Transportmanagementsoftware

TransportmanagementsoftwareKeine Zeit für ZeitfresserSchwertransporte sind eine komplizierte Sache: Deshalb setzt die Spedition Speedlog bei der Auftragsabwicklung auf eine neue Transportmanagementsoftware statt auf handgestrickte Datenverarbeitung. Das spart Zeit und Geld.Bei Speedlog ist der Name Programm: Hier soll alles schnell gehen. Das 2010 gegründete Speditionsunternehmen mit Sitz in Kassel ist auf Schwerguttransporte und zeitsensible Lieferungen spezialisiert. Neben speziellen Sondergenehmigungen, die es bei Schwertransporten braucht, sind auch besonders viele Personen am Transport beteiligt. Begleitfahrzeuge, Polizei, eventuell Subunternehmer – alle wollen koordiniert werden. Dabei hat der hohe Verwaltungsaufwand das Unternehmen immer wieder ausgebremst.Die Informationen für Transportaufträge, Rechnungsstellungen, Bestätigungen und Zahlungsein- und -ausgänge wurden bei Speedlog bis Herbst 2011 in vier verschiedene Programme eingegeben. Bei damals nur drei Mitarbeitern ein enormer Zeitaufwand – allein für die Dateneingabe gingen so von der Auftragserfassung bis zur Rechnungserstellung rund 15 Minuten drauf. „Mit Manpower allein waren die Aufträge nicht mehr zu bewältigen“, berichtet Speedlog-Geschäftsführer Grigo Simsek. Alle Vorgänge in einer Akte Um diesem Problem zu begegnen, setzt das junge Unternehmen seit gut einem Jahr auf die Transportmanagementsoftware „Intertrans“ des Softwareanbieters Doll + Leiber. Diese erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit mit dem administrativen Rattenschwanz der Transportaufträge: Mit der Komplettlösung lassen sich Sendungen erfassen, disponieren und abrechnen. „Wir erfassen jetzt quasi eine Akte und können daraus einen Auftrag, eine Rechnung, eine Mahnung und eine Auftragsbestätigung auslesen. All diese Sachen wurden vorher manuell einzeln getätigt und für jedes Papier mussten die Mitarbeiter Zeit aufbringen“, erklärt der Geschäftsführer. So werden unter einer Sendungsnummer dank der neuen Software sämtliche Einzelaufträge, etwa der See- und Straßenfrachtführer, Dienstleister, Zollabrechnungen, Fakturierungen und vieles mehr verbucht. Ein umständliches Zusammenstellen separater Aufträge zu einem Projekt ist nicht mehr notwendig. „Dadurch können wir unsere freien Kapazitäten der wesentlichen Arbeit widmen“, so Simsek. Die Entscheidung für die Software von Doll + Leiber war für Simsek nach genauem Abwägen zwischen mehreren Angeboten schnell klar: „Ein Argument für Intertrans waren die Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen. Wir wollen den Bereich Seefracht und Luftfracht ausbauen, weshalb die Dakosy-Schnittstelle bei Intertrans für uns sehr wichtig war“, so der Diplom-Betriebswirt. Transportspezifische Softwareanwendungen des IT-Dienstleister Dakosy können so in das Inhouse-System integriert werden. Hierzu zählt auch die internationale Speditions- und Zollabwicklung via Atlas – eine weitere Schnittstelle, die bei Intertrans ausbaufähig ist. Diese können die Speedlog-Mitarbeiter dann für Zollangelegenheiten nutzen, die mittlerweile auch vom Unternehmen durchgeführt werden. Zusatzleistungen gegen Zeitaufwand Mit Datev als weiterer Zusatzkomponente speziell für Speedlog können zudem Daten an ein Buchhalterprogramm und an ein Bankprogramm für Überweisungen exportiert werden. Da das Programm strukturiert aufgebaut und leicht verständlich ist, war zudem der Zeitaufwand für die Implementierung mit nur zweimonatiger Testphase vergleichsweise gering, sagt Simsek. Der Faktor Zeitersparnis bei der neuen Software, der für das junge Unternehmen von enormer Bedeutung ist, schlägt Simsek zufolge insbesondere bei Schwertransporten positiv zu Buche. So gibt es bei Schwertransporten immer wieder Nebenkosten, die erst lange Zeit nach dem erfolgten Transport eingehen, wie Polizeirechnungen oder verkehrslenkende Maßnahmen und andere Auflagen, erklärt er: „Diese Kosten können sie dann elegant und schnell auf diese Position buchen, sodass sich alles in einem Rutsch veranschaulicht.“ Außerdem könne man sehen, welche Kosten schon geltend gemacht wurden, sodass keine Doppelbelastung erfolgt. „Intertrans hilft uns dabei, den Überblick zu behalten“, zieht Simsek Bilanz. Dank der vielen Schnittstellen plant der Unternehmer, weitere Komponenten über Intertrans abzuwickeln: Mit integrierter Routenplanung könnten die Transporte noch schneller ihr Ziel erreichen. Der Einsatz der Lösung rentiert sich laut Simsek nicht nur in puncto Schnelligkeit beim Verwaltungs-Papierverkehr. Der Speedlog-Geschäftsführer rechnet auch mit einem raschen Ausgleich der Kosten: „Unseren Berechnungen zufolge hat sich der Software-Einsatz nach zwei Jahren amortisiert“. Die eingesparte Zeit beim administrativen Tagesgeschäft könne das Unternehmen in neue, zusätzliche Projekte stecken und so das Auftragsvolumen steigern. ❙❚■ Britta Winkgens Glossar SchwerguttransportSo bezeichnet man den Transport von extrem langen, schweren, breiten oder hohen Ladungen, wie zum Beispiel Flügel von Windkraftanlagen. Da Schwertransporte Straßen stark belasten, sind Genehmigungen nötig. In Deutschland ist es üblich, dass Schwertransportunternehmen eine Dauergenehmigung besitzen. Ab einer Länge von 23,6 Metern, einer Breite von drei Metern, einer Höhe von vier Metern oder einem Gewicht von 41,8 Tonnen greifen Einzelgenehmigungen. bw Software statt Manpower – das lässt den Verwaltungsaufwand schrumpfen

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