Richtig rechnen

Richtig rechnen beim ReisenDie Lohnsteuerrichtlinien 2008 haben wichtige Neuerungen bei den Reise- und Fahrtkosten mit sich gebracht. Was sich ändert.Dienstreise, Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit – das Verwirrspiel bei den Reisekosten gehört zumindest in einem Punkt der Vergangenheit an. Seit Anfang 2008 fallen diese Tätigkeiten unter den Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit". Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten solcher Tätigkeiten können Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder Arbeitnehmer können sie steuerlich abziehen, wenn die Reise beruflich veranlasst ist. Achtung: Das gilt nicht, wenn der Ort, den der Fahrer anfährt, eine "regelmäßige Arbeitsstätte" ist. Die steuerfreie Erstattung ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig ist. Die Finanzbehörden sind in diesem Punkt strenger geworden: Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist es, wenn der Arbeitnehmer den Betrieb nicht gelegentlich, sondern immer wieder aufsucht. Es genügt, wenn er dort regelmäßig einmal pro Woche und dauerhaft seine Auswärtstätigkeit antritt oder beendet. Die Regelmäßigkeit ist entscheidendDie Folge ist, dass der Chef die Fahrtkosten erst ab Verlassen des Betriebes lohnsteuerfrei ersetzen kann. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung nur die Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen. Bisher konnte der Arbeitgeber die gesamten Fahrtkosten steuerfrei ersetzen, wenn der Arbeitnehmer nur gelegentlich einmal pro Woche in den Betrieb kam.Beispiel 1:Ein LKW-Fahrer übernimmt das Fahrzeug jeden Morgen auf dem Betriebshof seines Arbeitgebers und stellt ihn abends auch wieder auf dem Hof ab. Er hat dort also seine regelmäßige Arbeitsstätte. Wenn er den Hof verlässt, beginnt die Auswärtstätigkeit und endet abends mit der Rückkehr. Für diese Zeit kann der Chef Fahrt- und Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Für Fahrten mit dem Firmenwagen kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Fahrtkosten zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzen. Er darf dann aber nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten. Für die Verpflegungskosten gelten Pauschalen. Für die Strecke zwischen Wohnung und Betrieb mit dem eigenen PKW kann der Fahrer in seiner Einkommensteuererklärung die Entfernungspauschale in einer Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer geltend machen. Dies gilt nur für eine Wegstrecke, also entweder den Hinweg zur oder den Rückweg von der Arbeit. Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber kommt grundsätzlich nicht in Betracht.Beispiel 2:Ein LKW-Fahrer fährt regelmäßig mehrmals in der Woche mit dem eigenen PKW zu einem bestimmten Kunden und übernimmt dort den beladenen LKW. Den Betrieb seines Arbeitgebers sucht er nur alle zwei bis drei Wochen auf. In diesem Fall hat er weder beim Kundenbetrieb noch beim Arbeitgeber seine regelmäßige Arbeitsstätte. Denn beim Kunden ist die Tätigkeit nicht auf Dauer angelegt und den Betrieb des Arbeitgebers sucht er nicht durchschnittlich an einem Arbeitstag pro Woche auf. Die Folge: Alle Fahrten zum Kunden und zum Betrieb des Arbeitgebers sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Fahrt- und Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber daher lohnsteuerfrei erstatten. Für die Fahrten mit dem Firmenwagen kann der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzen. Er darf dann jedoch nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten. Für die Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug kann der Arbeitgeber die Fahrauslagen des Arbeitnehmers mit 0,30 Euro pro Kilometer steuerfrei erstatten. Dies gilt für den gesamten Zeitraum der Auswärtstätigkeit.Nachweis für Übernachtungen nötigVerpflegungskosten, die im Rahmen der auswärtigen Tätigkeit entstanden sind, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzen. Es gelten die folgenden Pauschbeträge: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro pro Tagunter 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12 Euro pro Tag unter 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6 Euro pro Tag.Bei Fahrten von Berufskraftfahrern, die ständig an wechselnden Orten unterwegs sind, bleibt alles beim Alten: Hier kann der Arbeitgeber die Pauschbeträge für Verpflegungskosten über drei Monate hinaus steuerfrei ersetzen.Für Übernachtungen von Berufskraftfahrern ist grundsätzlich ein Nachweis, etwa eine Hotelrechnung, nötig. Das gilt vor allem, wenn ein Fahrzeug mit Schlafkabine zur Verfügung steht. Liegt ein Beleg vor, kann der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei ersetzen. Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Frühstückspreis festgestellt werden kann, ist der Betrag um 4,80 Euro (statt bis 31.12.2007: 4,50 Euro) zu kürzen. Bei einer Auslandsübernachtung gelten die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Übernachtungspauschalen, die auch nur steuerfrei ersetzt werden können, wenn der Fahrer nicht im Fahrzeug übernachtet. Die Kosten des Frühstücks sind mit 20 Prozent des Auslandstagegeldes vom Rechnungspreis abzuziehen. ❙❚■ Monika Wünnemann, freie Journalistin

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