Beleglose Buchhaltung: Dienstleister verwaltet elektronisches Archiv

Auf diese Art der Datenarchivierung hat sich beispielsweise der Rudolph EDV-Service, eine Tochter der Rudolph Logistik Gruppe, spezialisiert. Zu den Kunden gehört unter anderem das Getriebebauunternehmen Fikentscher. Alle Belege werden in der Kasseler Fikentscher-Zentrale eingescannt und per Standleitung automatisch an das Rudolph-Rechenzentrum übermittelt und hier entsprechend indiziert. Benötigt Fikentscher bestimmte Belege, hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten, auf die Datenbank zuzugreifen. In Kassel wird dafür die Standleitung und eine Client-Software genutzt, während sich die Niederlassungen Weimar und Fulda über das Internet in die Datenbank einloggen. In beiden Fällen finden die Fikentscher-Mitarbeiter mittels der vorher indizierten Kriterien problemlos die gewünschten Belege und können sie an ihrem PC anzeigen, abspeichern und ausdrucken.