Vertraulichkeitsvereinbarung

VertraulichkeitsvereinbarungVertrauen ist gut, einVertrag ist besserUm zu vermeiden, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten, vereinbaren viele Unternehmen mit ihren Kunden oder Lieferanten Stillschweigen. Was man bei einer sogenannten Vertraulichkeitsvereinbarung beachten sollte. Wenn Unternehmen zusammenarbeiten wollen, müssen im Vorfeld bestimmte Informationen ausgetauscht werden. Nur so lässt sich feststellen, inwiefern eine Kooperation sinnvoll ist. Der Erfolg der Zusammenarbeit hängt oft davon ab, in welchem Umfang die Daten zur Verfügung gestellt werden. Dabei besteht das Risiko, dass Betriebsgeheimnisse an die Öffentlichkeit gelangen oder die Konkurrenz sensible Daten in die Finger kriegt.Bevor man Preise veröffentlicht oder Lieferantenverzeichnisse herausgibt, sollte man den potenziellen Geldgeber, Geschäftspartner oder Dienstleister vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichten. Eine sogenannte Vertraulichkeitsvereinbarung stellt sicher, dass der Informationsempfänger bestimmte Angaben nicht in Hände unbefugter Dritter gibt, die daraus einen Wettbewerbsvorteil erzielen und den Informationsinhaber finanziell empfindlich schädigen können.Gesetz gegen unlauteren WettbewerbDie Pflicht zum Schutz von Unternehmensgeheimnissen ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Laut Paragraf 17 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) droht Mitarbeitern des Informationsempfängers eine Geldstrafe oder eine Gefängnisstrafe von bis zu drei Jahren, wenn sie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse während der Geltungsdauer des Dienstverhältnisses absichtlich verraten. Doch die gesetzlichen Regeln reichen häufig nicht aus. Allein deshalb, weil hier nicht geklärt ist, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.Wichtig ist deshalb, dass Geschäftspartner per Vertraulichkeitsvereinbarung ausdrücklich definieren, welche Informationen geheim sind. Grundsätzlich kann der Auftraggeber mit einem möglichen Auftragnehmer vertraglich regeln, dass alle Daten, die er mündlich, schriftlich oder elektronisch weitergibt, vor unbefugtem Zugriff zu schützen sind. Der Informationsabsender sollte zudem die Pflichten des Informationsempfängers genau beschreiben, damit alle Vertragsparteien wissen, wer vertrauliche Informationen bekommen darf – zum Beispiel bei einer Ausschreibung. Üblich ist, dass der Informationsempfänger jedem Mitarbeiter vertrauliche Informationen zugänglich macht, der sich mit der Geschäftsanbahnung beschäftigt.Darüber hinaus ist es oft unumgänglich, Dritte einzuweihen. Zum Beispiel, weil sich das operative Geschäft nur teilweise mit eigenem Personal und Equipment bestreiten lässt. In einem solchen Fall sollte der Auftragnehmer darauf achten, dass er vertrauliche Informationen seines Auftraggebers an Subunternehmer weitergeben darf, ohne vertragsbrüchig zu werden.Hat der Informationsempfänger dieses Recht nicht, könnte dies unangenehme Folgen für ihn haben. Insbesondere dann, wenn vorab eine Vertragsstrafe vereinbart worden ist. Denn diese setzt nicht voraus, dass der Informationsabsender einen finanziellen Schaden erleiden und nachweisen muss.So kann es unter Umständen passieren, dass der Informationsempfänger pro Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht eine Vertragsstrafe in Höhe von 25.000 Euro an den Informationsabsender zahlen und nach Paragraf 249 des Bürgerlichen Gesetzbuchs noch für den Schaden aufkommen muss.Ausnahmen von der VerschwiegenheitDer Informationsabsender sollte weiterhin vertraglich festlegen, dass der Informationsempfänger die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einzuhalten hat. Dies schließt ein, dass das mit der Datenverarbeitung betraute Personal über alle relevanten rechtlichen Aspekte des Datenschutzes belehrt und auf die Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet wird.Der Informationsabsender sollte die Pflicht des Informationsempfängers, bestimmte Daten vertraulich zu behandeln, allerdings einschränken. Denn nicht jede Information ist ein Betriebsgeheimnis. Der Informationsempfänger ist häufig nicht zur Vertraulichkeit verpflichtet, wenn: die Information bereits allgemein bekannt ist, als sie ihm mitgeteilt wird,die Information nach Abschluss der Vertraulichkeitsvereinbarung bekannt wird, was der Informationsempfänger aber nicht zu vertreten hat,der Informationsabsender die Information in seiner E-Mail als nicht vertraulich gekennzeichnet hat,aufgrund einer behördlichen oder gesetzlichen Verfügungen angeordnet wird, dass vertrauliche Informationen gegenüber Dritten (Gerichten oder Finanzbehörden) offenzulegen sind.Der Informationsabsender sollte in diesem Zusammenhang die Beweislastverteilung zu seinen Gunsten regeln. So muss der Informationsempfänger beweisen, dass einer der vorstehenden Ausnahmetatbestände vorliegt, wenn er eine vertrauliche Information gegenüber unbefugten Dritten offenlegt.Beendigung der GeschäftsbeziehungWenn die Ausschreibung beendet ist, stellt sich die Frage, was mit den sensiblen Daten geschieht, die im Umlauf sind. Die weitere Handhabung sollte man ebenfalls schriftlich in der Vertraulichkeitsvereinbarung festschreiben. In der Praxis regeln einige Unternehmen, dass die Pflichten zur Verschwiegenheit auch dann unbefristet gültig bleiben, wenn die Vertragsverhandlung oder Geschäftsbeziehung beendet ist. Wiederum andere Firmen beschränken die Pflicht, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln, auf drei bis fünf Jahre. Unabhängig von einer befristeten oder unbefristeten Verschwiegenheitsverpflichtung des Informationsempfängers schreiben viele Informationsabsender vor, was mit den physisch überlassenen Daten passieren soll. Dazu finden sich in der Praxis zwei Regelungen: Der Informationsempfänger wird beauftragt, alle Informationen zurückzugeben oder sie professionell zu vernichten. Bei der Zerstörung der Daten ist es allerdings wichtig, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachtet werden. ❙❚■ Eckhard Boecker ist Manager Claims & Administration der APL Logistics DeutschlandDer gesetzliche Schutz von Unternehmensgeheimnissen genügt häufig nichtAbmachungen mit DrittenDer Informationsabsender sollte dem Informationsempfänger den Gürtel nicht zu eng schnallen. Denn häufig ist ein Auftragnehmer gezwungen, einem Dienstleister außerhalb des Unternehmens vertrauliche Informationen des Auftraggebers zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel, um von seiner Verkehrshaftungsversicherung ein Angebot einzuholen. Darf er dies nicht und hat der Informationsabsender eine Vertragsstrafe in der Vertraulichkeitsvereinbarung festgeschrieben, begeht der Informationsempfänger Vertragsbruch, wenn er trotzdem unbefugte Dritte einbindet. Erfährt der Informationsabsender davon, wäre die vereinbarte Vertragsstrafe fällig. Der Informationsempfänger sollte nur dann vertrauliche Informationen an Dritte weitergeben dürfen, wenn er wiederum seinerseits zuvor mit jenen eine Vertraulichkeitsvereinbarung unter Dach und Fach bringt. ebexterne dienstleister

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