Der Konfigurator ist nur zum Spielen

Es kann auch schnell gehen. Wer einen Transporter für seinen Fuhrpark braucht, kann sich am Schreibtisch eine Stunde lang überlegen, was genau er haben will, sich beim Händler beraten lassen, einen vernünftigen Rabatt verhandeln, einen Kauf- oder Leasingvertrag unterscheiben - und nach ein paar Wochen das Fahrzeug abholen. Zu einem optimalen Ergebnis führt so ein hemdsärmeliges Vorgehen nicht. "Unsere Faustregel lautet: Sechs Monate Vorlaufzeit einplanen - vom Beginn des Ausschreibungsprozesses bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Fahrzeug benötigt wird", sagt Klaus Undeutsch, Nutzfahrzeugexperte der FleetCompany, einer Tochter des TÜV Süd, die für 140 Kunden Pkw- und Nutzfahrzeugflotten managt. Auch für kleine Flotten Zeit nehmen Für Fuhrparkverantwortliche, die nicht für die Beschaffung der 51.500 Transporter und Lkw, die die Deutsche Post DHL nutzt, zuständig sind, mag das lang klingen. Allerdings ist neben dem reinen Ausschreibungsprozess noch die Lieferzeit für das Fahrzeug inklusive möglicher Lieferengpässe, Produktionsstopps oder Werksferien zu überbrücken. Und es ist ärgerlich, wenn das neue Fahrzeug noch nicht zur Verfügung steht, wenn die Leasinggesellschaft den betagten Vorgänger abholt oder der neue Auftrag anläuft. Jeder professionelle Ausschreibungsprozess sollte mit einer ausführlichen Informationsphase beginnen. Welche Transporter gibt es auf dem Markt? Was sind ihre Stärken und Schwächen? Neben dem Informationsmaterial der Hersteller empfiehlt sich das Studium von Tests in Fachzeitschriften. Auch der zweite Teil der Ausschreibung findet im eigenen Büro statt. Bevor die Ausschreibungsunterlagen herausgeschickt werden, muss sich der Fuhrparkchef erst einmal klar werden, welche Spezifikation der künftige Neuzugang eigentlich haben soll. Anders als beim Pkw-Einkauf hilft ein Fahrzeugkonfigurator im Internet dabei nicht entscheidend weiter. Die Fahrzeugspezifikation ist abhängig vom Einsatzzweck. Ein Transporter, der im Nachtexpress vorwiegend auf Autobahnen unterwegs ist, sieht anders aus als ein Lastesel für die innerstädtische Paketzustellung. Motorisierung, Radstände, Aufbauart, Gewichtsklasse - alles muss auf den Transportzweck ausgerichtet sein. Ein weiteres Entscheidungskriterium ist: Soll das Fahrzeug auch von Fahrern bewegt werden, die nur einen Pkw-Führerschein ihr Eigen nennen? Oder kommen Transporter jenseits der 3,5-Tonnen-Grenze infrage? "Bei der Konfiguration der Fahrzeuge kann man folgenschwere Fehler machen", warnt Fuhrpark-Experte Undeutsch. Auch eine weitere Frage ist bereits zu Beginn der Ausschreibung zu klären: Will der Nutzer den Transporter kaufen - oder tendiert er mehr zum Leasing, wie es bei größeren Transporterflotten mittlerweile fast zum Standard geworden ist? In diesem Fall muss sich der Einkäufer entscheiden, ob er die Ausschreibung ein- oder zweistufig anlegen will. Einstufig bedeutet: Er fragt beim Händler direkt die Leasingraten ab. Zweistufig bedeutet: Er lässt sich zunächst den Kaufpreis anbieten und ermittelt auf dieser Basis im zweiten Schritt eine Leasingrate. Dieser Zwischenschritt ist sinnvoll, wenn für die Finanzdienstleistung auch herstellerunabhängige Leasinggesellschaften infrage kommen. Solche Leasinggesellschaften können, neben dem Händler, auch direkt als Bieter in die Ausschreibung aufgenommen werden. Diese Leasinggesellschaften verfügen als Großkunden über gute Beschaffungskonditionen bei den Fahrzeugherstellern, die sie zumindest teilweise an ihre Kunden weitergeben. Der Nachteil ist allerdings: Nicht immer läuft das Geschäft dann über die lokalen Händler, auf die der Fuhrparkbetreiber später bei Wartung und Reparatur zurückgreift. Nicht unwichtig ist die Frage, wie viele Anbieter der Einkäufer in die Ausschreibung einbeziehen