Zugang sichern

Zugang sichernDokumente, die wirklich ankommenKuvert schließen, frankieren und ab in den Briefkasten – so einfach könnte es sein. Was aber, wenn der Empfänger bestreitet, ein wichtiges Schreiben erhalten zu haben? Wie Sie den Zugang sichern können.Das ist zu viel: Der Werkstattleiter Karl A. wurde dabei erwischt, wie er beim Verlassen des Speditionsgeländes am Abend eine wertvolle Spezialmaschine in sein Auto lud. Für den Unternehmer ist der Fall ist klar: Kündigung – und zwar fristlos. Doch schnell sind beinahe zwei Wochen seit dem Vorfall ins Land gezogen und spätestens innerhalb dieser Zeit muss eine fristlose Kündigung ausgesprochen werden. So will es das Gesetz (Paragraf 626, Absatz 2 des Bundesgesetzbuches (BGB)). Am letzten Tag der Zwei-Wochen-Frist wird ein Bote mit der schriftlichen Kündigung zu dem Übeltäter geschickt. Der Einwurf in den Briefkasten erfolgt gegen 20 Uhr. Noch rechtzeitig?Erhalt bestätigen lassen Wie bei den meisten schriftlichen Erklärungen gilt für Kündigungen, dass sie erst dann wirksam werden, wenn sie dem Adressaten zugegangen ist. Ob und mit welchem Inhalt eine Kündigung dort ankommt, muss der Kündigende, also hier der Arbeitgeber, beweisen. Da steckt der Teufel im Detail. Am einfachsten ist es, das Kündigungsschreiben im Betrieb persönlich unter Zeugen zu übergeben. Oder sich den Erhalt der Kündigung direkt schriftlich bestätigen zu lassen. Ist der zu kündigende Mitarbeiter nicht mehr im Betrieb, bleibt meistens nur die Möglichkeit, die Kündigung per Post oder Bote zuzustellen. Beim Versenden der Kündigung als einfacher Brief gilt Folgendes: Die Kündigung ist dem Adressaten zugegangen, „wenn sie so in seinen Herrschaftsbereich gelangt ist, dass er nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann“. Diese hölzerne juristische Umschreibung besagt nichts anderes, als dass beim einfachen Brief der Einwurf in den Briefkasten des Empfängers ausreicht. Der Zugang ist an diesem Tag erfolgt, allerdings nur dann, wenn an diesem Tag auch noch damit zu rechnen ist, dass der Briefkasten geleert wird. Mit einem abendlichen Blick in den Briefkasten kann man nach Ansicht der Gerichte nur noch bis etwa 19 Uhr rechnen. Später eingeworfene Briefe gelten erst als am Folgetag zugestellt. So auch im Eingangsfall. Hier brauchte der Empfänger ab 19 Uhr nicht mehr mit einem Posteingang im Briefkasten zu rechnen. Die Kündigung war also erst am Folgetag zugegangen, somit verspätet und unwirksam. Selbst wenn der Brief rechtzeitig in den Briefkasten flattert, wird der Zugang oft vom Adressaten bestritten. Dann ist der Absender beweispflichtig. Häufig wird ein Schreiben mit normalem Übergabe-Einschreiben versendet. Ist der Empfänger anwesend, ist alles unproblematisch: Durch seine Unterschrift ist der Zugang nachgewiesen. Öffnet sich die Tür für den Postbediensteten jedoch nicht, so hinterlässt er nur einen Benachrichtigungsschein. Das Kündigungsschreiben selbst wird nicht eingeworfen, sondern beim nächsten Postamt hinterlegt. Folge: Die Kündigung ist noch nicht zugegangen, sondern erst, wenn der Empfänger das Schreiben bei der Post abholt. Aber Vorsicht: Es besteht nach überwiegender Ansicht in der Rechtsprechung keine Pflicht des Adressaten, Einschreiben bei der Post abzuholen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 26.11.1997, Aktenzeichen VIII ZR 22/97). Ignoriert der Empfänger das Kündigungsschreiben, so ist es – von Ausnahmefällen einmal abgesehen – nicht an ihn zugegangen. Umstritten ist die Frage, ob ein sogenanntes Einwurf-Einschreiben ein zuverlässiger Nachweis des Zugangs der Kündigung ist. Bei dieser Variante wirft der Postbote das Schreiben in den Briefkasten und vermerkt exakt, zu welcher Uhrzeit und an welchem Tag der Einwurf erfolgte. Diese Daten kann der Absender abfragen. Da die Gerichte allerdings bei dieser Form des Einschreibens den Zugangsnachweis völlig gegensätzlich beurteilen, ist von dieser Zustellungsvariante abzuraten. Was aber gilt, wenn zwar der Adressat der Kündigung bei Eingang des Schreibens nicht anwesend ist, aber eine andere Person das Schreiben in Empfang nimmt? Hier genügt es nach der Rechtsprechung (Bundesgerichtshof, Urteil vom 12.12.2001, Aktenzeichen X ZR 192/00), „wenn der Betreffende als geeignet und ermächtigt gilt, Schriftstücke in Empfang zu nehmen“ (siehe Kasten Seite 36). Annahme verweigert Verweigert der Empfänger die Annahme eines Briefes berechtigt, etwa wegen Nachporto bei fehlender Frankierung, so geht dies zulasten