Kennzahlen

KennzahlenFrühwarnsignaleFrühindikatoren helfen, eine drohende Insolvenz zu erkennen. Mit welchen Kennzahlen Transport- und Speditionsbetriebe Risiken im Unternehmen frühzeitig erkennen und rechtzeitig dagegensteuern können. Geologie-Professor Ulrich Schreiber machte unlängst in seinem Roman „Die Flucht der Ameisen“ auf das Frühwarnsystem „Ameisen“ aufmerksam. Würden Ameisen in der Eifel zuhauf fliehen, wäre dies ein Alarmsignal für einen bevorstehenden Vulkanausbruch, denn das aufsteigende Kohlendioxid würde die Insekten aus ihren Nestern vertreiben. Kein Wunder, dass sich da die Frage aufdrängt: und welche Alarmsignale nutzen Unternehmen? Was hindert sie – provokant gefragt – von Ameisen zu lernen?Leichter gesagt als getan. Denn vor allem Kleinbetriebe können sich keinen Controller leisten. Mit dem Tagesgeschäft überlastete Chefs müssen häufig zusätzlich Controller-Aufgaben übernehmen und damit gleichzeitig die Rolle des Kapitäns und Steuermannes. Erschwerend kommt hinzu, dass Kleinbetriebe oft keine messbaren Ziele definiert haben. Die geeigneten Navigationsinstrumente fehlen also. Mit der Folge, dass sich etwaige Abweichungen nicht schnell genug erkennen lassen und die notwendigen Maßnahmen daher häufig zu spät eingeleitet werden. Die bittere Folge: Im Krisenjahr 2009 meldeten 788 Transportbetriebe Insolvenz an, und in dieser Zahl sind nicht einmal die Betriebe enthalten, über deren Vermögen mangels Masse erst gar kein Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Der typische KrisenablaufNun kommen Krisen nicht über Nacht. Sie kündigen sich vielmehr wie Krankheiten durch typische Symptome an (s. Kasten unter www.verkehrsrundschau.de „Diese Krisensignale müssen Sie früh erkennen“). Der „typische“ Ablauf von Unternehmenskrisen sieht nach Erfahrungen von Insolvenzverwaltern etwa so aus: Drastische Auftragseinbrüche führen zu erheblichen Umsatz- und damit Einnahmeverlusten. Das Unternehmen gerät in Zahlungsschwierigkeiten. Zugleich verschlechtert sich die Ertragslage durch steigende Kosten, die sich wegen des Wettbewerbs nicht über höhere Preise auf die Kunden abwälzen lassen. Das führt zu Verlusten, oft auch zu einer Überschuldung. Kann ein Unternehmen dann seine Zahlungsverpflichtungen nicht mehr erfüllen oder türmt es einen zu hohen Schuldenberg auf, droht Insolvenz. Weitsichtige Transportunternehmer haben deshalb mittlerweile für alle Fahrzeuge kurzfristige Erfolgsrechnungen eingeführt. Diese Vor- und Nachkalkulationen basieren auf Fahrzeugkostenrechnungen, die auch in Form von Deckungsbeitragsrechnungen aufgebaut sind (s. Kasten „Nachkalkulation 40-t-Züge“ unter www.verkehrsrundschau.de). Mit den Kalkulationssätzen je Tag und je Kilometer ermitteln sie so monatlich die Ergebnisse je LKW vor Gewinn. Dabei ergeben sich die Kennzahlen Erlös je Kilometer, Soll- und Ist-Umsatz je Tag mit Abweichungen. Auch nutzen einige Dutzend Transportunternehmen seit Jahren in Erfahrungsaustausch-Gruppen die Kennzahlenvergleiche, etwa der Branchenberatungen SVG Consult, Reinhard Bellessem und der USL Unternehmensberatung Spedition und Logistik. So ist etwa Egon Bürger, Geschäftsführer der Spedition Stähler, seit vielen Jahren in einer Erfa-Gruppe des Unternehmensberaters Reinhard Bellessem aktiv (s. Kasten Seite 36). Als weiteres Frühwarninstrument hat sich die „Controlling-Ampel“ bewährt. Mit wenigen relevanten Kennzahlen, Kennzahlenreihen oder Benchmarks signalisiert diese Ampel in der Rotphase, wo Sofortmaßnahmen einzuleiten sind; auf Gelb, welche Bereiche zu analysieren sind und bei Grün, wo zunächst alles so weiterlaufen kann. Die Diplombetriebswirtin