Im Vertrag die Spielregeln vereinbaren

Im Vertrag die Spielregeln vereinbarenIm Spiel wie im Geschäftsleben sind klare Regeln gefragt. Dies gilt auch für das Gestalten eines Outsourcingvertrags. Was Unternehmer hierbei alles beachten sollten.Logistikverträge schaffen Spielregeln für eine Geschäftsbeziehung, die beim Outsourcing von Logistikleistungen aufgrund des hohen Investitionsaufwands üblicherweise viele Jahre andauert. Eben deswegen lohnt es sich, auf die Gestaltung dieser Verträge besonderes Augenmerk zu legen. Denn: Der Outsourcingvertrag ist gesetzlich nicht geregelt und den Begriff der Logistik kennt das deutsche Gesetzesrecht ebenso wenig. Zudem sind Logistikoutsourcingprojekte selten von Anfang an vollständig planbar und brauchen gerade deshalb genaue Regeln, die auch nach den einzelnen Abschnitten des Outsourcingprojektes unterscheiden. Worauf gilt es bei einem solchen Outsourcingvertrag zu achten?1. Wer ist Vertragspartner?Achten Sie zunächst auf eine genaue Bezeichnung der Vertragsparteien – es ist schon vorgekommen, dass im Rubrum des Vertrages die X-AG als Vertragspartner aufgeführt wird, aber die X-GmbH unterschrieben hat. Der Jurist steht dann vor der kaum lösbaren Aufgabe, zu klären, ob Vertragspartner die AG oder die GmbH wurde.2. PräambelSie können das Outsourcingprojekt in einer Präambel des Vertrages beschreiben. Dies ist hilfreich, weil im Streitfalle ein Richter über eine solche Präambel die Hintergründe des Outsourcingprojektes erfährt und so leichter potenzielle Streitfälle entscheiden kann, insbesondere, wenn der Outsourcingvertrag für den Streitfall keine abschließenden, eindeutigen Regelungen vorsieht.3. LeistungsbereicheLogistikprojekte zeichnen sich dadurch aus, dass von dem Logistiker ein Sammelsurium von Leistungen zu erbringen ist. Dies können Transport-, Lager- und Werkleistungen sein, wenn der Logistiker – wie heute üblich – nicht nur für den Gütertransport verantwortlich ist, sondern auch für die Lagerung der Güter und für bestimmte Produktionsleistungen. Weil das Gesetz für diese Leistungen unterschiedliche Pflichtenprogramme und Haftungsregelungen vorsieht, sollten diese Leistungsbereiche genau umschrieben werden, um späteren Streitigkeiten vorzubeugen. Empfehlenswert ist insoweit, in einer Anlage zu dem Outsourcingvertrag aufzunehmen, welche Leistungen von dem Logistiker bezogen auf welchen Leistungsbereich zu erbringen sind (so genannte Prozessbeschreibung). 4. Change ManagementHieran schließt sich die Frage an: Muss der Logistiker nur die in dem entsprechenden Manual zu dem Outsourcingvertrag vorgesehenen Leistungen erbringen oder hat es der Kunde in der Hand, in bestimmtem Umfang ein so genanntes Change Management durch Change Requests zu betreiben? Hier sollte genau geregelt werden, ob über so genannte Change Requests überhaupt ein Change Management besteht und in welchem Umfang solche Change Requests von einem Kunden erteilt werden dürfen. Eine vollständige Umgestaltung der gesamten, oftmals mühsam verhandelten Prozessbeschreibung ist unbedingt zu vermeiden. Hinzu kommt, dass solche Change Requests unter Umständen zu Mehrarbeit führen, die im Rahmen der Vergütung berücksichtigt werden muss. Hier müssen Sie im Rahmen der Vertragsgestaltung darauf achten, wie Change Requests, soweit zulässig, vergütet werden.5. LeistungsphasenIn Logistikprojekten ist es auch üblich, zwischen verschiedenen Leistungsphasen im Rahmen der Projektabwicklung zu unterscheiden, wenn für die Abwicklung des Logistikprojekts bestimmte Entwicklungsleistungen, zum Beispiel die Errichtung eines Lagers, dessen Abnahme und erste Inbetriebnahme, erforderlich sind. Denn nur so ist es möglich, den Projektfortschritt zu überwachen.6. Key Performance IndicatorsEben