Versteckte Kosten

Einsparpotenzial:bis zu 75 ProzentStrom- und Gaspreise vergleichen, Anbieterwechsel prüfenEinkaufsgemeinschaften bilden, um durch größere Abnahmemengen günstigere Preise zu erzielenEnergieberater beauftragen, um Einsparpotenziale zu ermitteln Büro: Energieeffiziente Geräte sparen bis zu 75 Prozent der StromkostenStand-by-Modus bei Nichtbenutzung; am Abend Geräte abschalten beziehungsweise mit schaltbarer Steckdosenleiste vom Netz trennenVerlagerung von Stromspitzen in die Nachtstunden – Nachtstrom ist wesentlich billigerUmstellung auf energieeffiziente Beleuchtung: effiziente Leuchtmittel, intelligente SteuerungGezielte Suche nach „Stromfressern“, Austausch zum Beispiel alter Geräte, Lüftungen, Einsatz von ZeitschaltuhrenNutzung von Wärmepumpen zur Erzeugung von Wärme und KälteWärmerückgewinnung von Lüftungen und RechenzentrenAbwasseraufbereitungsanlage instal-lierenBeleuchtung Außenanlagen steuern: Parkplätze oder Tankanlagen über zeitlich begrenzte Dauer oder Bewegungsmelder mit Sparlampen steuernZusätzliche Einnahmequelle: Fotovoltaikanlagen installieren und erzeugten Solarstrom in das Netz einspeisen psEnergiekostenVersteckte Kosten knackenSinken die Umsätze, hilft nur eines: knallhartes Kosten-management. Gerade in Verwaltungs- und Prozess-kosten stecken oft ungenützte finanzielle Ressourcen. In welchen Bereichen Unternehmer ansetzen können.Vom Mittelständler bis zum Großkonzern können Unternehmen meist nur mit harten Schnitten auf die brutale Rezession reagieren“, sagt Unternehmensberater Werner Seidenschwarz. Unter diesem enormen Druck werde aber zuweilen „gespart, koste es, was es wolle“. Gemeinsam mit Betriebswirtschaftsprofessor Burkhard Pedell von der Universität Stuttgart und dem Softwarehaus SAS veröffentlichte er erst jüngst die Benchmark-Studie „Kostenmanagement in Deutschland“.Wichtigstes Ziel: EffizienzsteigerungAuch in Transport- und Speditionsbetrieben ist derzeit Sparen angesagt. Optimierungspotenziale stecken hier nicht nur im Fuhrparkbereich (s. VR 34-35/2009). Nach den Erfahrungen des auf Verkehrsbetriebe spezialisierten Unternehmensberaters Reinhard Bellessem stecken auch in den Prozessen und in den Verwaltungskosten vieler Transport- und Speditionsbetriebe noch Optimierungspotenziale. „Wer seine Prozesskosten nicht kennt, weiß auch nicht, ob seine erzielten Preise kostendeckend sind“, ist er überzeugt. Dreh- und Angelpunkt für gewinnbringende LKW-Einsätze ist laut Bellessem die erfolgsorientierte Disposition. Die Erhöhung der Auslastung stehe dabei im Mittelpunkt – gerade vor dem Hintergrund der Arbeits- und Lenkzeiten. Auch bei den innerbetrieblichen Abläufen lässt sich immer etwas verbessern. Ziel müsse es sein, die Fahrzeug-Einsatzzeit zu erhöhen, etwa durch die Trennung von Fahrer und LKW. Mit Springereinsätzen im Vor- und Nachlauf könnten beispielsweise die Fahrerlenkzeiten geschont werden, argumentiert Bellessem. Denn bei Schichteinsätzen reduzierten sich die Kosten je Leistungseinheit; Begegnungsverkehre oder der Tausch von Aufliegern könnten hingegen die Einsatzzeiten erhöhen. In gewisser Weise stehen die amerikanischen Ladungsverkehre „Advanced Truck Load Firms“ Pate für Bellessems Kostensenkungsprogramme, die im Ladungsverkehr eine hohe Effizienz in der Leistungserstellung erreichen. Sie basieren unter anderem auf Umlaufbefrachtungen – also der Möglichkeit, im unmittelbaren Anschluss an die Zustellung einer Ladung eine passende Rück- oder Anschlussladung zu bekommen. Das setzt aber folgende Prämissen voraus:ein flächendeckendes Verladernetz eine große Zahl von Fahrerstützpunkten, die Anlauf- und Begegnungsmöglichkeiten für Fahrer und Fahrzeuge bieten eine zentralisierte, computergestützte Disposition standardisiertes Equipment sowie professionelles Fuhrparkmangement Aber nicht nur im Ladungsverkehr steckt Potenzial, wie