Dämme gegen

Dämme gegen die PapierflutDer schnelle Zugriff auf Geschäftsdokumente schafft mehr Transparenz und macht Mitarbeiter jederzeit auskunftsfähig. Elektronisches Dokumentenmanagement umfasst mehr als die reine Archivierung.Toni Gicas, EDV-Leiter der Amm Spedition in Nürnberg, hat ein ehrgeiziges Ziel: „Wir wollen eine papierlose Spedition werden.“ Seit das Unternehmen im Oktober vergangenen Jahres ein elektronisches Archivierungssystem eingeführt hat, ist Gicas seinem Ziel ein großes Stück näher gerückt. Der täglich anfallende Ordner mit Rollkarten wandert nun umgehend in den Datenspeicher. Für den Transfer von 100 Stück ins Archiv braucht ein Mitarbeiter heute gerade 10 Minuten. „Das läuft praktisch vollautomatisch“, sagt Gicas. Früher beschäftigte das Einscannen einen Kollegen fast einen halben Arbeitstag. Als Nächstes soll das Rechnungswesen digitalisiert werden: Die jährlich rund 85.000 Ausgangsrechnungen gehen dann online an die Kunden – inklusive digitaler Signatur. Papierdokumente werden gescanntIn der täglichen Papierflut aus Frachtbriefen, Abliefernachweisen, Rollkarten, Borderos und Eingangsrechnungen drohte auch die Kissel Spedition in Stockstadt unterzugehen. Seit Januar ist man sofort auskunftsfähig, wenn ein Kunde nach Frachtbriefen oder Rechnungen fragt. Dank eines elektronischen Archivs können derzeit 20 Mitarbeiter aus der Buchhaltung und dem Vertrieb schnell auf den für alle zugänglichen elektronischen Aktenschrank zugreifen, sagt Thomas Kissel, geschäftsführender Gesellschafter der Spedition. Ihm schwebt vor, dass bald alle wichtigen Dokumente, ob Lieferscheine, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Schadensvorfälle unter der Sendungsnummer zu finden sind. Dass Rechnungen liegen oder unauffindbar bleiben, kommt bei der Spedition Nellen & Quack in Mönchengladbach nicht mehr vor. Weil das elektronische Archiv alle Vorgänge dokumentiert, „weiß jeder, was mit einem Beleg passiert ist“, sagt IT-Leiter Bernhard Tauwel. Auch Doppelarbeit entfällt, etwa weil ein Kunde gleich mehrere Mitarbeiter wegen des gleichen Dokuments anruft und beschäftigt. „Die Transparenz der Prozesse ist ein großer Vorteil“, betont der IT-Leiter. Transparenz, Workflow, schneller Zugriff – das sind die Schlüsselbegriffe, wenn von elektronischen Archiven die Rede ist. Der umstandslose Zugriff auf den digitalen Aktenschrank erspart etwa Jörg Uhlenbrock, bei Cargoline in Dietzenbach zuständig für Einkauf und Vertragswesen, den regelmäßigen Gang einen Stockwerk tiefer ins Papierarchiv. Die Dietzenbacher verschicken inzwischen keine Rechnung mehr auf dem traditionellen Postwege, sondern nur noch per E-Mail, digital signiert versteht sich. Auch sämtliche Eingangsrechnungen, die der Briefbote ins Haus bringt, gelangen auf digitalen Wegen zur Bearbeitung in die Buchhaltung. „Sie werden eingescannt, verschlagwortet und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt“, sagt Uhlenbrock. Nikolas Vormund, IT-Administrator bei der Heinrich Koch Spedition in Osnabrück, hebt den Kundenservice als einen großen Vorteil der digitalen Archivierung hervor: „Wenn ein Kunde anruft, kann man schneller auf Anfragen reagieren.“ Wer Unterlagen umgehend findet, leiste einen wichtigen Beitrag zur Kundenbindung. Kosten sparen durch mehr OrdnungBillig sind die virtuellen Aktenschränke nicht. Olaf Holst, Gesamtvertriebsverantwortlicher beim Systemanbieter Optimal Systems, beziffert den Projektpreis für das Einstiegspaket auf 15.000 bis 20.000 Euro. Die Berliner sehen sich als einen der führenden Anbieter von Enterprise Content Managementsysteme (ECM), wie Archivierungslösungen auch heißen. Je nach Größe eines Projekts können die Kosten laut Holst auch schnell auf 400.000 Euro anschwellen. Hinzu kommen Ausgaben für die Beratung und die Erstellung eines Pflichten- oder Lastenheftes. IT-Leiter Gicas von der Spedition Amm stellt der fünfstelligen Investitionssumme die 10 Arbeitstage gegenüber, die der Logistiker nun pro Monat einspart. Thomas Kissel vom Cargoline-Partner Kissel Spedition verweist auf die „spür- und sichtbaren Prozessverbesserungen“. Schwerer tut er sich mit ihrer monetären Bewertung. Uhlenbrock schätzt allein die Einsparungen beim Porto auf 7000 Euro, die sich für die Cargoline-Kooperation dadurch ergeben, dass die jährlich 12.000 Rechnungen digital verschickt werden. Zentraler Baustein einer Archivierungslösung ist laut Uhlenbrock die Definition eines sinnvollen Workflows für Dokumente. Gernot Kaiser, Forschungsdirektor am Supply Management Institute in Wiesbaden, spricht von Dokumentenlogistik in den Betrieben: das richtige Dokument zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Unter Archivierung versteht er dagegen nur eine Art Endlagerung von Daten. Mit dem Workflow scheint es in vielen Unternehmen allerdings nicht weit her zu sein. Wilfried Reiners, Anwalt bei den PRW Rechtsanwälten in München und Fachmann für die rechtssichere Archivierung von Unternehmensdaten, kritisiert, dass es viele Firmen bei der Datenspeicherung wie Dagobert Duck mit seinem Geldvermögen halten: „Sie machen im Grunde Storage, überführen also Daten einfach in einen großen Speicher.