auch vor diesem Hintergrund sind Key Performance Indicators (KPI) mittlerweile Standard in der modernen Logistik. Über die KPI wird ermittelt, ob vereinbarte Leistungsniveaus eingehalten, über- oder unterschritten wurden. Üblicherweise werden diese KPI mit der Vergütung über so genannte Bonus-/Malusregelungen gekoppelt. Dies bedeutet: Wird ein KPI unterschritten, droht abhängig vom prozentualen Ausmaß der Unterschreitung eine entsprechende Kürzung der vereinbarten Vergütung. Beispiel: A vereinbart mit dem Logistiker L, dass in einem von L für A unterhaltenen Warenlager bis 18.00 Uhr eingehende Bestellungen noch am selben Tag vollständig erledigt werden müssen. Eine Unterschreitung dieses KPI ist bis zu 2,5 Prozent folgenlos. Eine Unterschreitung zwischen 2,51 Prozent und 10 Prozent führt zu einer Kürzung der Vergütung um 10 Prozent, eine Unterschreitung zwischen 10,01 Prozent und 15 Prozent führt zu einer Kürzung der Vergütung um 15 Prozent. Wird der KPI um mehr als 30 Prozent unterschritten, entsteht für den betreffenden Tag kein Vergütungsanspruch von L.Eine solche Regelung ist juristisch betrachtet ein Vertragsstrafeversprechen. Um nach deutschem Recht wirksam zu sein, dürfen an eine Unterschreitung eines KPI keine unangemessenen Konsequenzen geknüpft werden.7. HaftungBei einem Outsourcing von Logistikleistungen werden verschiedene logistische Prozesse auf einen Logistiker übertragen. Für jeden einzelnen Leistungsbereich sieht das deutsche Recht aber unterschiedliche haftungsrechtliche Regelungen vor. So wird bei Transportleistungen danach unterschieden, ob der Logistiker als Frachtführer oder Spediteur tätig ist, und im Rahmen der Haftung zwischen Güterschaden, Verspätungsschaden, Güterfolgeschaden und Schadensfeststellungskosten sowie Schäden aus sonstigen Pflichtverletzungen unterschieden. Abhängig von der Schadensart haftet der Transporteur unterschiedlich. So haftet der Transporteur im Falle eines Güterschadens mit 8,33 Sonderziehungsrechten je Kilogramm beschädigten Guts und mit dem Dreifachen der Fracht im Falle von Verspätungsschäden. Diese präzise auf den jeweiligen Schaden bezogene haftungsrechtliche Unterscheidung kennt das Lagerrecht nicht. Hier haftet der Logistiker grundsätzlich unbegrenzt für jeden im Rahmen der Lagerung entstandenen Schaden. Dasselbe gilt, soweit dem Logistiker bestimmte Herstellungsschritte, zum Beispiel ein Zusammenbau von Produkten, übertragen werden. Um diesen unterschiedlichen gesetzlichen haftungsrechtlichen Lösungsvorschlägen gerecht zu werden, ist eindeutig zu regeln, ob die Haftungsregelung einheitlich für alle vertraglichen Pflichtverletzungen gelten soll, oder zwischen den unterschiedlichen von dem Logistiker zu erbringenden Leistungen unterschieden wird. Dies ist insbesondere zu berücksichtigen, wenn im Rahmen des Outsourcingvertrags auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), wie beispielsweise ADSp oder Logistik-AGB verwiesen wird. Denn diese AGB sind nicht für das Outsourcing von Logistikleistungen erstellt. Es besteht daher die Gefahr, dass die Haftung unzureichend über solche AGB geregelt wird und das Gericht im Streitfall vor die Frage gestellt wird, ob die AGB oder, weil der Streitfall in den AGB nicht (wirksam) geregelt ist, auf allgemeine gesetzliche Regelungen (zum Beispiel Transportrecht, Lagerrecht) zurückzugreifen ist. Wenn Sie im Rahmen des Outsourcings zwischen verschiedenen Leistungsphasen unterscheiden, sollte diese Unterscheidung auch im Rahmen der Haftung reflektiert werden. Denn: Der Logistiker wird beispielsweise nach einem Aufbau eines Lagers eine bestimmte Testphase beanspruchen, währenddessen das Lager nur unter Übernahme einer eingeschränkten Haftung betrieben werden soll.8. AuditrechteDer