Frachtbrief digitalisieren: Praxisbeispiel aus der Logistik

Papierbasierte Prozesse in der Transportlogistik bedeuten vor allem eines: Viel manueller Aufwand, Medienbrüche und stets das Risiko, dass etwas nicht dort landet, wo es hingehört. Beim Transport- und Logistikunternehmen Chr. Carstensen Logistics aus Handewitt in Schleswig-Holstein ist Papier schon lange nicht mehr gewünscht - und das Unternehmen hat schon viel getan, um seine Abläufe zu digitalisieren. "Papierlose Prozesse entsprechen dem Zeitgeist unserer Firma", betont Denise Kühn, Head of Pallets & Administration bei Chr. Carstensen Logistics. Transportaufträge würden demnach digital übers TMS vergeben, Rechnungen in Papierform lehne das Unternehmen grundsätzlich ab. "Alle reden seit Jahren von der papierlosen Spedition - aber es passiert viel zu wenig", klagt Kühn. "Bei Partnern und Kunden, die strikt dagegen sind oder sich nicht auf einen Kompromiss einigen wollen, mussten wir in der Vergangenheit auch schon die Zusammenarbeit beenden - weil wir es anders einfach nicht mehr darstellen können. Wir wollen es auch nicht." Der einzige Bereich, wo Chr. Carstensen Logistics noch mit Papier arbeiten muss, sind die Abliefernachweise. "Der Fahrer bekommt an den Be- und Entladestellen immer noch Papierstapel in die Hand gedrückt, teilweise bestehen unsere Kunden noch auf original Lieferscheinen oder Wiegenoten", sagt Timo Nienhaus, Head of IT & Business Process Management bei Chr. Carstensen Logistics. Hier den Schritt zum digitalen Transportdokument zu gehen, war also naheliegend. Hohe GMP-Anforderungen Für die Einführung digitaler Frachtdokumente hat sich das Team bewusst einen Bereich ausgesucht, der besonders komplex ist: 32 der insgesamt 220 Lkw setzt Chr. Carstensen Logistics im Silobereich ein. "Silotransporte sind aufgrund der GMP-Anforderungen weitaus aufwendiger als Standard-Transporte", betont Nienhaus. Es werde von verschiedenen Arten von Futtermitteln und Futtermittelzusatz über Mehl bis hin zu Blutplasma alles Mögliche transportiert. "Wir müssen nicht nur dafür sorgen, dass das Silo ordentlich gereinigt wird, sondern auch alles penibel dokumentieren und vorlegen können", so Nienhaus. Es muss schließlich nachvollziehbar sein, was vorher transportiert wurde, wie gereinigt wurde und - wenn extern gereinigt wird - welche Zertifikate dazugehören. Diese Nachweise müssen nicht nur im Büro auffindbar sein, sondern im Prozess mitreisen und bei Bedarf sofort vorliegen. Die eigentliche Herausforderung steckte allerdings nicht nur in Art und Anzahl der Dokumente, sondern in der Logistik-Realität: Die Fracht hängt nun mal am Trailer, nicht am Fahrzeug. Trailer werden getauscht, kombiniert, weitergezogen. Wer also ein digitales Transportdokument einführt, muss sicherstellen, dass Daten und Nachweise nicht im Handschuhfach eines Lkw liegen bleiben, sondern dem Trailer folgen. Kurzporträt Chr. Carstensen Logistics Das 1892 gegründete Familienunternehmen Chr. Carstensen wird heute in fünfter Generation von den Brüdern Christian und Thies Carstensen geführt. Das Transport- und Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Handewitt bei Flensburg sowie mit Standorten in Langenhagen und Lüdenscheid bildet nationale und internationale Transporte jeglicher Art ab, ergänzt durch Leistungen im Bereich Lagerung mit rund 100.000 Quadratmetern Hallenfläche. Die Flotte besteht aus 220 Lkw, von denen 32 im Silobereich eingesetzt werden. Ein wichtiger Baustein bei Chr. Carstensen Logistics sind die liegenden Silofahrzeuge: Diese Spezial-Lkw haben bis zu acht Kammern und sind für Kunden im Tageseinsatz auf Fahrt, um die Nutztierernährung in Nord-, Mittel- und