Umsatzsteuervergütung

Umsatzsteuervergütung Eine Prozentrechnung, die sich lohntDie Mehrwertsteuer, die bei geschäftlichen Ausgaben im Ausland anfällt, kann man sich zurückerstatten lassen. Nicht alle Unternehmen, die grenzüberschreitend unterwegs sind, kennen sich aber mit der Umsatzsteuervergütung aus.Weil die Absatz- und Beschaffungsmärkte zunehmend internationaler werden und der deutsche Außenhandel boomt, sind Transport- und Logistikunternehmen immer häufiger im Ausland tätig. Ob auf Liefertour oder auf einer Messe: In der Regel entstehen unterwegs Kosten. Ein deutsches Unternehmen, dessen Mitarbeiter im Ausland tanken oder übernachten, zahlt dafür neben dem Nettorechnungsbetrag auch die Umsatzsteuer. Diese auf geschäftsbezogene Ausgaben bezahlte Mehrwertsteuer kann man zwar nicht wie bei inländischen Rechnungen durch die Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen, sich die Kosten aber im Rahmen der sogenannten Umsatzsteuervergütung mitunter vom jeweiligen Land erstatten lassen.Gesetzliche VoraussetzungenDas Rückerstattungsverfahren können nur Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch nehmen. Sie dürfen in dem betreffenden Land zudem nicht ansässig sein und dort auch selbst keine steuerbaren Umsätze getätigt haben. Ist letztere Voraussetzung nicht erfüllt, können sie Vorsteuern nur im allgemeinen Besteuerungsverfahren, also durch Registrierung und Abgabe einer Umsatzsteuererklärung bei der Finanzverwaltung des betreffenden Staates, geltend machen.Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren haben derzeit alle 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) eingerichtet. Außerhalb der Gemeinschaft ist die Mehrwertsteuerrückerstattung nur teilweise möglich (zum Beispiel in der Schweiz, Norwegen, Japan und Kanada). In der Praxis gelten allerdings häufig länderspezifische Besonderheiten, die aus dem jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht resultieren. Diese sollten Unternehmer genau prüfen, bevor sie die Umsatzsteuer auf Diesel, Autobahn-, Tunnel- oder Fährgebühren, Tankreinigungen oder Abschleppkosten bei ausländischen Erstattungsbehörden zurückverlangen.„Zum Beispiel werden Tankrechnungen nicht in allen Mitgliedstaaten zum Vorsteuerabzug zugelassen“, erklärt Brigitte Neugebauer, Leiterin des Referats Umsatzsteuer und Verfassungsrecht beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK). Ähnliches gelte für Mautgebühren. „Für die Reparatur des LKW darf seit 2010 grundsätzlich keine ausländische Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden, da es für die Besteuerung nicht auf den Ort der Reparatur, sondern die Ansässigkeit des Transportunternehmens ankommt“, sagt die Rechtsanwältin. Nicht oder nur teilweise erstattungsfähig ist nach ihrer Erfahrung oft die Umsatzsteuer aus Rechnungen für Unterhaltung und Geschenke, für die Anschaffung und den Betrieb von Fahrzeugen, für Bewirtung, Verpflegung sowie Übernachtung.Antragstellung in EU-LändernSeit 2010 können innerhalb der EU ansässige Unternehmer die Mehrwertsteuerrückerstattung in Mitgliedsstaaten elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Zeit haben sie dafür bis zum 30. September des folgenden Kalenderjahres. Der Leistungszeitpunkt spielt dabei keine Rolle, sondern das Datum auf dem Beleg. Für alle Rechnungen, die man 2011 ausgestellt bekommen hat, muss der Antrag also bis spätestens 30. September 2012 beim BZSt eingegangen sein. „Diese Frist ist unbedingt einzuhalten, denn sie kann als sogenannte Ausschlussfrist nicht verlängert werden“, sagt Neugebauer. Rechnungskopien könne man – soweit sie vorgelegt werden müssen – nachreichen. Das Formular