Fahrzeugrückgabe

FahrzeugrückgabeDer Stresstest für jede MietbeziehungZu den heikelsten Momenten bei der Fahrzeugmiete zählt die Rückgabe. Um ein möglichst genaues Bild vom Rückläufer zu haben, nutzen einige Anbieter digitale Helfer. Damit wird kein Ausstattungsteil vergessen und gleichzeitig der Konfliktstoff gemindert.Man trifft sich ja bekanntlich zweimal im Leben. Bei der Fahrzeugvermietung ist das zweite Mal der Tag der Rückgabe des Leih-Trucks – und genau an diesem Punkt wird die Beziehung zwischen Transporteur und Vermieter meist auf die Probe gestellt. Um den Knatsch bei der Rückgabe zu vermeiden, haben Vermietfirmen unterschiedliche Check-in-Methoden entwickelt. Beim Spezialisten für Kurzzeitmiete Business Fleet Services (BFS) aus Crailsheim kümmern sich allein vier Mitarbeiter um die Fahrzeugrückgabe. Knapp 1300 Einheiten misst der BFS-Fuhrpark. „Wir bieten zu 80 Prozent Kurzzeitmiete auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis an, sodass die Frequenz der Fahrzeugchecks sehr hoch ist“, beschreibt Fuhrparkmanager Frank Heinzmann die Ausgangslage. „Nur mit der PC-basierten Lösung ist dieser Aufwand zu bewältigen“, gesteht der gelernte Kraftverkehrsmeister. Seit gut zwei Jahren nutzt das Team des zur Stegmaier-Gruppe gehörenden Vermieters einen tragbaren Handcomputer (PDA), um den Fahrzeugzustand festzuhalten. Alle Fahrzeugdaten auf dem Hand-PCPer W-LAN, UMTS oder Dockingstation (Cradle) gehen die Daten jedes Fahrzeuges vom PC auf das Handgerät, ein Motorola- MC7596-Mobilcomputer. „Es können mehrere Datensätze gleichzeitig aufge-spielt werden, sodass neben der Zugmaschine auch der Trailer oder beispielsweise die Wechselbrücken in einem Gang aufgenommen werden können“, erklärt Heinzmann. Zu jedem Fahrzeug existiert ein Datensatz, der je nach Typ zwischen 20 und 100 Einzelpositionen umfasst. Anhand dieser Checkliste wird gesichtet, geprüft und protokolliert. „Vom Kissen bis zum Zigarettenanzünder sind alle Einzelpositionen erfasst“, berichtet der Fuhrparkmanager und sendet damit die Botschaft aus: Hier findet ein hundertprozentiger Fahrzeugcheck statt. Erkennt der Prüfer einen Schaden, zückt er die im PDA verbaute Kamera und macht ein Foto. Im Anschluss organisiert er einen Platz in der Werkstatt, ein Prozessschritt, der noch nicht vom PDA abgebildet wird.Im Regelfall dauert ein solcher Check-in- oder Check-out-Prozess etwa 15 Minuten. Dann ist das Fahrzeug wieder im Mietsystem verfügbar. Mit dem Handgerät kann jeder Mitarbeiter in den Partnerbetrieben die Fahrzeugrücknahme erledigen, was vor allem die Fachkräfte entlasten kann. Ganz papierlos funktioniert das System noch nicht. Das Protokoll und den Vertrag erhält der Kunde weiterhin als Ausdruck, den er unterschreibt, berichtet Heinzmann. Fahrzeugcheck beim TransporteurEinen ähnlichen Weg beschreiten die Miettöchter Euroleasing und MAN-Rental des Münchener LKW-Bauers MAN. Auch hier kommt ein portabler Computer zum Einsatz – wenn auch eine Nummer größer und mit einer externen Kamera. „Entweder das Fahrzeug wird an eine der Stationen zurückgebracht oder wir kommen mit einem mobilen Check-in-System zum Kunden“, erklärt Ralf Faust, Vorstandschef der beiden MAN-Vermietungen. Dazu ist das IT-Equipment für die Rücknahme in einem Hartschalenkoffer verstaut. Bei der Rückgabe wird der Zustand des LKW laut Faust von unabhängigen Sachverständigen dokumentiert. Diese