Zugang sichern

Zugang sichernEin wichtiges Schreiben rechtssicher an den Mann zu bringen – das ist in der Praxis oft gar nicht so einfach, wie es scheinen mag. Wie Sie den Zugang von Schriftstücken sicherstellen.Das ist zu viel! Der neue Werkstattleiter Karl A. wurde am Abend beim Verlassen Ihres Speditionsgeländes mit einer wertvollen Spezialmaschine beim Einladen in seinen PKW erwischt. Kündigung – und zwar fristlos! Doch schnell sind fast zwei Wochen seit dem Vorfall ins Land gezogen und spätestens innerhalb dieser Frist muss eine fristlose Kündigung ausgesprochen werden; so will es das Gesetz in Paragraf 626 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch. Sie schicken daher am letzten Tag der Zwei-Wochen-Frist einen Boten mit der schriftlichen Kündigung zu dem Übeltäter; der Einwurf in den Briefkasten erfolgt gegen 20.00 Uhr. Na denn, alles in Butter?Für eine Kündigung gilt – wie für die meisten schriftlichen Erklärungen –, dass sie erst dann wirksam wird, wenn sie dem Adressaten zugegangen ist. Ob und mit welchem Inhalt eine Kündigung dort ankommt, muss der Kündigende, also hier Sie als Arbeitgeber, beweisen. Das kann ganz schön knifflig werden. Am einfachsten ist es, wenn Sie das Kündigungsschreiben dem Betreffenden im Betrieb persönlich unter Zeugen übergeben oder sich den Erhalt der Kündigung von ihm direkt bestätigen lassen. Zugang hieb- und stichfest nachweisenIst der zu kündigende Mitarbeiter nicht mehr im Betrieb anwesend, so bleibt zumeist nur die Möglichkeit der Zustellung per Post oder per Bote. Bitte beachten Sie: Bei der Frage der Zustellung sind stets zwei Problemkreise zu beachten. Der Zugang der Kündigung ist das eine, was Ihnen aber alleine noch wenig nutzt, wenn der Empfänger zum anderen – was in der Praxis sehr häufig geschieht – den Zugang bestreitet. Dann sind Sie zusätzlich gezwungen, den Kündigungszugang hieb- und stichfest nachzuweisen. Bei Versand der Kündigung durch einen einfachen Brief gilt Folgendes: Die Kündigung ist dem Adressaten zugegangen, „wenn sie so in seinen Herrschaftsbereich gelangt ist, dass er nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann“. Diese ungelenke juristische Umschreibung besagt nichts anderes, als dass beim einfachen Brief der Einwurf in den Briefkasten des Empfängers ausreicht. Der Zugang ist an diesem Tag erfolgt, allerdings nur dann, wenn an diesem Tag auch noch vernünftigerweise mit der Leerung des Briefkastens zu rechnen ist; und rechnen mit einem abendlichen Blick in den Briefkasten kann man nach Ansicht der Gerichte nur noch bis etwa 19 Uhr. Später eingeworfene Briefe gehen erst am Folgetag zu (Bayerischer Verfassungsgerichtshof, Entscheidung vom 15. Oktober 1992, Az.: Vf. 117-VI-91). So auch in unserem Eingangsfall: Hier brauchte der Empfänger ab 19 Uhr nicht mehr mit einem Posteingang im Briefkasten zu rechnen. Die Kündigung war also erst am Folgetag zugegangen, somit verspätet und damit gänzlich unwirksam. Selbst wenn der Brief rechtzeitig in den Briefkasten flattert, bestreitet der Adressat häufig den Zugang. Dann sind Sie beweispflichtig! Häufig wird ein Schreiben mit normalem Einschreiben versandt. Ist der Empfänger anwesend, ist der Zugang im Allgemeinen nachgewiesen. Öffnet sich die Tür für den Postbediensteten nicht, so hinterlässt er im Briefkasten nur einen Benachrichtigungszettel; das Kündigungsschreiben selbst wird nicht eingeworfen, sondern beim nächsten Postamt hinterlegt. Damit ist die Kündigung also noch nicht zugegangen, sondern erst, wenn der Empfänger das Schreiben tatsächlich bei der Post abholt. Es besteht nach überwiegender Ansicht in der Rechtsprechung keine Verpflichtung des Adressaten, Einschreiben bei der Post abzuholen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 26. November 1997, Az.: VIII ZR 22/97). Ignoriert der zu kündigende Mitarbeiter daher das niedergelegte Kündigungsschreiben, so ist es – von Ausnahmefällen einmal abgesehen – nicht an ihn zugegangen.Fast alle Zustellungen bergen RisikenUmstritten ist leider die Frage, ob ein so genanntes Einwurf-Einschreiben ein zuverlässiger Nachweis des Zugangs der Kündigung ist. Bei dieser Variante wirft der Postbote bei Abwesenheit des Empfängers das Schreiben in den Briefkasten und vermerkt exakt, zu welcher Uhrzeit und an welchem Tag der Einwurf erfolgte. Diese Daten kann der Absender durch ein besonderes Verfahren abfragen. Wichtig: Allenfalls der Zugang des Schreibens ist wohl auf diese Weise nachweisbar, nicht jedoch auch, ob tatsächlich das Kündigungsschreiben und nicht etwa ein Schreiben mit einem ganz anderen Inhalt eingeworfen wurde.Was aber gilt, wenn zwar der Adressat der Kündigung bei Eingang des