Jutta Meyer (SVG Zentrale) gibt dazu in ihrem Buch „Controlling kompakt“ viele nützliche Tipps. Bewertung nach SchulnotenWer auf die Schnelle die wirtschaftliche Situation seines Unternehmens grob durchleuchten will, kann dazu auch den von Unternehmensberater Peter Kralicek entwickelten Quick-Test nutzen (s. Kasten auf Seite 38). Bei diesem Test werden die Kennzahlen Eigenkapitalquote, Gesamtkapitalrentabilität, Schuldentilgungsdauer und Cashflow-Rate zur Beurteilung der finanziellen Stabilität und der Ertragskraft eines Unternehmens herangezogen und mit den Schulnoten 1 bis 5 bewertet.Zentrale Bedeutung haben generell alle Kennzahlen, die etwas über die Liquidität aussagen, also beispielsweise die Liquiditätsreserve, der Cashflow, die Debitorenüberdeckung und die Kreditorenlaufzeit. Die Liquiditätsreserve zeigt, wie lange die finanziellen Mittel ausreichen. Die flüssigen Mittel mit der noch nicht ausgeschöpften Kreditlinie bilden die Liquiditätsreserve. Sie sollte für mindestens zwei, besser für drei Monate ausreichen. Reicht diese Reserve nur noch weniger als zwei Wochen, müssen bei einem Firmenchef die Alarmglocken schrillen. Denn fehlende Liquidität und schlechte Zahlungsmoral sind für Unternehmen das größte Problem und Insolvenzgrund Nummer eins. Mit einem dynamischen täglichen Liquiditätsplan lassen sich laut Unternehmensberater Reinhard Bellessem Engpässe früh erkennen und managen (vgl. VR 45/2009, S. 34: „Bei Engpässen sofort reagieren“). Der Cashflow hängt eng mit der Liquidität zusammen. Er ist der Teil des Umsatzes, der an Liquidität im Betrieb verbleibt und für Investitionen, zur Schuldentilgung und zur Gewinnausschüttung zur Verfügung steht. Zur Bewertung der Liquidität gehört auch die Analyse von Debitoren und Kreditoren, also die kurzfristig zu erwartenden Geldein- und abgänge. Unternehmer müssen bei finanziellen Engpässen an diesen Stellschrauben drehen (s. VR 51-52/2009). Denn einerseits ist es dann dringend nötig, ausstehende Forderungen zügiger einzutreiben, andererseits sind Zahlungsziele besser auszureizen. Die Umsatzrendite zeigt dem Management, wie gut es seine Leistungen verkaufen und wie kostengünstig es diese produzieren kann. Je höher die Umsatzrendite, desto mehr Spielraum besteht, um rückläufige Preise und Kostensteigerungen aufzufangen. Diese wenigen, aber wichtigen Kennzahlen sollten auch Kleinbetriebe ständig nutzen, um sie zu verbessern. Denn sie fließen in die Ratingnote ein und sind entscheidend für die Bonität, die Kreditvergabe und die Zinskonditionen. Bilanz-Kennzahlen haben als Frühwarnindikatoren aber einige Schönheitsfehler, weil sie sich an vergangenen Perioden orientieren. Da Unternehmen ihre Bilanzen aber primär für den Fiskus erstellen, versuchen sie, keine hohen Gewinne darin auszuweisen. Bei einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung können sich jedoch andere Kennzahlen ergeben. Die Aussagekraft der „Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA)“, die auf den Zahlen der Finanzbuchhaltung basieren, lasse wegen unkorrekter AfA (Absetzung für Abnutzungen) und fehlender Abgrenzungen oft zu wünschen übrig, so die Argumentation von Beratern. Firmenchefs sollten sich daher bei ihrem Steuerberater ausführlich über die verschiedenen Auswerteoptionen und Services der Datev informieren. Und mit ihm abstimmen, wie sich die monatlichen Kennzahlen aussagekräftiger gestalten lassen. Denn die detailliertesten BWA nützen nichts, wenn sie falsche Signale senden oder der Mandant daraus keine oder falsche Konsequenzen zieht.Fazit: Transport- und Speditionsbetriebe brauchen heute dringlicher denn je aktuelle