Mehr Spielraum für Betriebsfeiern

Sommerfest, Jubiläumsparty oder Firmenausflug: Betriebsfeiern sind ein wichtiges Instrument, um den Teamgeist zu fördern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Oft fallen hierfür hohe Summen an, gerade wenn Veranstaltungen in stilvollem Ambiente stattfinden oder auch die Lebenspartner der Mitarbeiter teilnehmen. Jüngst hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit zwei Entscheidungen (Urteile vom 16. Mai 2013, Aktenzeichen VI R 94/10 und VI R 7/11) die steuerlichen Rahmenbedingungen für solche Veranstaltungen verbessert. Zwar wenden viele Finanzämter die Urteile noch nicht an, doch Unternehmen sollten sich jetzt mit den Neuerungen vertraut machen. Sie haben für Betriebsfeiern womöglich mehr Gestaltungsspielraum. Freigrenze liegt bei 110 Euro In jedem Fall sind unverändert strenge Formalitäten zu beachten, damit die Finanzbehörden bei den Kosten, die im Rahmen einer Betriebsfeier anfallen, mitspielen: Die steuerliche Freigrenze beträgt weiterhin 110 Euro pro Arbeitnehmer (einschließlich Umsatzsteuer) und zwar für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Bei mehreren Events im Jahr entscheidet der Arbeitgeber, welche er als übliche Betriebsfeier ansetzt. Zentrale Neuerung: Es sollen nur noch Kosten für die Freigrenze berücksichtigt werden, die beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auslösen können, also unmittelbar konsumierbare Leistungen. Dazu zählen Speisen und Getränke genauso wie eingeladene Künstler oder sonstige Darbietungen. Aufwendungen des Arbeitgebers, die Teilnehmer nicht direkt bereichern, bleiben allerdings außen vor. So fließen etwa Kosten für die Raummiete, Dekoration oder das Event-Management nicht in die Berechnung der steuerlichen Freigrenze ein. Diese Ausgaben müssen Unternehmen als allgemeine Betriebskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Auch Reise- oder Übernachtungskosten werden nicht mit einberechnet. Da es sich um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine steuerfreie Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Kosten auf alle Gäste umlegen Wie wird ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb der Freigrenze liegen? Ganz einfach: Die Summe der unmittelbar konsumierbaren Leistungen wird gleichmäßig auf alle Gäste verteilt - und nicht nur durch die Gesamtzahl der Arbeitnehmer geteilt. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht. Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden. Auch das Einladen von Begleitpersonen wird finanziell erleichtert, falls die Finanzämter der BFH-Entscheidung folgen. Kosten für Partner oder Familienangehörige werden dann nicht mehr der Freigrenze des Arbeitnehmers zugerechnet. Für sie gilt laut BFH eine gesonderte Freigrenze von 110 Euro. Die obersten Finanzrichter sind der Ansicht, dass bei der Einladung von Familienangehörigen nicht die Entlohnung des Arbeitnehmers, sondern die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund steht. Es gibt jedoch keine Regel ohne Ausnahme: Besuchen Unternehmen allgemein zugängliche Veranstaltungen wie ein Musical oder Theater, werden die Kosten für Begleitpersonen weiterhin in die steuerliche Freigrenze des jeweiligen Mitarbeiters einberechnet. Brutto-Ausgaben sind maßgeblich Ungeachtet der neuen Rechtsprechung bleiben die steuerlichen Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung bestehen: Für die Freigrenze sind nicht die Netto-Ausgaben, sondern grundsätzlich die Brutto-Beträge maßgeblich. Liegen die Kosten pro Teilnehmer nur geringfügig über 110 Euro, ist die komplette Feier lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann alle Kosten mit 25 Prozent pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen. Besonders kritisch beäugen die Finanzbeamten gemischte Rechnungen, die etwa Bewirtungs- und gleichzeitig Mietkosten ausweisen. Die berücksichtigungsfähigen Kosten für die 110-Euro-Freigrenze sind von den weiteren Aufwendungen zu trennen. Noch hat die Finanzverwaltung nicht klargestellt, wie eine Aufteilung gemischter Verträge bei Betriebsfesten zu erfolgen hat. Um Abgrenzungsprobleme zu vermeiden, sollten Unternehmen möglichst auf gemischte Rechnungen verzichten. Bei Full-Service-Dienstleistern müssen Firmen auf eine detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen drängen. Niemand darf ausgegrenzt werden Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen. Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden. So dürfen weder die Dauer der Betriebszugehörigkeit noch die Stellung des Arbeitnehmers oder seine Lohngruppe als Voraussetzung für eine Einladung ausschlaggebend sein. Bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sieht das Finanzamt besonders genau hin. Ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Angestellten und deren persönlicher Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig. Unternehmen sollten eine Teilnehmerliste erstellen, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt, und diese archivieren, um gegebenenfalls einen Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu haben. So können Unternehmen unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit den Finanzbehörden. Steuerfreie Weihnachtsfeier Geschenke für Arbeitnehmer Manche Unternehmen schenken ihren Beschäftigten zum Beispiel im Rahmen üblicher Betriebsveranstaltungen wie der Weihnachtsfeier eine Aufmerksamkeit. Geschieht dies als Teil des Programms, sind die Präsente steuerfrei. Der Bruttobetrag für Sachgeschenke darf aber 40 Euro nicht überschreiten. Andernfalls stellen sie für die Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil dar und sind zu versteuern. Der Fiskus bewertet Sachgeschenke unter 40 Euro auf üblichen Betriebsfeiern als Teil der Veranstaltungskosten. Wenn die Kosten der Betriebsfeier addiert mit dem Wert eines Sachgeschenks die 110-Euro-Freigrenze pro Arbeitnehmer übersteigen, ist die Veranstaltung inklusive des Geschenks steuerpflichtig.Liegen die Gesamtkosten von Sachgeschenk und Betriebsfeier über 110 Euro, kann der Arbeitgeber die Beträge pauschal mit 25 Prozent versteuern. Er vermeidet dadurch, Sozialabgaben für diese Zuwendungen zahlen zu müssen und die Arbeitnehmer müssen die Betriebsfeier inklusive der Aufmerksamkeit nicht mehr versteuern.Tut der Arbeitgeber dies nicht, taucht der Betrag auf der Gehaltsabrechnung auf. Es fallen dann also Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzüge für den Arbeitnehmer an. ag