Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeit und Kosteneffizienz gewinnen in der Logistik immer mehr an Bedeutung. Während der Leistungsumfang und die Anzahl der zu transportierenden Sendungen zunimmt, verschlechtern sich die Margen. Die Digitalisierung kann helfen. Didier Hunn, Experte für Logistiklösungen beim DMS-Spezialisten Kendox fasst wichtige Themen zusammen, mit denen die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Logistikbranche das nächste Level erreichen kann.
Hohe Dokumentenvolumina und differenzierte Anforderungen
Jeder Transport einer Ware ist mit einer großen Anzahl von Dokumenten verbunden – ob bereits digital oder in Papierform. Dazu gehören Speditions-/Transport-, Zoll- und Lagerbelege, sowie auch Belege für den Kundenauftrag, Gebindescheine, Track-and-Trace-Informationen und vieles mehr. Ein Transport löst zahlreiche Prozesse mit Dokumenten aus – selbst wenn die Prozesse digitalisiert sind. Immer öfter müssen auch Dokumente elektronisch an Kunden zurückgeführt oder auf Plattformen zur Verfügung gestellt werden – z.B. Ablieferbelege und Rechnungen, etc. Da fast alle Prozesse den Umgang mit Dokumenten beinhalten, übernehmen Enterprise Content Management- (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) eine Schlüsselrolle innerhalb der Digitalisierung.
„Große Logistikunternehmen transportieren mehrere tausend Sendungen pro Tag und verarbeiten entsprechend hohe Dokumentenmengen pro Tag und Monat. Automatisiertes und intelligentes Digitalisieren von Dokumenten und das entsprechende Anstoßen und Verarbeiten von Folgeprozessen kann hierbei eine enorme Arbeitserleichterung bewirken und gleichzeitig die administrativen Prozesskosten pro Sendung deutlich reduzieren“, erklärt Hunn. „Gerade in der Logistik sehen wir den größten Bedarf daher aktuell in der intelligenten Prozessautomatisierung bei der Bearbeitung von Belegen.“
Der Bedarf am Markt ist sehr unterschiedlich. Mittelständische und große Logistikunternehmen haben meistens bereits eine ECM-/DMS-Lösung im Einsatz. Bei ihnen ‚brennen‘ aktuell Themen wie die Kollaboration mit Geschäftspartnern und die Nutzung von digitalen Signaturlösungen. Zusätzliche Prozessverbesserungen können in diesem Segment vor allem durch KI-gestütztes, intelligentes Capturing bei der Belegverarbeitung erzielt werden, da viele Unternehmen inzwischen veraltete Lösungen einsetzen. Kleine bis mittelständische Unternehmen stehen hingegen meist noch ganz am Anfang.
1. ECM- oder DMS-Lösungen schaffen die Basis
Bei Unternehmen, die bisher noch kein ECM- oder DMS einsetzen, schafft ein für die Logistikbranche optimiertes System die Basis, um sendungsbezogene Belege, Dokumente, Informationen und Vorgänge sachlogisch zusammenzufassen. Es unterstützt zudem bei deren sicheren und rechtskonformen Aufbewahrung in Form von digitalen Akten in einem zentralen, digitalen Archiv. Neben vorgegebenen internen Strukturen und Gliederungen verfügen die digitalen Akten über beschreibende Eigenschaften in Form von Datenfeldern. Über die Vergabe von Zugriffsberechtigungen wird die Einhaltung von Datenschutz (zum Beispiel DSGVO oder Schweizer DSG) und spezifischen Aufbewahrungsrichtlinien geregelt. Eine Digitale Sendungs- oder Speditionsakte beinhaltet u.a. definierte Strukturen für Sendungsbelege, Zollbelege, Lagerbelege und viele weitere Dokumente wie Kundenaufträge, Gebinde-Scheine, Track & Trace-Informationen.
Auch für Unternehmen, die diesen Schritt bereits umgesetzt haben, gibt es Ansatzpunkte, um die Digitalisierung auf das nächste Level zu bringen.
