Reisekostenabrechnung

ReisekostenabrechnungReisekosten richtig abrechnenDas Bundesfinanzministerium hat neue Grundsätze zur Reisekostenabrechnung veröffentlicht. Neu ist, dass Reisekosten nun in private und berufliche Anteile aufgeteilt werden können. Lesen Sie, was bei der Abrechnung zu beachten ist.Nicht selten gibt es Streit mit dem Finanzamt wegen der Reisekostenabrechnung – oft noch Jahre später. Im Mittelpunkt stehen dabei häufig Zweifel an der rein geschäftlichen Veranlassung der Reise. Hintergrund ist die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung, wonach „gemischt veranlasste“ Kosten einer Geschäfts- oder Dienstreise steuerlich nicht abgesetzt werden durften. Dies gehört jetzt der Vergangenheit an: Aufgrund eines Urteils des Bundesfinanzhofs hat die Finanzverwaltung ihre Auffassung geändert und lässt nun eine Aufteilung der Reisekosten in steuerlich abziehbare Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung zu.Betroffen sind nicht nur geschäftsreisende Unternehmer selbst, sondern auch jeder Arbeitnehmer, der eine Dienstreise unternimmt. Insbesondere bei der Teilnahme an Auslandsfachkongressen ist es oft schwierig, eine eindeutige Abgrenzung der rein geschäftlichen Veranlassung vorzunehmen. Soweit eine teilweise private Veranlassung vorliegt, bestanden in der Vergangenheit Zweifel an der steuerlichen Absetzbarkeit der gesamten Reisekosten. Aufgrund eines sogenannten „Aufteilungsverbots“ durften die gemischt veranlassten Reisekosten in diesen Fällen insgesamt nicht als Betriebsausgaben beziehungsweise im Wege des Lohnsteuerabzugs geltend gemacht werden.Diese strenge Verwaltungspraxis hat die Finanzverwaltung nun gelockert und lässt grundsätzlich eine Aufteilung der Reisekosten in beruflich veranlasste und privat veranlasste Kosten zu (BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010, abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de). Dies hat zur Folge, dass die beruflich veranlassten Kosten zukünftig trotz privater Mitveranlassung steuerlich abgesetzt werden können. Auch für Arbeitgeber hat die Aufteilung gemischter Aufwendungen bei der Abgrenzung von steuerpflichtigem Arbeitslohn und steuerfreiem Reisekostenersatz eine erhebliche Bedeutung.Finanzverwaltung verlangt NachweiseIn dem ausführlichen Erlass erläutert die Finanzverwaltung, in welchen Fällen und unter welchen Voraussetzungen ein steuerlicher Abzug von gemischt veranlassten Reisekosten nunmehr möglich ist. Gemischte Aufwendungen können danach grundsätzlich in als Betriebsausgaben abziehbare sowie in privat veranlasste und damit nicht abziehbare Teile aufgeteilt werden, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist oder diese als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastung abziehbar sind.Wie so häufig verlangt die Finanzverwaltung auch hier umfangreiche Nachweise, um Missbrauchsfällen vorzubeugen. Eine Aufteilung der Aufwendungen ist nur möglich, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche oder berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat. Maßstab für eine Aufteilung der gemischt veranlassten Aufwendungen sollen objektive und nachvollziehbare Kriterien sein. Als Abgrenzungsmerkmal kommen zum Beispiel die entsprechenden Zeitanteile in Betracht. Ist die Aufteilung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, so wird die Aufteilung geschätzt. Ist eine Trennung der beruflichen und privaten Anteile bei einer einzelnen Aufwendung nicht möglich (zum Beispiel bei Kosten einer Tageszeitung), dann kann diese Aufwendung insgesamt steuerlich nicht abgezogen werden. Vollständig nicht abziehbar sind auch Aufwendungen für die Lebensführung, die zwar der Förderung des Berufs oder der Tätigkeit dienen können, die aber grundsätzlich die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt (sogenannte Repräsentationsaufwendungen, zum Beispiel Geburtstagsfeier). Anders sieht es allerdings bei Feiern zu Dienstjubiläen oder Beförderungen aus, hier ist eine Aufteilung regelmäßig möglich, auch wenn eine private Mitveranlassung vorliegt.Eine Kostenaufteilung erübrigt sich, wenn die private oder die berufliche Veranlassung von untergeordneter Bedeutung sind: Bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung von weniger als zehn Prozent sind die Aufwendungen immer in vollem Umfang als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar. Umgekehrt können die Aufwendungen in vollem Umfang nicht angesetzt werden, wenn eine untergeordnete berufliche Veranlassung von weniger als zehn Prozent vorliegt.Beispiel „Teilnahme Fachkongress“:Ein Besuch eines zweitägigen Fachkongresses in Rom wird mit einer dreitägigen Privatreise verbunden. Vollständig als Betriebsausgaben abziehbar sind die Übernachtungs- und Verpflegungskosten für zwei Tage sowie die Kongressgebühren. Die Flugkosten sind nur anteilig zu 2/5 abzugsfähig.Beispiel „Dienstjubiläum“:An einer Feier zum 25. Firmenjubiläum nehmen 100 Gäste teil, davon 20 private Gäste des Firmeninhabers. Damit sind 20 Prozent der Kosten nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, 80 Prozent können steuerlich abgesetzt werden. ❙❚■ Rechtsanwältin Monika Wünnemann ist Referentin für Steuern und Finanzpolitik beim Bundesverband der Deutschen Industrie e.V.Reisekosten können nun in private und berufliche Anteile aufgeteilt werdenBei welchen Kosten lohnt sich eine Aufteilung zwischen beruflichem und privatem Anlass?Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten bei Geschäfts- oder Dienstreisen, insbesondere bei Teilnahme an Kongressen oder WeiterbildungenDienstjubiläumVIP-LogenTelefon- und InternetgebührenArbeitsmittel, zum Beispiel Anschaffungskosten für PCArbeitszimmerTypische Berufskleidung mwReisekostenabrechnungReisekosten Steuerlich Abziehbar?Ob die Kosten einer Geschäfts- oder Dienstreise steuerlich abziehbar sind und in welcher Höhe, hängt davon ab, zu welchen Anteilen sie beruflich oder privat veranlasst war. mw Veranlassung einer Geschäfts- oder Dienstreise:Berufliche Veranlassungvon als 90 Prozent (nur 10 Prozent privat)in voller Höhe absetzbare Betriebsausgaben

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