sollte. Der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) empfiehlt, maximal sechs Anbieter anzufragen. Damit sei für genügend Wettbewerb gesorgt - und der eigene Aufwand halte sich in Grenzen. Aus dem gleichen Grund rät der VMF, in der Ausschreibung nur entscheidungsrelevante Punkte abzufragen. Für bessere Preise: Bedarfe bündeln In das gleiche Horn stoßen die Einkaufsexperten des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). "Umfangreiche Ausschreibungen suggerieren Scheingenauigkeit", heißt es im Leitfaden der BME-Fachgruppe Fuhrparkmanagement. Steht für die Anbieter zudem der Bearbeitungsaufwand im krassen Missverhältnis zur Geschäftschance, geben sie möglicherweise gar nicht erst eine Offerte ab, warnt der BME. Eine gute Chance, den Aufwand für beide Seiten zu vermindern, ist das Pooling von Ausschreibungen. Flottenbetreiber fassen dabei den kompletten Jahresbedarf an Transportern in einer Ausschreibung zusammen. Das bedeutet nicht, dass die Fahrzeuge zur gleichen Zeit geliefert werden müssen. Sie können innerhalb eines vereinbarten Zeitraums zu den verhandelten Konditionen abgerufen werden. Falls Einkäufer die jeweiligen Leasingraten der Anbieter miteinander vergleichen wollen, rät der BME-Leitfaden dazu, die Leasingraten über eine Laufzeit-Nutzungsmatrix abzufragen. Die Anbieter werden dazu aufgefordert, Leasingraten für verschiedene Nutzungsdauern - beispielsweise 24, 30, 36, 42 und 48 Monate - und verschiedene Jahreslaufleistungen - beispielsweise 40.000 und 50.000 Kilometer - abzugeben. So bekommt der Ausschreibende zudem ein Gefühl für den richtigen Austauschzeitpunkt. Das gilt besonders dann, wenn die Ausschreibung nicht nur die Leasingrate abfragt, sondern auch Servicekonditionen. Dies ist durchaus ratsam. Wartungs- und Reparaturverträge geben Kalkulationssicherheit und sorgen für Kostentransparenz. FleetCompany-Experte Undeutsch weist darauf hin, dass sich auch andere Bausteine wie Reifenservice in eine Servicerate integrieren lassen. Nicht alle Folgekosten lassen sich auf diese Weise transparent gestalten. Einen erheblichen Teil der Lebenszykluskosten machen die Kraftstoffkosten aus. Daher sollten die Verbrauchsangaben aus unabhängigen Tests in die Entscheidung einbezogen werden. Der TÜV-Report vermittelt zusätzlich einen Eindruck von der Haltbarkeit der Fahrzeuge. Tipp Tipps für die Ausschreibung - Genügend Zeit einplanen. Den Anbietern klare Fristen für die Bearbeitung setzen.- Bieterzahl begrenzen. Sechs angefragte Hersteller reichen, zu konkreten Verhandlungen sollten zwei bis drei Anbieter eingeladen werden.- Die Entscheidung nicht nur auf Grundlage der Einkaufskonditionen treffen, sondern auf Basis der Total Cost of Ownership. Dazu zählen auch Wartungs- und Verbrauchskosten sowie der Restwert.- Ist wenig eigenes Wissen über den Transportermarkt im Unternehmen vorhanden, empfiehlt es sich, bei der Ausschreibung mit spezialisierten Beratern zu arbeiten.- Den Liefertermin verbindlich festlegen - und zwar so, dass weder zwischen dem Ausscheiden des Vorgängerfahrzeugs und dem Eintreffen des neuen Transporters eine zeitliche Lücke entsteht, noch dass beide Fahrzeuge über längere Zeit parallel im Fuhrpark bleiben.- Nicht jedes Fahrzeug einzeln ausschreiben, sondern mehrere Fahrzeuge als Paket beschaffen. hel Checkliste Das gehört in eine Ausschreibung Mit diesen Inhalten klappt der Transporterkauf problemlos- Allgemeine Informationen zur Flotte- Ablauf der Ausschreibung- Detaillierte Spezifikation der Fahrzeuge- Abfrage der Einkaufskonditionen- Abfrage der Leasingkonditionen: Leasingfaktor, Rabatte, Restwerte, Abrechnung Mehr- und Minderkilometer- Abfrage der Servicekonditionen für Reifen, Wartung und Reparatur (einschließlich abweichender Kosten für Mehr- und Minderkilometer)- Informationen zur Preisbindung, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen helQuelle BME