2. KI-basiertes Scanning & Capturing ermöglicht eine intelligente Automatisierung
Die bequeme Möglichkeit, papierbasierte Dokumente automatisch und schnell zu erfassen, zu klassifizieren und mit einem intelligenten Belegdaten-Erkennungsmodul zu indizieren ist eine Kernkompetenz einer effektiven DMS-Lösung. Allerdings setzen viele Logistiker inzwischen veraltete Lösungen ein. Mithilfe von KI und Machine Learning-Technologien sind fortschrittliche Lösungen in der Lage, gescannten Dokumente nach dem Capturing-Prozess automatisch in DMS-Sendungsakten zu integrieren. Je nach Dokumentart und -Attributen werden auch automatisierte Prozesse durch das Workflowsystem initiiert. Auf diese Weise können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisch und mit einem integrierten, auf KI-Technologien basierenden Lernmodus verarbeitet werden. Das erleichtert die Arbeitslast für die knappen personelle Ressourcen. Zu den wichtigen Merkmalen solcher Scanning- und Capturing-Lösungen gehören: die Verarbeitung von mehreren tausend Dokumenten pro Tag, die automatisierte Belegerkennung mit intelligentem Lernmodus, das Erstellen standardisierter Belegprofile (beispielsweise Lieferscheine, PODs, CMR-Frachtbriefe, AWBs, Lagerscheine, Rechnungen und Gebinde-Scheine) sowie die Übernahme von Dokumenten aus E-Mail-Postfächern oder Dateiablagen.
3. Digitales Prozessmanagement hilft beim Automatisieren manueller Prozesse
Zur Verringerung aufwändiger manueller Prozesse bieten viele DMS-Lösungen eine sogenannte «Workflow-Engine». Das ist ein integrierter Vorgangsmanager, mit dessen Hilfe auf elektronischen Dokumenten basierende betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden können. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Belegprozesse abbilden. Die Standardisierung und Automatisierung von Routineprozessen führt zu Arbeitserleichterung, Transparenz und Beschleunigung in der Prozesskette. Für die Logistikbranche sollten dabei folgende Prozesse in der Lösung integriert sein: Automatisierte Verarbeitung der Sendungsdokumente wie POD und Frachtbriefe etc.; Prozesse für das Abweichungsmanagement bei Gebinde-Differenzen oder Schäden; Rechnungsprüfungsprozesse (P2P) für Allgemeinkosten und Sendungskosten (wie Fremdfahrerkosten mit Validierung zum Auftrag) sowie die Option, weitere Prozesse zu ergänzen.
4. Prozessintegration schafft Transparenz in der Logistikkette
Kollaboration steht auf der To-Do-Liste vieler Logistiker ganz oben auf der Agenda. Spediteure möchten übergreifende Prozesse zu Geschäftspartnern oder Kunden mit einer passenden Lösung realisieren und somit ihre Kunden und Partner in die Prozesse einbinden. Auf der anderen Seite erwarten Kunden und Partner heute ganz selbstverständlich, dass sie in Echtzeit über den Versand, Aufenthaltsort oder das Eintreffen einer Ware informiert werden. Logistiker benötigen deshalb Lösungen, die es ermöglichen, dass auch Kunden und Geschäftspartner Einblick und Zugriff auf Sendungs- und Lieferinformationen erhalten. Das automatisierte Versenden solcher Informationen sind Prozesse, die sich bequem aus dem DMS heraus steuern lassen. Das DMS sorgt dafür, dass ein Beleg in dem Moment, in dem er entsteht (zum Beispiel, wenn die Ware ausgeliefert wird), übergreifend in allen Systemen erfasst wird und entsprechende Folgeprozesse automatisch stattfinden. Mit der Information über die Auslieferung der Sendungen erhält der Kunde einen Link zu den nötigen Informationen, kann den Beleg einsehen und beispielsweise in sein ERP-System übernehmen. Darüber hinaus kann zusätzlich auch das automatische Versenden einer Rechnung ausgelöst werden.
5. Digitale Signaturlösungen vereinfachen übergreifende Signaturprozesse
Mit der Einbindung von digitalen Signaturlösungen, wie actaSIGN, AdobeSign, DocuSign oder Skribble, wird die Automatisierung der Unterschriftsprozesse mit internen und externen Vertragsparteien, auch im internationalen Geschäftsumfeld möglich. Das DMS übergibt Dokumente über geeignete Schnittstellen (WebAPI) zum Zweck der digitalen Signatur direkt an die Signaturlösung. Die Ergebnisse der einzelnen Signaturprozesse werden auf den signierten Dokumenten gespeichert und wieder im DMS hinterlegt. Auf diese Weise ist direkt nachvollziehbar, wer wann welche Dokumente digital unterzeichnet hat. Das vereinfacht die Prozesse und sorgt für Transparenz und Sicherheit. Gerade in der Transportlogistik sind oftmals auch Herkunftsnachweise erforderlich. Mit digitalen Signaturen können sowohl Dokumente als auch Prozessschritte autorisiert werden. Über die digitale Signatur wird die Identität von natürlichen Personen, die mit der jeweiligen Bearbeitungsaktivität verbunden sind, festgehalten und zum Zwecke der Beweissicherung gespeichert, zum Beispiel im Schadensfall.