kommen von der Firma Intertax-Expert. Spätestens zwei Tage danach erhält der Fahrzeugmieter ein Rückgabeprotokoll mit einer ausführlichen Dokumentation des Fahrzeugzustandes. Dies enthält alle wertbeeinflussenden Faktoren mit den dazugehörigen Reparatur- und Minderwerten. Nicht mehr Schäden – nur mehr Daten Um im Vorfeld Unstimmigkeiten zu vermeiden, empfiehlt der Fuhrparkberater Christian Reiter von Reiter Consulting, Coburg, bei der Anmietung Details wie etwa das Vorhandensein von Firmenbeschriftungen vertraglich festzulegen. Gibt es dennoch unterschiedliche Bewertungen des Zustands des Rückläufers, hilft oft nur eine neutrale, dritte Instanz weiter, wie etwa Gutachter Manfred Weikert vom Dienstleister Aon Jauch & Huebener GmbH aus Hamburg. Er hat beobachtet, dass die Schäden an den Fahrzeugen nicht zugenommen haben, aber durch die vermehrt digitalisierten Fahrzeugrückgabesysteme mehr Schäden dokumentiert und beanstandet werden. Um den Ärger für den Mieter möglichst gering zu halten, erstellt der Berater Empfehlungen für das Risikomanagement. „Eine effektive Präventivmaßnahme um die Schadenshäufigkeit zu reduzieren, kann es sein, die Routenplanung zu ändern, um damit gewisse Gefahrensituationen für das Fahrzeug auszuschließen“, rät Weikert. Grundfrage: Wer darf reparieren?Beim Vermieter Paclease setzt man auf Block und Stift. Mit dem Zustandsprotokoll gehen der Mitarbeiter und der Fahrer gemeinsam um das Mietfahrzeug und nehmen die Schäden auf. Per Foto werden die Schadstellen festgehalten. Anschließend unterschreibt der Fahrer das Protokoll, was in PDF-Form samt Bildmaterial abgespeichert wird. Da nach den Erfahrungen des Paccar-Ablegers eine digitale Version der Fahrzeugrückgabe keine nennenswerte Zeitersparnis bringt, bleiben die Dieburger auch künftig bei der klassischen Variante. Bei Unstimmigkeiten der Schadensermittlung setzt Paclease gegebenenfalls einen Dekra-Sachverständigen ein. Was allerdings selten der Fall sein soll, denn die Kunden achten auch in Krisenzeiten sehr penibel auf ihre Mietfahrzeuge, so die Erfahrung des Vermieters. Bei Bagatellschäden erfolgt die Abrechnung in Absprache mit dem Kunden direkt unter Verzicht eines Kostenvoranschlages, um die Kosten nicht unnötig in die Höhe zu treiben. Sollte eine Reparatur fällig sein, kann der Kunde den Schaden vom Vermieter auf Basis eines Kostenvoranschlages in einer Vertragswerkstatt regeln lassen oder selbst fachgerecht instand setzen. Dann läuft die Mietrate für die zusätzlichen Leihtage aber weiter. Der Mitbewerber KLV-Rent aus Trostberg stellt gerade sein System um. Anfang des kommenden Jahres sollen die Rücknahmeprotokolle teilweise digital vorliegen und alle bisherigen Schäden auf dem Ausdruck bereits vermerkt sein. Bis Ende 2011 will der Anbieter die Rücknahme seiner derzeit knapp 1850 Fahrzeuge komplett digital mithilfe von Smartphones oder PDA umsetzen.So findet jeder Vermieter seinen eigenen Weg, um im möglichen Stresstest in der Vermietbeziehung zu bestehen. ❙❚■ Rocco Swantusch, Serge Voigt@Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch unter www.verkehrsrundschau.dePer PDA werden die Ergebnisse der Fahrzeugrückgabe digital hinterlegt und nichts geht verlorenSchadensaufnahme bei BFS: Mit der im Handcomputer eingebauten Kamera werden die Schäden erfasst und anschließend digital gespeichert

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