Ostdeutschland sicherzustellen. Workflow über Tablets Zwei Partner haben Chr. Carstensen Logistics schließlich dabei unterstützt, Frachtbrief und Begleitdokumente zu digitalisieren. "Wir sind Mitglied bei der Genossenschaft Logenios, die uns den digitalen Frachtbrief gebaut hat. Der Workflow wird über die Tablets unseres Telematik-Anbieters Spedion gesteuert", berichtet Nienhaus. Der Weg in die Praxis begann mit einer Pilotphase, bewusst klein und kontrolliert. Chr. Carstensen nahm bis zu drei Lkw und Trailer, integrierte den neuen Workflow und ließ ihn vier Wochen im echten Betrieb laufen. In dieser Phase wurde nichts durchgewunken: Man kontrollierte manuell nach, ob wirklich alles vorhanden war, was man im Alltag brauchte - inklusive Reinigungszertifikaten bei Fremd- und Eigenreinigung. Parallel wurden die betroffenen Bereiche früh eingebunden, weil schnell klar war, dass ein digitales Transportdokument nicht nur die Fahrer betrifft. Qualitätsmanagement, Silofahrer, Siloabteilung, Abrechnung und IT saßen mit am Tisch, um gemeinsam festzulegen, wie der Prozess sauber funktioniert und wer welche Verantwortung im digitalen Ablauf trägt. Seit Anfang Januar 2026 ist das System im Einsatz und die Frachtbriefe werden digital so abgebildet, wie sie auf dem Papier auch aussehen würden. "Der Fahrer ergänzt zu seinen vorhandenen Daten auf dem Tablet Gewichte und lässt Be- und Entladestellen auf dem Tablet unterzeichnen", erklärt Nienhaus. Und wenn sich ein Empfänger weigert, auf dem Tablet zu unterschreiben? Dann hat der Fahrer laut Nienhaus mehrere Möglichkeiten: Liegen Lieferscheine und Wiegenoten in Papierform vor, wählt er über das Tablet "Unterschrift auf Original-Dokumenten" aus und lädt diese anschließend als Foto zum Auftrag ins TMS. "Die andere Variante wäre: Der Fahrer muss handschriftlich einen Frachtbrief ausfüllen und dem Empfänger zur Unterschrift vorlegen", so Nienhaus. In beiden Fällen werde trotzdem der digitale Frachtbrief zum Auftrag erstellt. Der Kunde könne sich dann alle Dokumente im Portal ansehen und herunterladen. Darüber hinaus sei auf jeder Rechnung ein Link hinterlegt, worüber die Abliefernachweise abgerufen werden können. Empfänger ziehen mit In Sachen Akzeptanz ist teilweise aber noch ein Weg zu gehen: "Im Silobereich haben wir null Gegenwehr. Die Empfänger sind nicht das Problem, es sind eher die großen Spediteure, die Original-Lieferscheine oder -Wiegenoten benötigen oder den Link auf unserer Rechnung nicht akzeptieren und einen Abliefernachweis auf Papier haben wollen", stellt Nienhaus fest. Das alles sei nicht nur wahnsinnig aufwendig und binde unnötig Ressourcen, sondern sei auch fehleranfällig. Seine Kollegin Denise Kühn fügt hinzu: "Allein für das Einscannen und Zuweisen der Eingangsbelege hatten wir noch eine Vollzeitperson angestellt." Die Digitalisierung trägt aber schon Früchte: So konnten in diesem Bereich bereits Mitarbeiterressourcen eingespart beziehungsweise anderweitig genutzt werden, wie Kühn erklärt. Jetzt die Planen-Transporte Der nächste logische Schritt ist nun, den digitalen Frachtbrief auch bei den Planen-Transporten einzuführen. Mit dem komplizierten Szenario Silotransporte anzufangen war nur konsequent, findet Head of IT Nienhaus und resümiert: "Man muss in der Hölle starten, um es zum Schluss einfacher zu haben."

Frachtbrief digitalisieren: Praxisbeispiel aus der Logistik

Checkliste: Was tun bei Anzeige wegen Falschparken?

Transfrigoroute-Branchendialog

MEISTGELESEN

Hödlmayr übernimmt Gartner‑Sparte für High‑&‑Heavy‑Logistik

Trotz Streikabsage der Unatras: Generalstreik in Italien steht an

Sperrungen am Autobahnkreuz Bonn/Siegburg bis 2027

NEWSLETTER