eingangs beschrieben. Auch Speditionen und Kooperationen schreiben sich seit Jahren die Optimierung aller Prozesse auf die Fahnen, feilen aber noch immer an der weiteren Verbesserung bestimmter Teilprozesse und Aktivitäten. Ein Beispiel dafür ist die Streck Transportgesellschaft in Lörrach. Dank Videosendungsverfolgungs-Lösung der Firma Nobab mit integrierter Scannung und Ortung konnte sie gleich mehrfach die Prozesskosten senken, so Streck-Prokurist Gerald Penner:Die Personalkosten für die Sendungssuche sanken, weil nun außer Kontrolle geratene Sendungen ohne aufwändige Suchaktionen direkt ab Entladung verfolgt und schnell wieder aufgefunden werden können. Die Zahl der Rücktransporte und Sonderfahrten nahm ab, weil Fehlverladungen reduziert oder gar vermieden werden können.Aufwändige Schadensrecherchen haben abgenommen, weil sich Schäden, einfacher nachvollziehen lassen – die Schadensursache ist sofort feststellbar.Der Nachweis über die Verladung wurde einfacher, weil bei etwaigen Differenzen im Entladebericht umgehend ein Nachweis erbracht werden kann. Die Zahl der Beschädigungen und Diebstähle sank, weil alle Beteiligten wissen, dass sich die möglichen Ursachen nun leichter zurückverfolgen lassen. Das von Nobab, Korntal, gelieferte System ist bei Streck seit 2007 installiert. Eingesetzt werden die Module „Video Track & Trace“, eine Indoor-Ortungslösung sowie die „Volumen- und Gewichtsermittlung“.Schritt für Schritt optimierenStreck-Mann Penner ist im Übrigen davon überzeugt ist, dass die Erfassung der Sendungsdaten bei der Prozesskostenoptimierung im Stückgutverkehr nach wie vor ein bedeutender Kostenfaktor sei. Dank elektronischer Übermittlung der Daten per DFÜ sowie Internetplattformen entfalle aber zunehmend die detaillierte Erfassung von Sendungen. Mit dem Vorteil, dass Erfassungszeit gespart und Übertragungsfehler sowie Rechnungsreklamationen vermieden werden. Außerdem könnten LKW schneller entladen werden.Penner geht davon aus, dass das Einsparpotenzial bei den Prozesskosten am höchsten ist. Problem sei aber, dass sich diese Einsparungen auf viele Teilprozesse und Prozessbeteiligte verteilen. Zudem müssen, bevor es zur Einsparung kommt, viele Prozesse hinterfragt werden und bei Bedarf auch Investitionen getätigt werden. Dafür müssten aber die Lebenszykluskosten und nicht nur die reinen Investitionskosten berücksichtigt werden, sagt Penner. Denn oft überstiegen die Lebenszykluskosten für Betrieb und Instandhaltung die Investitionssumme. Manchmal genüge es auch, einzelne Prozesse einfach abzuschaffen – etwa Kopien von Rechnungen, die dank eines elektronischen Archivs digital verfügbar seien. So weit zum Thema „Prozesskosten senken“. Weitere Kosten lassen sich im Bereich „Verwaltungskosten“ durch eine Vielzahl interessanter Maßnahmen einsparen, etwa bei den Energie-, Reise-, Schulungs- und Werbekosten (siehe Kästen). Bis zu 75 Prozent der Stromkosten kann ein Unternehmer laut Logistkberater Manfred Tegenkamp einsparen, wenn er verschiedene Anbieter prüft und das günstigste Angebot wählt. Die Stiftung Warentest empfiehlt für solche Vergleiche den Strompreisrechner Verifox (www.verifox.de). Auch durch die Gründung von Einkaufsgemeinschaften erreicht man oft dank eines größeres Einkaufsvolumen günstigere Preise. Außerdem lassen sich laut Deutscher Ener-gieagentur bis zu 75 Prozent der Stromkosten in Büros durch den Einsatz energieeffizienter Geräte senken. Clevere Logistikdienstleister installieren auf den Dächern ihrer Büros und Lagergebäude sogar Fotovoltaikanlagen und produzieren eigenen Solarstrom, den sie fallweise ins Stromnetz einspeisen und damit zusätzlich Geld verdienen. Geldquellen geschickt nutzenEine weitere Geldquelle, die kostenbewusste Transportunternehmer sprudeln lassen, ist die Vermarktung ihrer Fahrzeuge als Werbeflächen. Seit sieben Jahren ist Transmarketing