Frühwarnsignale über ihren Fuhrpark und über ihr Unternehmen. Nur so können sie rechtzeitig ihre Chancen und Risiken erkennen und die richtigen Maßnahmen starten. Der Aufbau eines Frühwarnsystems, wie im Artikel gezeigt, mag neben dem Tagesgeschäft lästig sein, zahlt sich aber aus. ❙❚■ Peter Stöffges, freier Fachjournalist@Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter www.verkehrsrundschau.deEinmal aufgebaut, hilft ein Frühwarnsystem, den Überblick übers Unternehmen zu bewahrenSpedition Stähler: Frühe Signale durch Erfahrungsaustausch Erfahrungsaustausch, zwei Kennzahlenvergleiche jährlich sowie Konditionsvergleiche, Referate und Betriebsbesichtigungen – das waren für Egon Bürger, Geschäftsführer der Spedition Stähler in Elz bei Limburg, vor fünf Jahren wichtige Gründe, bei einer von Unternehmensberater Reinhard Bellessem gegründeten Erfahrungsaustauschgruppe mitzumachen.Das Geschäftsmodell der Spedition Stähler stützt sich auf die vier Säulen Kraftverkehr, internationale Spedition, Lagerung und Inhouse-Logistik. Mit 75 Mitarbeitern erzielt das im Ballungszentrum Rhein-Main angesiedelte Unternehmen einen Jahresumsatz von 13 Millionen Euro. Die Fahrzeugflotte besteht aus 43 Sattel- und Gliederzügen. Etwa ein Drittel der Ladungen befördern eigene Fahrzeuge – aus Servicegründen. Zwei Drittel befördern Vertragsunternehmer, „das ist für uns überwiegend rentabler“, sagt Bürger.Dank der detaillierten Kennzahlenvergleiche kann Bürger Schwachstellen und Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und in Verbesserungsmaßnahmen umsetzen. Wichtige Kennziffern sind für ihn: die Kosten und Umsätze aller Fahrzeuge je Kilometer und die prozentualen Anteile der Diesel- und Personalkosten vom Umsatz. „Und dann ist für mich natürlich relevant, wie ich im Vergleich zu meinen Kollegen abschneide. Die Teilnahmegebühr zahlt sich für mich schon bei einem Treffen aus.“ psEgon Bürger, Geschäftsführer der Spedition Stähler in ElzPraxislösungKennzahlenWichtige Frühwarnsignale aus der FinanzbuchhaltungKennzahlenLiquidität LiquiditätsreserveCashflow in % des UmsatzesDebitorenüberdeckungSchuldentilgungsdauerKreditorenlaufzeitKapitaldienstfähigkeitRenditeUmsatzrenditeGesamtkapitalrentabilitätProduktivitätFormelnflüssige Mittel + freie KrediteCash Flow x 100Umsatz(Debitoren ./. Kreditoren) x 100 DebitorenFremdkapital ./. liquide Mittel CashflowVerbindlichkeiten x 365 UmsatzEBITDA Jahresüberschuss x100 Umsatz(Gewinn+Fremdkapital ./.Zinsen) x 100GesamtkapitalUmsatzAnzahl MitarbeiterQuelleFibu LiquiditätsplanBWA, GuVBilanzBWA, BilanzBWA, Bilanz,GuVFibu, Bilanz,GuVFibu, BWA,GuV, BilanzFibu, Bilanz,GuVFibu, BWAZyklustäglichmonatlich/jährlichMonatlich/JährlichjährlichmonatlichjährlichjährlichjährlichmonatlichAlarmsignale Sollwerte Hinweise Weniger als 2 WochenSoll: Minimum 2 MonateVgl. VR 45/2009, S. 34-35 10 %Soll: 30 %Differenzierung:- Immobilienschulden, die langfristig zu tilgen sind- Fahrzeugfinanzierung: 4-6 JahreSchnitt: ca. 3 JahreDurchschnittliche Dauer der Begleichung von VerbindlichkeitenSoll: > Annuität (= Zins+Tilgung) von Krediten. Zeigt den für Investitionen freien BetragWichtig für Kreditgespräche 8 %Straßengüterverkehr: 1 % Oft existieren stille Reserven und/oder Vermögenswerte in einer zweiten Firma als Besitzgesellschaft oder im PrivatbesitzIndividuell zu ermittelnKennzahlenQuick-test: Wie erfolgreich arbeitet ihr Unternehmen?KennziffernEigenkapitalquoteSchuldentilgungsdauer in Jahren Cashflow in % der BetriebsleistungGesamtkapitalrenditeSehr gut>30 % 10 %>15 %gut>20 % 8 %>12 %mittel>10 % 5 %> 8 %schlecht

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