Bürokratie digital ad acta legen – die digitale Fahrerbelehrung
Aktenberge und Verwaltungsfrust im Transportalltag können durch Automatisierung effektiv verkleinert werden.
Die gesetzlichen Regelungen zum gewerblichen Transport mit schweren Nutzfahrzeugen wurden in den letzten Jahrzehnten massiv ausgeweitet. Diese Vorgaben gehen mit einer Unmenge an bürokratischen Standardaufgaben einher, die häufig unter dem Schlagwort „Compliance“ zusammengefasst werden (z. B. Regelungen zu Lenk- und Ruhezeiten, Kontrolle von Führerscheinen und Fahrerqualifikationen, routinemäßige Fahrzeugchecks). Transportunternehmen umschreiben diese Maßnahmen eher mit Worten wie „Papierkrieg“, und empfinden sie häufig als lästige Pflicht. Denn Bürokratie bindet Personal in vielen Bereichen, füllt Regalmeter voll Aktenordner und kostet knappe Zeit und materielle Ressourcen.
Das Frustpotential steigt noch, wenn bei der alltäglichen Erfüllung der Vorgaben hochgradig ineffektive Prozesse zum Einsatz kommen. Um sich von handschriftlichen Notizen, Abtippen von Dokumentationen, Sichtkontrollen, Dokumentenkopien sowie Abheften und physischer Archivierung zu verabschieden, braucht es zeitgemäße Antworten. Eine solche bietet die „Papierlose Sozialverstoßbelehrung“ in der Webplattform des Softwareanbieters DAKO GmbH. Das Feature (Beta-Version) ist ein Ergebnis des hauseigenen Forschungsprojekts „KI-Basis“ (gefördert vom Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und dem Freistaat Thüringen) und steht exemplarisch dafür, wie digitale Werkzeuge helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen.
Die Belehrung der Fahrer zu begangenen Sozialverstößen ist in ihrer Form zwar nicht rechtlich geregelt, im Fall einer Behördenkontrolle muss diese aber lückenlos nachgewiesen werden. Die analoge Standardprozedur dazu sieht in etwa wie folgt aus:
- Recherche der Gesetzesgrundlagen und möglicher Bußgelder
- Abtippen und Ausdruck des Belehrungsformulars
- Übergabe des Belehrungsformulars über Postfach oder persönlich (meist mit zusätzlicher, mündlicher Belehrung)
- Fahrer unterschreibt oder macht eventuelle Einsprüche geltend
- Formular geht zurück an Verwaltung,
- Einscannen, Kopieren und Abheften des Belehrungsformulars
- Abheften eventueller Tachoausdrucke mit Notizen zum Verstoßgrund (Aufbewahrungspflicht).
Die digitale Fahrerbelehrung hingegen ist mit wenigen Klicks erledigt:
- Automatische Übernahme aller Verstöße, deren juristischer Erklärung sowie Bußgeldhöhen für den gewünschten Zeitraum in das Online-Formular
- Dieses kann direkt per E-Mail an den Fahrer gesendet werden: Kenntnisnahme und Unterschrift erfolgen vollständig digital. Auch die Archivierung in der digitalen Fahrerakte erfolgt automatisch und 100% rechtsicher.
Gesetzliche Regelungen und die bürokratischen Routinen mit denen sie verbunden sind, bleiben wichtig und richtig. Denn sie schaffen ein Maximalmaß an Sicherheit und Wettbewerbsgerechtigkeit. Letztlich kann jedes Transportunternehmen mit der Wahl der richtigen Werkzeuge darüber entscheiden, ob Bürokratie zu einer dauernden Last oder gar zu einer Chance wird. Treffen Sie DAKO auf der Messe transport logistic 2025 München und überzeugen Sie sich selbst!
DAKO GmbH
Die Geschichte der DAKO GmbH begann 2004 mit der Pionierarbeit auf dem Feld der Digitalisierung von Tachoscheiben. Auch beim Fernauslesen der ersten digitalen Fahrtenschreiber war das Unternehmen Vorreiter und führte diese Traditionslinie der Innovation bis zur aktuellsten Generation smarter Tachografen fort. Heute bietet DAKO Kunden und Partnern noch weit mehr als gesetzeskonforme Archivierung und Auswertung von Fahrer- und Fahrzeugdaten. Die IT-Enthusiasten aus Jena verknüpfen Daten rund um Fahrzeuge und Mitarbeiter zu verlässlichen Entscheidungsgrundlagen für echte Mehrwerte im Tagesgeschäft des gewerblichen Güterverkehrs.