in diesem Bereich tätig und vermittelt Spediteuren entsprechende Aufträge. Die durchschnittlich ausgezahlte Vergütung soll sich im Jahr 2007 auf 2200 Euro je Fahrzeug belaufen haben (s. VR 33/2009). Quasi kostenlose Werbung erhalten hingegen Unternehmen, wenn sie Redaktionen in Zeitungs- und Fachzeitschriften interessante Informationen über ihre Firma liefern. Der Leiter eines betriebsinternen Reisebüros berichtet, dass er bei nur einem Flug, den er bei einer skandinavischen Gesellschaft gebucht hatte, 700 Euro einsparen konnte. Mit Großkundenrabatten bei den Fluggesellschaften, der Bahn, bei Mietwagenfirmen und Hotels ließen sich die Reisekosten erheblich senken.Bleibt schlussendlich das Thema Aus- und Weiterbildung. Hier sollte kein weitsichtiger Unternehmer sparen, denn gerade in der Logistik haben Speditionen mit hoch qualifizierten Mitarbeitern die Nase vorn. Gleichwohl bieten die vielen Fördermittel, die der Gesetzgeber derzeit für die Aus- und Weiterbildung offeriert, deutliche Einsparmöglichkeiten: Die Förderung von Schulungen aus dem De-Minimis-Programm zählen dazu ebenso wie die Geldspritzen der Bundesagentur für Arbeit, die bei Kurzarbeit sowohl qualifizierten als auch nicht qualifizierte Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Und es gibt noch viele andere interessante Ansatzpunkte, wenn ein Unternehmer danach sucht. „Im Bereich der Verwaltungskosten stecken immer noch ungenützte finanzielle Ressourcen“, bringt es die Hamburger Greiling Management Consulting auf den Punkt. ❙❚■ Peter Stöffges, freier JournalistIn der Krise ist alles erlaubt: Um Kosten zu sparen, stellen viele Firmen derzeit alle Prozesse auf den PrüfstandFrühbucher sparen deutlich Geld: Auch bei FlugreisenEinsparpotenziale in vielen Bereichen Kosten senken – Qualität verbessern – Umsätze steigern Voraussetzungen:Prozesse definieren, Prozesskosten ermitteln (Ist-Aufnahme)Internes und externes Benchmarking – Best Practice ermittelnOptimierungspotenziale ermittelnMaßnahmen definieren und in effizientem Projektmanagement umsetzenBeispiele für Prozessoptimierungen:1. Integrierte Informationssysteme im StückgutverkehrEinheitliche IT-Systeme, die in alle Standardprozesse integriert sind mit Einbindung externer Partner und der internen Abläufe (Vernetzung)EDI-Kommunikation* sowie Tracking und Tracing sollen jederzeit den Transportablauf kontrollieren und proaktives Eingreifen ermöglichen könnenInformationsfluss: Elektronische Übermittlung der Sendungsdaten (DFÜ oder Erfassungsportal im Internet): Wegfall detaillierter Sendungserfassung, Vermeidung von Übertragungsfehlern, schnellere Entladung von FahrzeugenPhysischer Warenfluss: Scannen aller Packstücke bei Abholung, Umschlag, Transport und ZustellungElektronische Ablieferquittung. Neu: Videosendungsverfolgung mit integrierter Scannung und Ortung 2. Ladungsverkehr Zentrale Planung, Disposition und Kundenkontakte mit dem Ziel einer Auslastungsoptimierung IT-gestützte DispotoolsGPS-Ortung, -kommunikation und -navigation Stafetten- und BegegnungsverkehreSpringereinsätze im Vor- und Nachlauf: dadurch unter Umständen mehr verfügbare LenkzeitSchichteinsätzeStandardisiertes EquipmentProfessionelles FuhrparkmanagementUmlaufbefrachtung: Passende Rück- oder Anschlussbefrachtung im Anschluss an Auslieferungen von LadungenNetz von Fahrerstützpunkten und Operationsbasen: sinnvolle Voraussetzung für LKW-Stafetten über längere Strecken 3. Interne Kommunikation, optimierte Abläufe, Transparenz Intranet: Unternehmensinternes Rechnernetz, das die Informationsströme beschleunigt, Arbeiten vereinfacht, Vorgänge automatisiert, viele Auswertungsmöglichkeiten bietetDokumentenmanagement und digitale Archivierungssysteme beschleunigen das Auffinden von Dokumenten, vermeiden Medienbrüche, verkürzen Durchlaufzeiten und reduzieren die PapierflutData-Warehouse: Zentrale