Speditionssoftware

SpeditionssoftwareMit Software den Nebel lichtenKennzahlen sind in der Unternehmensführung ein Muss, doch sie sind kein Selbstläufer. Wie Speditionssoftware die Arbeit mit den relevanten Werten erleichtert und wie Sie die Software erfolgreich im Unternehmen einführen.Zu viele Kennzahlen vernebeln die Sicht auf das Wesentliche. Bevor ein Unternehmen sich mit Kennzahlen befasst, sollte es deshalb gründlich klären, welche Ziele es verfolgt und welche Probleme angegangen werden sollen, rät Professor Andreas Otto von der Universität Regensburg auf der VerkehrsRundschau-Fachkonferenz „Speditionssoftware – mehr Transparenz mit Kennzahlen“. Kurz: Eine eigene Kennzahlenstrategie muss her. Wer, was und warum klären„Mit einem Kennzahlensystem Erfolg zu haben, braucht viel mehr, als ein IT-System zu installieren“, lautet Ottos Kernbotschaft. Es muss vor allem klar sein, welche Zahlen überhaupt gemessen werden sollen. Hierbei rät Otto Speditionen zur Ermittlung der folgenden Werte: Fixkostenintensität, Kundenzufriedenheit, Deckungsbeiträge (von Aufträgen, Kunden und Produkten), Anlagennutzung, CO2-Ausstoß pro Sendung und die Strategieumsetzung. Kennzahlen dienen in erster Linie als Basis für Entscheidungen und dafür muss feststehen, wer die Entscheider sind, mahnt Otto an. Deshalb sollte ein Unternehmen vor der Arbeit mit Kennzahlen klar abgesteckt haben, wer die relevanten Entscheider im Unternehmen sind und welche Kennzahlen sie für ihre Arbeit brauchen. Ein gutes Kennzahlensystem unterstützt laut dem Professor vor allem die Strategieumsetzung des Unternehmens. Daher sollte es einen Zusammenhang zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand herstellen und die Aufmerksamkeit gezielt auf wesentliche Werte lenken. Dafür ist laut dem Wissenschaftler auch das Messintervall von Bedeutung. Monatlich zu messen, sei zu wenig und viel zu langsam, um Mitarbeiter über Sachverhalte zu unterrichten. „Ein gutes Kennzahlensystem zeigt jedem relevanten Mitarbeiter, wie erfolgreich er heute war und warum das so war“, so Otto. Ein Kennzahlensystem ist demnach nur dann gut, wenn es Mitarbeiter dazu animiert, von sich aus mit Kennzahlen zu arbeiten und benötigte Kennzahlen einzufordern, was Otto als Pull-Modus bezeichnet.Klare Sicht, statt Stochern im Nebel„Unsere Mitarbeiter sind geradezu süchtig nach neuen Zahlen“, beschreibt Simon Tiberius Fundel, Leiter Landverkehr bei Militzer & Münch, eben dieses Phänomen. Das war bei der Spedition mit Sitz in St. Gallen jedoch nicht immer so. Bis Mitte 2012 mussten zur Kennzahlenermittlung noch mühsam Daten aus verschiedenen Systemen beschafft und abgeglichen werden – Fehlerquellen inklusive. Die Mitarbeiter stocherten bei der Suche sowohl nach den Fehlern als auch nach den benötigten Daten oft im Nebel. Seit dem Sommer hat eine neue Kennzahlenstrategie den Nebel weggeblasen. Dabei hilft der Spedition eine übergeordnete Geschäftsanalytik-Software, die betriebswirtschaftliche, statistische und technische Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammenführt. Schwachstellen und Fehler lassen sich so viel schneller erkennen, und der „Daten-Nebel verschwindet“, so Fundel. In einer einzigen Lösung für Berichtersteller und -empfänger können nicht nur Reportings und Managementinformationen erstellt werden, sondern es können Analysen bis hinab auf die Sendungsebene durchgeführt werden. So haben die Mitarbeiter alle Unternehmensdaten im Blick. Dadurch erlebt Militzer & Münch den laut Otto erstrebenswerten Übergang vom Push- in den Pull-Modus: Die Mitarbeiter müssen also nicht dazu aufgefordert werden, sich mit den Kennzahlen zu beschäftigen, sondern sie tun dies von sich aus. Denn das neue System ist so aufgebaut, dass nicht nur Datenanalyseprofis, sondern auch engagierte Amateure sich die Informationen leicht beschaffen können. Das motiviert Mitarbeiter, ist sich Fundel sicher: „Ob Finanzzahlen oder Sendungszahlen – die Mitarbeiter