für die Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer findet man im BZSt-Online-Portal. Im Internet lässt sich auch die Steuer für den Vergütungszeitraum berechnen. Anträge kann man für mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate und maximal für ein Kalenderjahr einreichen. Die Mindesterstattungsbeträge liegen bei 400 Euro beziehungsweise 50 Euro. Beantragt man die Umsatzsteuervergütung für mehrere EU-Mitgliedstaaten, ist für jedes Land ein gesonderter Antrag zu stellen. Bei einer Bemessungsgrundlage ab 1000 Euro (Tankrechnungen ab 250 Euro) sind auf elektronischem Wege die Rechnungen in Kopie beizufügen. In begründeten Einzelfällen kann die Vorlage der Originalrechnungen verlangt werden.Das BZSt prüft die Vollständigkeit und Zulässigkeit des Antrags, vor allem die Unternehmereigenschaft. Das heißt, ob die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stimmt und ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Nicht zu beanstandende Anträge leiten die deutschen Beamten anschließend über eine elektronische Schnittstelle an die ausländische Erstattungsbehörde weiter. Dort erfolgt nach Eingang des Antrages die abschließende Bearbeitung. Abwicklung und Erstattung dauern etwa vier Monate – bei Nachforderung von Belegen oder Informationen bis zu acht Monate. Da manche EU-Staaten mitunter deutlich länger brauchen, wird der zu erstattende Betrag bei Verspätungen verzinst.Im Zweifel einen Experten fragenDie Abwicklung des Umsatzsteuer-Vergütungsverfahrens ist kompliziert und zeitaufwendig. „Für die Antragstellung sollte das Unternehmen mit Sprache und Steuerrecht des ausländischen Mitgliedstaates vertraut sein“, erklärt Neugebauer. Die meisten EU-Länder akzeptierten zwar Angaben in englischer Sprache, einige osteuropäische Mitgliedstaaten bestünden bei Korrespondenzen aber generell auf die jeweilige Landessprache, erzählt die Steuerrechtsexpertin des DIHK. Das könne später vor allem bei Rückfragen zu Problemen führen. Denn diese richtet der Erstattungsstaat direkt an den Antragsteller. „Unternehmen sollten sicherstellen, dass entsprechende Anfragen umgehend erkannt und bearbeitet werden“, sagt Neugebauer.Im Zweifel sollte man einen Steuervertreter bevollmächtigen, sich um die Mehrwertsteuerrückerstattung im Ausland zu kümmern. Die deutschen Auslandshandelskammern (AHK) in den EU-Mitgliedstaaten bieten diesen Service gegen eine Gebühr (5 bis 20 Prozent des Vergütungsbetrages) an. In den AHK wird Deutsch gesprochen und die Beamten beherrschen die jeweilige Landessprache des Mitgliedstaates. Steuerberater und verschiedene Dienstleister haben sich inzwischen ebenfalls auf das Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren spezialisiert. Zum Beispiel Tankkartenanbieter wie DKV und Aral oder die Straßenverkehrsgenossenschaften.Die ausländische Erstattungsbehörde akzeptiert allerdings jeweils nur einen Steuervertreter. Das bedeutet, dass auch alle sonstigen Rechnungen, die ausländische Mehrwertsteuer ausweisen, durch diesen eingereicht werden müssen. ❙❚■ André GießeDie im Ausland gezahlte Umsatzsteuer kann sich auf Hunderte Euro summierenUmsatzsteuervergütungBelgien: 21 %Bulgarien: 20 %Dänemark: 25 %Deutschland: 19 %Estland: 20 %Finnland: 23 %Frankreich*: 21,2 %Griechenland: 23 %Irland: 23 %Italien: 21 %Lettland: 22 %Litauen: 21 %Luxemburg: 15 % Malta: 18 %Niederlande*: 21 %Österreich: 20 %Polen: 23 %Portugal: 23 %Rumänien: 24 %Schweden: 25 %Slowakei: 20 %Slowenien: 20 %Spanien: 18 %Tschechien: 20 % Ungarn: 27 %Vereinigtes Königreich: 20 %Zypern: 17 %* ab 1.10.2012Quelle: Bundeszentralamt für Steuern

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