Datenbank für schnelle Verfügbarkeit wichtiger Auswertungen und Kennzahlen, Transparenz zu Prozessen, Ressourcen, Kosten, Umsätzen ps*) EDI: Electronic Data InterchangeProzessoptimierungKosten sparen durch mehr Klasse statt Masse Langfristiges Konzept und Maßnahmenplan erstellen – Marketing- und Vertriebsmaßnahmen aufeinander abstimmenPräsenz im redaktionellen Teil der Tages- und FachpresseWerbung auf den Bordwänden der Fahrzeuge als Einnahmequelle nutzen: 60 bis 100 Euro pro LKW und WocheSpenden an gemeinnützige Einrichtungen statt üppiger WeihnachtsgeschenkeOnline Marketing: Anzeigen in einschlägigen Suchmaschinen schaltenOriginell gestaltete Homepage mit Feedback-Funktion, Ansprechpartnern und AnfahrtsbeschreibungAuf leichtes Auffinden der Internetseite in Suchmaschinen achtenGoogle intelligent nutzen: Suchmaschinenmarketing – mit den richtigen Keywords die Aufmerksamkeit der Kunden nutzen und auf eigene Dienstleistungen lenken; kostenlose Erstellung einer Website bei Google Professionelle E-Mailings: Text auf Zielgruppen und Ansprechpartner abstimmen, auf Adressierung achten (Zustimmung einholen), persönliche Ansprache, Nachfassaktionen, Feedback-Quote ermitteln, bewerten und Korrekturmaßnahmen einleitenBeziehungsmanagement zu Kunden systematisch aufbauen und pflegen, Mitarbeiter dazu motivieren und schulenReferenzlisten über erfolgreich abgeschlossene Projekte über Homepage kommunizieren psWerbekostenHohe Einsparpotenziale bei Bahn-, Flugreisen und Hotels Kostenvergleiche PKW, Bahn, Flugreisen beziehungsweise günstigste Kombination wählen – eventuell Reisebüros damit beauftragen, die professionelles Business-Travel-Management zu günstigen Konditionen anbietenSonderkonditionen der Bahn (für Großkunden, Bahncard 25 beziehungsweise 50) und von Fluggesellschaften Firmenwagen (Kauf/Leasing), Fahrzeugpool, Mitarbeiter-PKW auf Kilometergeldbasis: günstigste Alternative ermittelnFür die Suche günstiger Hotels und Mietwagen HRS Hotel Reservation Service nutzen: www.hrs.deGünstigere Klassen in Bahn, Flugzeug oder günstigere Hotelkategorien wählenFrühzeitig Reisen buchen – Rabatte teilweise abhängig von Zeitdauer bis zum ReiseantrittVideokonferenzen als Ersatz von GeschäftsreisenAlternative: Web-Konferenz mit paralleler Telefonkonferenz: Teilnehmer werden per E-Mail eingeladen, erhalten Internet-Link für die Web-Konferenz und wählen sich parallel in eine Telefonkonferenz ein Bei Fahrern Personalkosten senken mit Spesenoptimierung anstelle hoher Bruttolöhne, auch pauschal versteuerte höhere Spesen sind für Unternehmen günstiger als erhöhte Bruttolöhne. Ebenso steuerfreie NachtzuschlägeEinkaufsvorteile des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) prüfen und nutzen: www.vdr-service.de psReisekostenFokus auf Effizienz statt Kosten zahlt sich ausMittel- bis langfristige Personalplanung: Gezielte Förderung von Mitarbeitern, die ihre Ausbildung abgeschlossen haben. Potenziale gezielt fördern, etwa von Mitarbeitern über 45 sowie von Frauen, die nach der Elternzeit wieder ins Berufsleben einsteigen wollenAusschöpfung staatlicher Förderprogramme wie etwa die De-Minimis-Beihilfen, WeGebAU, Qualifizierungsmaßnahmen in Kurzarbeit für unqualifizierte und qualifizierte ArbeitskräfteSchulung in wirtschaftlicher Fahrweise: Sie wirkt sich nicht nur auf die Kraftstoffkosten, sondern auf alle variablen Kosten sowie auf die KFZ-Versicherungsprämien aus. Notwendig sind aber ständige Kontrollen der Fahrweise und laufende weitere Schulungsmaßnahmen, damit die Lerneffekte nicht verpuffenKosten-Nutzen-Vergleiche der Alternativen externe Schulung (durch Fahrzeughersteller, freie Trainer, eigene Trainer) versus interne Weiterbildung psSchulung und Weiterbildung

Versteckte Kosten

Auslastung der Lkw im Verteiler- und Fernverkehr

Cyber-Sicherheit

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