt Michel: "Wir wollen nicht rückblickend Finanzkennzahlen analysieren, sondern Key-Performance-Indikatoren wie Umsatz- oder Umschlagzahlen in Echtzeit beobachten." Das Cockpit wurde ursprünglich für die Lagerbewirtschaftung entwickelt, ist aber laut Anbieter anwendungsneutral für alle Bereiche einer Spedition einsetzbar – sogar im Kombination mit anderen Transportmanagementlösungen. Die Kür: Business IntelligenceEine andere Herangehensweise an das Thema tiefer gehende betriebliche Kennzahlen verfolgt ein zweites Entwicklungsprojekt von active logistics: "Wir wollen unseren Kunden – zunächst als webbasierte Anwendung über unser Rechenzentrum – eine Business-Intelligence-Lösung anbieten", berichtet Jens Spaniel, Projektleiter strategische Projekte Rechenzentrum und ergänzt: "Damit führen wir die Anwender schrittweise an Business-Intelligence-Werkzeuge heran. Hinter dem Begriff verbirgt sich eine neue Generation von professionellen Reportingtools, die vor allem in größeren Speditionen mit mehr als 200 Mitarbeitern zum Teil schon eingesetzt werden. Mit den herkömmlichen Kennzahlenmodulen in der klassischen Speditionssoftware hat das wenig zu tun, wie Axel Draxler, Berater des Consultingunternehmens Dangelmayer & Seemann erklärt (siehe Interview): "Professionelle Reportingtools sind auch in mittelständischen Unternehmen ab einer gewissen Größe zunehmend ein Thema", weiß Draxler. "Der große Vorteil von Business- Intelligence-Lösungen liegt darin, dass betriebliche Kennzahlen sehr flexibel aus unterschiedlichsten Sichtweisen untersucht werden können." Das komplexe IT-Verfahren, das dahintersteckt, sieht grob skizziert so aus: Daten aus mehreren operativen Anwendungen wie Transportmanagementsystem, Finanzbuchhaltung oder CRM-Sytem werden zu einem einheitlichen Datenbestand zusammengeführt. In diesem Data Warehouse werden die Daten so angeordnet, dass nahezu beliebige Analysen möglich sind. Die unterschiedlichsten Parameter können in Beziehung gesetzt, beliebig gruppiert und ver-glichen werden. Wie mit einem optischen Zoomobjektiv kann der Anwender schließlich Datenbestände auf immer feinere Ebenen herunterbrechen. Teuer, aber effektivIm Gegensatz zu einfachen Datenbankabfragen, liefert solch ein System Berichte unschlagbar schnell. IT-Fachmann Volker Malessa, Unternehmensberater der Dr. Holthaus & Partner GmbH in Göttingen, die auf Kunden aus dem Logistikbereich spezialisiert ist, hat Business-Intelligence-Projekte in mehreren mittelständischen Speditionen begleitet: "In Konzernspeditionen sind solche Systeme längst im Einsatz. Der Mittelstand hat erkannt, dass es hier ein Stück weit um Waffengleichheit geht", glaubt Malessa. Die Spedition Friedrich Zufall mit Hauptsitz in Göttingen hat in Zusammenarbeit mit Holthaus & Partner eine Business-Intelligence-Lösung von Bissantz & Company eingeführt. Jörg Semmelroggen, Prokurist und Leiter Organisation, schätzt die detaillierte Sicht auf Unternehmensdaten, die ihm die Datenbanklösung bietet: "Wir bekommen damit sehr schnell Informationen über strukturelle Veränderungen bis auf Sendungsebene", erklärt Semmelroggen. Mit immer neuen Fragestellungen können betriebliche Kennzahlen nun überprüft und analysiert werden und zwar auf eine Weise, wie das mit herkömmlichen Standard-auswertungen nicht möglich wäre – schon allein aufgrund des Datenvolumens. Semmelroggen nennt ein Beispiel: "In einer Flussanalyse können wir heute in Sekundenschnelle genau feststellen, warum sich beispielsweise der Speditionsertrag in einem bestimmten Zeitraum verändert hat. Mit dem BI-Tool erkennen wir sehr differenziert, ob wir es mit einem Preiseffekt zu tun haben, ob ein Mengeneffekt vorliegt oder ob sich an der Sendungsstruktur etwas verändert hat." Zufall hat einen sechsstelligen Betrag in die IT-Aufrüstung investiert. Semmelroggen ist überzeugt, dass sich die Investition schnell amortisieren wird: "Durch konkrete Optimierungen haben wir übers Jahr gerechnet schon fünf- bis sechsstellige Beträge eingespart", verrät Semmelroggen. Feintunig sei das sicher nicht. Es gehe eher um einen großen Sprung in der Unternehmenssteuerung.❙❚■ Dietmar Winkler

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