Schreibens nicht anwesend ist, aber eine andere Person das Schreiben in Empfang nimmt? Hier genügt es nach der Rechtsprechung (Bundesgerichtshof, Urteil vom 12. Dezember 2001, Az.: X ZR 192/00), „wenn der Betreffende als geeignet und ermächtigt gilt, Schriftstücke in Empfang zu nehmen“. „Empfänger“ können sein: Familienangehörige, die in derselben Wohnung leben (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 11. November 1992, Az.: 2 AZR 328/92), sonstige Haushaltsmitglieder (Bundessozialgericht, Beschluss vom 7. Oktober 2004, Az.: B 3 KR 14/04), der Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft oder ein Mitarbeiter des Empfängers (Bundesgerichtshof, Urteil vom 12. Dezember 2001, Az.: X ZR 192/00). Die wirklich sicherste Zustellungsform dürfte nach wie vor eine uralte und daher antiquiert anmutende sein: Wenn es Ihrem bisherigen Mitarbeiter möglich gewesen ist, jeden Tag von zuhause zur Arbeit in Ihren Betrieb zu kommen, so sollte es Ihnen wegen der immensen Bedeutung der fristgerechten Überstellung der Kündigung auch einmal möglich sein, diese Strecke umgekehrt zu bewältigen. Will heißen: Die Schreibkraft, die die Kündigung verfasst hat, legt die von Ihnen unterzeichnete Kündigung in das Briefkuvert ein und verschließt es. Sie fahren zusammen mit ihr zum Betroffenen. Ist er anwesend, übergeben Sie das Schreiben direkt; falls nicht, werfen Sie es in den Briefkasten, die Mitarbeiterin ist Ihre Zeugin. Dies stellt nicht nur den Zugang sicher, sondern verhindert, dass der Empfänger später behauptet, der Umschlag sei leer gewesen oder habe ein ganz anderes Schreiben enthalten, was in der Praxis nicht selten tatsächlich so vorkommt. Ihre Mitarbeiterin kann sodann vor Ort ein vorformuliertes Schreiben unterzeichnen, in dem Adresse, Anschrift, Datum, Uhrzeit und Briefkastenreihe benannt werden. Kündigung eigenhändig unterschreibenVerweigert der Empfänger die Annahme eines Schreibens berechtigt, etwa wegen Nachportos bei fehlender Frankierung, geht dies zulasten des kündigenden Arbeitgebers. Bei unberechtigter Annahmeverweigerung gilt das Schreiben jedoch als zugegangen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 26. November 1997, Az: VIII ZR 22/97).Die Frage des wirksamen Zugangs einer Erklärung stellt sich insbesondere bei einer E-Mail. Hier gilt: Die Erklärung ist beim Empfänger zugegangen, wenn sie in dessen Mail-Box eingegangen ist und er die Möglichkeit hatte, von der Nachricht Kenntnis zu nehmen. Bestreitet der Empfänger jedoch den Erhalt der Mail, muss der Absender den Zugang beweisen. Zu beachten ist: Eine arbeitsrechtliche Kündigung muss immer – gesetzlich zwingend – schriftlich erfolgen, also vom Chef eigenhändig unterschrieben sein. Dieses so genannte Schriftformerfordernis darf nach ausdrücklicher Regelung im Gesetz nicht durch eine elek-tronische Form, also E-Mail oder Fax, ersetzt werden. Bei nicht zwingend schriftlichen Erklärungen kann der Zugang einer E-Mail durch eine besondere Übersendungsart (nach dem Signaturgesetz) im Allgemeinen sichergestellt werden. Auch bei einem Faxschreiben gibt es nach Überzeugung der Rechtsprechung keinen automatischen Beweis des Zugangs, etwa aufgrund des OK-Vermerks des Sendeberichts (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 14. August 2002, Az.: 5 AZR 169/01). Fazit: Sämtliche genannten Zustellungsvarianten bergen im Grunde ein gewisses Restrisiko, falls der Empfänger den Erhalt bestreitet. Doch gerade bei Ausspruch einer arbeitsrechtlichen Kündigung erscheint die dargestellte Möglichkeit der persönlichen Zustellung als die sicherste Methode zu gelten. ❙❚■ Klaus Krohn, freier JournalistDass der Brief dem Adressaten wirklich zugegangen ist, muss der Absender nachweisen könnenTippWas Sie unbedingt beachten sollten:Eine arbeitsrechtliche Kündigung muss die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform streng einhalten. Daher ist eine Kündigung in elektronischer Form (E-Mail, Fax) per Gesetz ausdrücklich untersagt; die eigenhändige Originalunterschrift ist unumgänglich.Selbst wenn der Absender nachweisen kann, dass ein Schreiben als Brief zur Post gegeben worden ist, so reicht dies nicht als Nachweis des Zugangs beim Empfänger aus. Denn bei zur Post gegebenen Briefen besteht nach ständiger Rechtsprechung kein so genannter Anscheinsbeweis dafür, dass der Brief dann auch tatsächlich dem Empfänger zugegangen ist (Bundesgerichtshof, Urteil vom 21. Januar 2009, Aktenzeichen: VIII ZR 107/08). Idealerweise wird daher das Schreiben dem Adressaten persönlich übergeben – entweder im Beisein eines Zeugen oder gegen schriftliche Empfangsbestätigung. kk

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