wollen mehr“. Auf die Integration kommt es anAllen, die das auch wollen, rät Holger Grieb, Lead Consultant bei der Unternehmensberatung KSI-Consult, wenn es um den Einsatz von Speditionssoftware geht: „Integrieren statt einführen“. Ihm zufolge müssen sowohl Personen, Orte als auch Daten integriert werden. Er legt Unternehmen nahe, genau festzulegen, auf welche Abläufe, Daten und vorhandene Softwarepakete zwingend Rücksicht zu nehmen ist. Dabei sollte auch klar gekennzeichnet werden, welche Grenzen das bisherige System hat. Denn laut Grieb heißt die wichtigste Frage nicht: „Welche Software soll beschafft werden?“, sondern „welchen Nutzen soll die neue Software bringen?“. Dafür muss klar definiert werden, was gebraucht wird, und welche Grenzen das bisherige System hat. Deshalb ist das Lastenheft besonders wichtig. Es kommt im Unterschied zum Pflichtenheft nicht vom Auftragnehmer, sondern vom Auftraggeber. Hier kann ein Unternehmen Softwareanbieter auf seine Forderungen festnageln. Die fachlichen Ansprüche an Funktionen sollten darin ebenso beschrieben werden wie erforderliche Schnittstellen. Zusätzlich zu den Anforderungen darf auch die Beschreibung des konkreten Nutzens nicht fehlen, denn damit rückt das erstrebenswerte Ziel von „so wenig Kennzahlen wie nötig, aber so viele wie erforderlich“ am nächsten. Hat sich ein Unternehmen für eine bestimmte Software entschieden, sollte es eine Probeinstallation aushandeln. Beim Übergang zum Echtbetrieb rät Grieb Unternehmen, sich viel Zeit – insbesondere bei der Mitarbeiter-Schulung – zu nehmen, denn „das kleinste Glied determiniert die Funktionsfähigkeit Ihres Systems“, so der Berater.Cloud-Lösung für kleinere BetriebeAll das ist nicht wenig Aufwand, der kleinere Unternehmen oft abschreckt. Hier sieht Ralf Wiegand, E-Business-Experte am Institut der Deutschen Wirtschaft Consult (IDW Consult), Potenzial für Cloud-Lösungen. Dabei wird die Software nicht mehr auf dem firmeneigenen Server installiert, sondern über das Internet von einem Dienstleister zur Nutzung bereitgehalten. Neue Statistiken belegen, dass besonders bei Firmen mit zwei bis zehn Mitarbeitern die Akzeptanz für Cloud-Computing sehr hoch ist und schon in drei Jahren dreimal so oft zum Einsatz kommen wird wie heute. Trotz Bedenken bezüglich der Informationssicherheit in der abstrakten Wolke überwiegen laut Wiegand die positiven Erfahrungen. Die Einführung geht vergleichsweise schnell und ist ortsunabhängig, da die umfangreiche Installation auf den firmeneigenen Servern entfällt. Das rentiert sich laut dem Experten deshalb besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten. „Außerdem hat man keine Lizenz- und Updatekosten“, so Wiegand. Sorgen bezüglich möglicher Ausfallzeiten entkräftet er. Cloud-Anbieter geben eine 99-Prozent-Garantie, was pauschal Ausfällen von gut drei Tagen im Jahr entspricht – also auch nicht mehr, als einen die eigenen Server im Nebel stehen lassen. ❙❚■ Britta WinkgensDie Teilnehmer der Fachkonferenz in Köln lauschen den Tipps und Tricks rund um den Einsatz von SpeditionssoftwareAlle Fotos: VR/Britta WinkgensSpeditionssoftwareSpeditionssoftware: Mehr Transparenzmit Kennzahlen Moderne Unternehmensführung ohne Kennzahlen ist undenkbar. Bei der Ermittlung dieser Steuergrößen gewinnt der Einsatz von Speditionssoftware an Bedeutung. Mit der Fachkonferenz „Speditionssoftware – Mehr Transparenz mit Kennzahlen“ hat die VerkehrsRundschau Anwender, Anbieter und an Speditionssoftware Interessierte zusammengebracht. Zusätzlich zu den Fachvorträgen ausgewiesener Experten hatten die Teilnehmer in mehreren Workshops in Köln die Gelegenheit, Einblicke in eine Reihe von marktführenden Softwarelösungen zu gewinnen. Referenzkunden berichteten über den Einsatz der vorgestellten Lösungen in ihrem Unternehmen und die begleitende Fachausstellung bot Gelegenheit für den Austausch mit den Anbietern. bwDie Veranstaltung

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