Speditionssoftware

SpeditionssoftwareDer feine UnterschiedBei Speditionssoftware sind es oft Kleinigkeiten, die den Unterschied machen. Umso wichtiger ist es für Unternehmer, beim Auswahlprozess auf die Details zu achten – wie es richtig gemacht wird. Wenn wichtige Entscheidungen gefällt werden müssen, können Kleinigkeiten ausschlaggebend sein. Als die Emsdettener Rhein-West-Güterverkehr eine neue Speditionssoftware anschaffen wollte, hatte das Unternehmen die engere Wahl zwischen zwei fast gleichwertigen Lösungen. Kosten, Bedienbarkeit, Wartungsaufwand – in diesen und anderen Punkten konnten Roswitha Hembrock, Prokuristin des Lebensmittellogistikunternehmens, und ihre Mitarbeiter kaum einen Unterschied ausmachen. „Am Ende gab die Preiskonditionierungsfunktion den Ausschlag“, berichtet die Logistikmanagerin.Während die Lösung von Weber Data Service (WBS) alle Tarifvarianten problemlos abbilden konnte, musste das Konkurrenzprodukt auf Zahlencodes zurückgreifen. Für die Tagesarbeit war diese Lösung zu umständlich und fehleranfällig. „Wir räumen vielen Verladern individuelle Tarife nach Palettenzahl, Gewicht und anderen Kriterien ein“, erläutert Hembrock. Weil die Mitarbeiter den Überblick behalten mussten, haben sie vielen Tarifen individuelle Namen gegeben, welche WBS übernahm. „Der Ananas-Tarif heißt auch in der Software Ananas-Tarif“, nennt Hembrock ein Beispiel.Lösungsumfang wächst ständigOhne Speditionssoftware kann heute kein Logistikunternehmen arbeiten. Tourenplanung, Disposition, Tracking und Tracing – die Lösungen von Active Logistics, BNS, Dr. Malek, LIS, Soloplan und vielen anderen Anbietern decken in der Regel das gesamte Transportmanagement ab. Aber auch Fuhrparkverwaltung, Fahrereinsatzplanung, Transportbehälterkontrollen und Lagermanagement sind selbstverständlicher Bestandteil solcher Lösungen. Vielen Anwendern genügt dies allerdings nicht.Sie wünschen zusätzlich kaufmännische Funktionen wie Frachtkostenermittlung und -abrechnung, welche über standardisierte Schnittstellen in die ERP-Software integriert werden können. Außerdem wollen sie angesichts der ständig steigenden Kundenanforderungen auf Frachtenprüfung oder Laderaumoptimierung nicht verzichten. Die Systemanbieter bauen deshalb ihre Lösungen kontinuierlich aus. So präsentierte Active Logistics ein sogenanntes „Skill-System“: Dieses schlägt Alarm, wenn Fahrer und Fahrzeug nicht den erforderlichen Qualifikations- und Qualitätsstandards entsprechen. Soloplan startete unlängst ein Zusatzmodul für das Reklamationsmanagement, welches von Schadensfällen eine lückenlose Historie erstellt und Kennzahlen für die Abrechnung ermittelt.Oft sind Nachfolgelösungen gesuchtAngesichts der wachsenden Lösungsvielfalt wird die Wahl des richtigen Produkts immer schwieriger. Vorbei sind die Zeiten, als drei bis vier Anbieter angeschrieben wurden und das kostengünstigste System den Zuschlag erhielt. „Die meisten Unternehmen suchen eine Nachfolgelösung für ein veraltetes System, das den heutigen Anforderungen nicht mehr genügt“, betont der Münchner Unternehmensberater Christoph Groß. „Allenfalls sehr kleine Betriebe, welche sich bislang mit Excel-Tabellen begnügt haben, kaufen erstmals eine Speditionssoftware ein.“Ein typisches Beispiel ist die Rolf Benzinger Spedition-Transporte in Friolzheim. Weil die vorhandene Lösung die Finanzbuchhaltung nicht im gewünschten Umfang integrieren konnte, suchte das schwäbische Unternehmen nach einer überzeugenden Alternative, welche auch Schnittstellen zur Fleetboard-Telematik und zur Archivsoftware aufwies. „Wir entwickelten auf Basis von Vorlagen für die vorhandenen Softwares ein Lastenheft mit über 1800 Kriterien für Transport, Einkauf, Lager und Finanzen“, erläutert Thomas Winkler, Bereichsleiter Lagerlogistik und IT von Benzinger. Jetzt investiert das Unternehmen sogar in zwei neue Systeme: An die Speditionssoftware Winsped von LIS wird ein Finanzbuchhaltungssystem angeschlossen, welches auch den Einkauf und das Controlling integriert. Ein Jahr für den Software-UmstiegRund ein Jahr dauert der Übergang von der alten zur neuen Speditionssoftware. „Anfang 2010 wurde ein Projektteam aus Geschäftsführung sowie IT, QM und Fuhrparkmanagement gegründet“, erinnert sich Winkler. Gemeinsam mit Unternehmensberater Groß feilte das Team am Lastenheft und suchte im Markt nach geeigneten Anbietern. Von drei Lösungen, welche in die engere Wahl kamen, wurden ausführliche Funktions- und Kostenanalysen angefertigt und Referenzkunden befragt. Anhand einer Fünf-Jahres-Kalkulation ermittelte das Team Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ausgaben. Alle drei Anbieter mussten sich in Workshops befragen lassen. „Die Hersteller mussten nicht ihre Lösungen präsentieren, sondern das, was wir als Lösung definiert haben“, präzisiert Groß. „Das ist ein wichtiger Unterschied.