Kunde wird in bestimmtem Umfang Zugang zu dem Logistikunternehmen oder zu dem Ort der Leistungserbringung verlangen. Achten Sie darauf, dass klar geregelt wird, unter welchen Voraussetzungen dieses Auditrecht gewährt wird und welche Räumlichkeiten von dem Auditrecht umfasst sind.9. LenkungsausschüsseDa Outsourcingprojekte häufig vorsehen, dass für bestimmte Leistungen erst Prozesse gestaltet oder beispielsweise ein Lager errichtet und ausgestattet werden müssen, ist es üblich, den Projektfortschritt durch so genannte Lenkungsausschüsse überwachen zu lassen. Ein solcher Lenkungsausschuss ist ein besonderes Gremium, das von den Vertragsparteien paritätisch (in gleicher Anzahl) besetzt wird und regelmäßig tagt, um den Projektfortschritt nicht nur zu überwachen, sondern gegebenenfalls mit Vorschlägen auch gestaltend einzuwirken. Sie sollten hier genau regeln, wie dieser Lenkungsausschuss besetzt wird, wie häufig dieser Lenkungsausschuss tagt und ob dessen Entscheidungen eine Verbindlichkeit für die weitere Projektabwicklung zukommt.10. SchriftformSie kennen das. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sollen nur schriftlich erfolgen. Man nennt das eine Schriftformklausel. Kennen Sie aber auch das in Deutschland seit einigen Jahren geltende Schriftformvereinfachungsgesetz, mit dem die so genannte Textform (Paragraf 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)) eingeführt wurde? Von der Textform werden alle lesbaren Texte umfasst, die ihren Aussteller erkennen lassen und in sich abgeschlossen sind (zum Beispiel Fax, E-Mail, SMS, Power-Point). Ist vertraglich nichts anderes geregelt, wird die vertragliche Schriftform auch durch die Textform gewahrt. So kann die vertragliche Schriftform auch durch Protokolle eines Lenkungsausschusses gewahrt werden, die in PowerPoint erstellt wurden, zwischen den Vertragsparteien ausgetauscht wurden und wesentliche Änderungen/Ergänzungen hinsichtlich des Outsourcingvertrages vorsehen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass der Outsourcingvertrag nur im Wege der klassischen Schriftform geändert werden soll, dann ist klarzustellen, dass die Schriftform nicht durch die Textform gewahrt wird.11. BetriebsübergangIm Rahmen eines Outsourcings ist besonders zu prüfen und auszuschließen, dass mit dem Outsourcing kein Betriebsübergang verbunden ist. Ein Betriebsübergang liegt immer dann vor, wenn ein Betrieb oder Betriebsteil übergeht. Ist dies der Fall, dann gehen automatisch sämtliche Arbeitsverhältnisse, die zu dem Betrieb oder Betriebsteil gehören, mit über (vgl. Paragraf 613a BGB). Entscheidend ist daher, wie die Logistik zuvor abgewickelt wurde. Wenn hier diese Logistik zuvor mit eigenen Mitarbeitern des outsourcenden Unternehmens abgewickelt wurde, so ist eingehend zu prüfen, ob hier ein Betriebsteil übertragen werden soll, um sicherzustellen, ob hier Arbeitsverhältnisse übernommen werden müssen. Denn: Sie können die Rechtsfolgen eines Betriebsübergangs – automatischer Übergang der betroffenen Arbeitsverhältnisse – nicht ausschließen und müssen daher vor dem Abschluss des Outsourcingvertrages wissen, ob ein solcher Betriebsübergang vorliegt. ❙❚■ Christian Thomas Stempfle ist Prozessanwalt bei der Sozietät Nörr Stiefenhofer Lutz. Er leitet dort den Bereich Transport und Logistik.Ein Vertrag ist wie ein Puzzle – alle Details sollten passen

Im Vertrag die Spielregeln vereinbaren

Checkliste: Worauf bei betriebsbedingten Kündigungen zu achten ist

Aufkommensentwicklung Quartal 1/2022 bis Quartal 4/2022 im Vergleich zum Vorjahreszeitraum

MEISTGELESEN

Wasserstoff-Lkw: Bosch setzt auf neue Tanktechnik

Erfolgreich aus der Krise: Wandt Spedition startet neu

Deutscher Logistik-Preis 2026: Die Sieger stehen fest

NEWSLETTER