des kündigenden Arbeitgebers. Bei unberechtigter Annahmeverweigerung gilt er jedoch als zugegangen (Bundesgerichtshof-Urteil vom 26.11.1997, Aktenzeichen VIII ZR 22/97). Die Frage des wirksamen Zugangs einer Erklärung stellt sich insbesondere bei einer E-Mail. Hier gilt: Die Erklärung ist dann beim Empfänger eingegangen, wenn sie in dessen Posteingang (Inbox) eingegangen ist und er die Möglichkeit hatte, sie zu lesen. Bestreitet der Empfänger aber, die Mail erhalten zu haben, muss der Absender den Zugang beweisen. Eine arbeitsrechtliche Kündigung muss allerdings immer schriftlich erfolgen und vom Chef unterschrieben werden. Diese sogenannte Schriftformerfordernis darf nach ausdrücklicher Regelung im Gesetz (Paragraf 623 BGB) nicht durch eine elektronische Form (E-Mail, Fax oder gar SMS) ersetzt werden. Bei nicht zwingend schriftlichen Erklärungen kann der Zugang einer E-Mail durch eine besondere Übersendungsart nach dem Signaturgesetz (siehe Kasten Seite 37) sichergestellt werden. Bei einem Faxschreiben gibt es nach Ansicht der Rechtsprechung keinen automatischen Beweis des Zugangs (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 14.08.2002, Aktenzeichen 5 AZR 169/01). Die wirklich sicherste Zustellungsform dürfte aber nach wie vor eine althergebrachte sein: Der Arbeitgeber fährt zu seinem ehemaligen Mitarbeiter nach Hause und übergibt ihm das Schreiben dort persönlich. Am besten in Begleitung eines Zeugen. Die Schreibkraft, die die Kündigung verfasst hat, legt sie – vom Chef unterzeichnet – in ein Briefkuvert und verschließt es. Der Arbeitgeber oder ein von ihm Beauftragter fahren zusammen mit ihr zum Betroffenen. Ist er anwesend, kann das Schreiben persönlich übergeben werden. Falls nicht, wird es in den Briefkasten geworfen, die Schreibkraft ist Zeuge. Dies stellt nicht nur den Zugang sicher, sondern verhindert, dass der Empfänger später behauptet, der Umschlag sei leer gewesen oder habe ein anderes Schreiben enthalten. Der Zeuge kann außerdem vor Ort ein Schreiben unterzeichnen, in dem Adresse, Anschrift, Datum, Uhrzeit und Briefkastenreihe genannt werden. Neben der Methode, das Dokument persönlich mit einem Zeugen zu überbringen, kann auch die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher (Paragraf 132, Absatz 1 BGB) gewählt werden. Da dies jedoch relativ aufwendig und auch kostspielig ist, dürfte diese Zustellungsform nur in besonderen Ausnahmefällen sinnvoll sein und angewendet werden. ❙❚■ Klaus Krohn, freier Journalist Zustellung Wer ist empfangsberechtigt? Familienangehörige, die in derselben Wohnung leben (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 11.11.1992, Aktenzeichen. 2 AZR 328/92), sonstige Haushaltsmitglieder (Bundessozialgericht, Beschluss vom 07.10.2004, Aktenzeichen B 3 KR 14/04), der Partner einer nicht ehelichen Lebensgemeinschaft oder ein Mitarbeiter (Bundesgerichtshof, Urteil vom 12.12.2001, Az. X ZR 192/00). kkE-Mails unterzeichnen Die elektronische Signatur ermöglicht es, einen Unterzeichner, also den Ersteller einer Signatur, eindeutig zu identifizieren. Außerdem lässt sich die Vertrauenswürdigkeit der signierten elektronischen Information prüfen. Das heißt, die auf digitalem Weg übertragenen Daten können nicht unbemerkt gefälscht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass signierte Dokumente mit einem Zeitstempel markiert werden. Dieser beurkundet vergleichbar mit dem Poststempel, dass ein Dokument zu einer bestimmten Zeit vorgelegen hat. Technisch gesehen kann die elektronische Signatur mit digitalen Zertifikaten oder von einer Public-Key-Infrastruktur realisiert werden. Das Signaturgesetz (Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen, kurz SigG oder SigG 2001) schafft die gesetzlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen. Ziel ist es, die Rechtssicherheit für den internetbasierten Geschäftsverkehr und elektronische Prozesse der öffentlichen Verwaltung zu erhöhen. Das Signaturgesetz legt Anforderungen für Zertifizierungsdienste-Anbieter (ZDAs), Produkte für elektronische Signaturen sowie für Prüf- und Bestätigungsstellen fest. Das Signaturgesetz sollte ursprünglich dazu dienen, die digitale Signatur der handschriftlichen gleichzusetzen. Dafür müssen allerdings erst noch verschiedene Änderungen im Privatrecht vorgenommen werden. Das Signaturgesetz schafft lediglich die Grundlage für dieses Vorhaben. ks Eine Kündigung muss immer handschriftlich unterzeichnet werden

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