“ Er empfiehlt stattdessen vorab gründlich darüber nachzudenken, was und wie ein Unternehmen archivieren will und wo die Daten herkommen. „Erst danach kann man über Hard- und Software nachdenken“, empfiehlt Reiners. Datenschutz muss gewährleistet seinTatsächlich ist die Speicherung der Daten in den Archiven nicht ohne Tücken. Was revisionssicher ist, also den Anforderungen der Finanzämter und Aufsichtsbehörden genügt, muss nicht immer rechtssicher sein. Beispiel: Aktivbewerbungen von Universitätsabsolventen. Die müssten nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden, haben also im Archiv nur befristetes Aufenthaltsrecht. Beispiel E-Mails: Viele Unternehmen archivieren in ihrem SAN (Storage Area Network) auch noch alle persönliche E-Mails der Mitarbeiter, obwohl sie da gar nichts zu suchen haben. Wer das verhindern will, muss sie vorher löschen. Auf der sicheren Seite stehen Unternehmen, wenn es eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat gibt, die das Schreiben privater E-Mails ausschließt. Doch damit nicht genug. Wer in Archivierung investiert, muss in langen Zeiträumen denken. Anders als Papier, das bekanntlich geduldig ist, droht der digitalen Welt die reale Gefahr des Verschwindens. Die unerschöpflich scheinenden Festplatten heutiger Rechner und Server könnten in 20 oder 30 Jahren kaum mehr lesbar sein. Grund: Die schnell aufeinanderfolgenden Innovationszyklen der Hard- und Software von Archivsystemen nehmen auf die langen Aufbewahrungszeiten der Dokumente keine Rücksicht. Optische Speichermedien, wie die gute alte Diskette, dürfte die heutige Generation der Digitalkids allenfalls noch vom Hörensagen kennen. Die Folgen für die Unternehmen beschreibt Rechtanwalt Reiners so: „Sie stehen unter dem Zwang zur ewigen Migration ihres Datenbestandes.“ Wenn also die Spedition Nellen + Quack im Jahre 2034 ihren 150. Geburtstag feiert, sollte sie schon jetzt sicherstellen, dass die Urenkel die im Archiv gespeicherten Dokumente zur Firmengeschichte entziffern können. ❙❚■ Dirk DietzAus Papierdokumenten werden Dateien, die anschließend sicher elektronisch archiviert werdenActiwarewww.actiware-cms.de Allgeier IT Solutionswww.allgeier-it.de Alegri International Servicewww.alegri.deCenitwww.cenit.de Ceyoniq Technologywww.ceyoniq.comDocuWarewww.docuware.com D.Velopwww.d-velop.deEasy Softwarewww.easy.de ELO Digital Officewww.eloweb.eu GFT inboxxwww.gftinboxx.comIntex Informations Systemewww.intex-online.de Iqdoqwww.iqdoq.deMeta Level Softwarewww.meta-level.de Optimal Systemswww.optimal-systems.deOxseedwww.oxseed.com Saperionwww.saperion.comSER Solutions Deutschlandwww.ser.deSolitas Informatikwww.solitas.comWindreamwww.windream.de *) Auswahl Regeln für die revisionssichere elektronische Archivierung In einer schnelllebigen Zeit veralten die technischen Systeme und Softwarestandards oft schneller als die gespeicherten Informationen. Deshalb hat der Verband der Organisations- und Informationssysteme (VOI) die folgenden Grundsätze verfasst (gekürzt). Jedes Dokument muss ordnungsgemäß aufbewahrt werden.Die Archivierung muss vollständig sein – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und ist unveränderbar zu archivieren. Nur berechtigte Benutzer dürfen jedes Dokument einsehen.Jedes Dokument muss in angemessener Zeit auffindbar und reproduzierbar sein. Dokumente dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem ist für die Berechtigten nachvollziehbar zu protokollieren.Ein sachverständiger Dritter muss den gesamten Archivierungsprozess jederzeit prüfen können. Alle Grundsätze gelten auch bei Migrationen und Änderungen am Archivsystem. Weitere informationen plus eine (kostenpflichtige) Marktübersicht unter www.voi.de ddMerksätze

Dämme gegen

Lieferkettengesetz

Aufkommensentwicklung Quartal 1/2022 bis Quartal 4/2022 im Vergleich zum Vorjahreszeitraum

MEISTGELESEN

Erste Testfahrt im Tesla Semi für Europa

Heimlicher Audiomitschnitt: Gericht bestätigt fristlose Kündigung

Nagel-Group eröffnet neuen Logistikstandort in Rostock

NEWSLETTER