“ Mit der Installation der neuen Lösung im Herbst begannen die Schulungen für Buchhaltung, Disposition, Fuhrparkverwaltung und Service. Voraussichtlich am 2. Januar 2012 wird das neue System in Betrieb gehen.Auswahl zwischen 70 AnbieternEine solche Zwei-Programme-Lösung liegt nahe. Trotz der neuen Tools vieler Systemhäuser gibt es weiterhin kein Produkt, welches wirklich alle Anforderungen erfüllen kann. Auch SAP bietet nach Expertenmeinung keine adäquate Lösung für Unternehmen, welche nur geringe Einkaufsvolumina haben, was auf viele Transport- und Logistikunternehmen zutrifft. „Vor allem Planungs-, Einkaufs- und Kostenerfassungsfunktionen für die eigene Werkstatt sind Mangelware“, moniert Groß. „Auch eine Finanzbuchhaltung mit speditionsspezifischem Controlling ist bei den Branchensoftwares kaum zu finden.“ Angesichts von über 70 Systemhäusern, welche der Software-Plattform IT-Matchmaker zufolge Lösungen für Transport- und Logistikmanagement anbieten, klingt eine solche Aussage erstaunlich.Doch auch bei branchenspezifischen Tools gibt es Nachholbedarf. So haben erst wenige Anbieter Lösungen für Begegnungsverkehre entwickelt. „Für die Qualität der einzelnen Software kann weiterhin entscheidend sein, ob der Anbieter mit Tourenplanungs- oder Transportmanagementsystemen gestartet ist“, empfiehlt Volker Kraft, Software-Experte vom Fraunhofer IML in Dortmund, einen Blick auf die Unternehmenshistorie. Wenigstens genauso wichtig ist dessen zukünftiger Weg.So sollten vor der Investition in ein neues System die voraussichtlichen Aufwendungen für Wartungen, Updates und Zusatztools ermittelt werden – erfahrungsgemäß lauern hier immer versteckte Kosten. Kraft zufolge verursachen Module, welche erst verspätetet hinzugefügt werden, bis zu 30.000 Euro Zusatzausgaben. Vor allem Tools, welche Abweichungen vom Standard automatisch erfassen und abrechnen, werden gerne übersehen – dabei hat fast jedes Logistikunternehmen mit überdimensionierten Laderäumen und unerwarteten Leerkilometern zu kämpfen, welche aufgrund von falsch kalkulierten Sendungsaufkommen entstehen. Auch für die Auswertung der gesammelten Daten melden viele Unternehmen Nachbesserungsbedarf an.Kostenfalle Zusatzmodule„An einer Checkliste für Referenzkunden, welche dem eigenen Unternehmen ähneln, führt kein Weg vorbei“, weist Groß auf ein wirkungsvolles Instrument gegen solche Zusatzkosten hin. Häufig muss nach Gesprächen mit Unternehmen, welche sich ebenfalls für die favorisierte Lösung entschieden haben, das eigene Lastenheft nochmals nachgebessert werden. Vorher sollten die eigenen Leistungen ermittelt werden, welche sich vom Wettbewerb abheben. „Auch für solche Add-ons werden häufig Zusatztools benötigt, welche nicht marktüblich sind“, weiß Kraft. ❙❚■ Stefan Bottler, freier JournalistSpeditionssoftware hilft, den Überblick über das Unternehmen nicht zu verlierenSpeditionssoftwareTippSo finden Sie die passende SpeditionssoftwareBilden Sie ein Projektteam mit Teilnehmern aus allen Bereichen, welche mit diesem System arbeiten werden. Prüfen Sie die Einschaltung eines IT-Beraters.Entwickeln Sie anhand von Vorlagen ein Lastenheft, welches alle unternehmensspezifischen Anforderungen an die Software auflistet. Ermitteln Sie Systemanbieter, deren Produkte diese Anforderungen erfüllen. Informieren Sie sich über deren Marktpräsenz, Produktentwicklung, Installationszahlen, Mietangebote auf Internet-Basis und Ähnliches.Analysieren Sie außerdem Kosten für Schulung, Wartung, Updates, Zusatzmodule – erfahrungsgemäß sind die Unterschiede groß. Informieren Sie sich bei Referenzkunden über deren Erfahrungen.Auf Workshops sollen Anbieter, welche in der engsten Wahl sind, darlegen, warum gerade ihr Produkt den Anforderungen des Lastenhefts entspricht.Prüfen Sie den fertigen Vertrag vor der Unterschrift ausführlich – häufig fallen einem in letzter Minute noch Änderungs- und Ergänzungswünsche ein. Fachkonferenz Speditionssoftware„Speditionssoftware – mehr Transparenz mit Kennzahlen: Professionelle Reporting-Tools im Vergleich“. Unter diesem Motto veranstaltet die VerkehrsRundschau am 29. November 2011 in Köln eine Fachkonferenz zu Speditionssoftware. Zusätzlich zu den Vorträgen namhafter Referenten präsentieren Experten von Systemhäusern gemeinsam mit Referenzkunden aus Logistik-Dienstleistungsunternehmen in Workshops praxiserprobte Lösungen. Weitere Informationen und das ausführliche Programm mit allen Referenten und präsentierten Lösungen gibt es im Internet auf www.verkehrsrundschau.de/events.

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