„Hallo Fahrer, Auftrag läuft“: Effektives Transportmanagement mit schlanken Tools

Effiziente Kommunikation zwischen der Disposition und dem Fahrpersonal in einer Spedition ist ein entscheidender Faktor für reibungslose Abläufe im Transportwesen. Doch während viele digitale Lösungen an ein umfassendes Transport Management System (TMS) gekoppelt sind, braucht es nicht zwangsläufig ein solches, um Prozesse zu digitalisieren und die Kommunikation zu verbessern. Was viele nicht wissen: Auch für kleine und mittelständische Unternehmen existieren heute praxisnahe Alternativen, die ohne hohe Investitionshürden funktionieren. Solche Tools haben spürbare Effekte auf die Effizienz im Arbeitsalltag.

Digitale Tools, mobile Anwendung

Ein zentraler Hebel für die Organisation des Arbeitsalltags liegt in der Art der Auftragserfassung und -übermittlung. Für die Auftragserfassung wird in der Regel ein Transport Management System (TMS) benötigt. Die Auftragsübermittlung erfolgt in vielen Betrieben noch immer per Telefon oder über die Abarbeitung von Excel-Tabellen, was nicht nur zeitintensiv ist, sondern auch fehleranfällig. Unvollständige Informationen, Rückfragen oder Sprachbarrieren erschweren den Ablauf. Digitale Tools, die auf mobilen Anwendungen basieren, bieten hier eine einfache Möglichkeit, Aufträge klar strukturiert zu erfassen und zu übermitteln - inklusive relevanter Zusatzinformationen wie speziellen Kundenhinweisen, Anfahrtsskizzen oder Lieferdokumenten.

Ein weiterer Vorteil solcher Lösungen ist die asynchrone Kommunikation: Informationen werden nicht in Echtzeit telefonisch ausgetauscht, sondern digital unmittelbar bereitgestellt und bei Bedarf abgerufen und beantwortet. Das entlastet Disponenten, reduziert Unterbrechungen und sorgt für mehr Ruhe im Tagesgeschäft. Gleichzeitig ermöglichen Statusmeldungen aus dem Fahrzeug – etwa zur Ankunft am Zielort oder bei Stau oder Pannen unterwegs – eine bessere Planung und schnellere Reaktionsmöglichkeiten bei Abweichungen.

Bessere Kommunikation in multinationalen Teams

Besonders relevant wird die Auftragskommunikation in multinationalen Teams. Moderne Anwendungen integrieren Übersetzungsfunktionen, mit denen Fahrer und Disponenten automatisch in ihrer jeweiligen Sprache kommunizieren können. Dies verringert Missverständnisse und vereinfacht die Zusammenarbeit. Darüber hinaus lassen sich auch Prozesse wie Krankmeldungen oder Urlaubsanträge über mobile Anwendungen abbilden – ein weiterer Baustein für eine moderne, digitale Disposition.

Nicht zuletzt steigert die Möglichkeit zur Fotodokumentation und zur digitalen Nachverfolgung von Lieferstatus und Zustellnachweisen die Transparenz entlang der Lieferkette. Diese Funktionen sind nicht nur im Schadensfall von Vorteil, sondern auch bei der Qualitätssicherung und Reklamationsbearbeitung.

Auftragskommunikation ohne vollständiges TMS

Ein Beispiel für eine solche schlanke Lösung kommt von RIO, der digitalen Marke der TRATON GROUP. Über die Kombination aus der Plattform RIO und der App Pocket Driver lässt sich das Modul Order Communication nutzen – eine einfache und effektive Lösung zur Auftragskommunikation, die speziell für kleinere Fuhrparks und Betriebe ohne eigenes TMS entwickelt wurde. Aufträge lassen sich einfach auf der RIO Plattform ohne TMS erzeugen und direkt in die App übertragen, Fahrer erhalten alle notwendigen Informationen strukturiert und mehrsprachig auf ihr Smartphone. Dank integrierter Schnittstellen ist auch die Anbindung an externe Systeme problemlos möglich. Für Fuhrparkmanager steht die App Pocket Fleet zur Verfügung. Sie ermöglicht ein mobiles Flottenmanagement und damit die Möglichkeit, jederzeit Fahrzeuge und Fahrer samt der wichtigsten Statusinformationen im Blick zu haben.

Gerade in einem zunehmend komplexen Transportumfeld zeigt sich: Es muss nicht immer die ganz große, umfassende Lösung sein. Oft reichen gezielte, einzelne digitale Bausteine aus, um Kommunikationsprozesse zu verbessern und die tägliche Arbeit im Speditionsalltag spürbar zu erleichtern.