Serie „Krisen erfolgreich meistern“

Serie „Krisen erfolgreich meistern“Mit weniger Aufwand mehr erreichen Sinkt der Ertrag, hilft oft nur eines: Das Unternehmen muss effizienter werden. Einer der wichtigsten Stellhebel ist die Produktivität der Mitarbeiter. An welchen Stellen Transport- und Speditionsdienstleister hier ansetzen können, zeigt Teil 4 der VR-Serie „Krisen erfolgreich meistern“.Von jedem Euro Umsatz bleiben am Schluss zwei Cent Gewinn übrig – so sieht die Lage bei einem typischen Transportdienstleister im besten Fall aus. Und nicht wenige Betriebe erzielen überhaupt keinen Gewinn. Das fanden unlängst die Marktforscher von SCI Verkehr heraus. Damit wurde ein weiteres Mal bestätigt, dass das Transportgewerbe in punkto Wirtschaftlichkeit anderen Branchen hinterherfährt. Schließlich kommen Großkonzerne wie BMW auf Umsatzrenditen von über zehn Prozent – dass heißt, von jedem Umsatzeuro bleiben zehn Cent Gewinn übrig. Die entscheidende Frage deshalb: Wie können Transportdienstleister diesen Rückstand aufholen?Produktivitätsreserven freisetzen Da sich viele Kosten in der Branche (Kraftstoff, Maut, Fahrzeuge) kaum beeinflussen lassen, bleibt vor allem ein Ansatzpunkt: die Effizienz der Mitarbeiter. Hier lässt sich zum Beispiel über ein leistungsbezogenes Entlohnungssystem viel erreichen. Wird nämlich nicht mehr nach Anwesenheit, sondern nach Leistung bezahlt, setzt das Produktivitätsreserven frei. „Bevor man an das Thema herangeht, sollten allerdings die Prozesse stimmen“, schränkt Jörg Schulte von der Unternehmensberatung Schulte Bender & Partner in Münster ein. In einem Betrieb beobachtete der Experte zum Beispiel, dass sich die Mitarbeiter ihre Kommissionieraufträge zunächst aus einem Zettelwust heraussuchen mussten; dann legten sie selbst eine Reihenfolge fest und räumten die benötigte Bereitstellungsfläche frei. In solchen Fällen sei es erst einmal wichtig, die Arbeitsorganisation auf Vordermann zu bringen, sagt er. Einführung mit Fingerspitzengefühl Grundsätzlich funktioniert ein leistungsbezogenes Entlohnungsmodell so: Ergänzend zum Basislohn erhält der Mitarbeiter Zuschläge, die davon abhängen, ob und in welchem Umfang er bestimmte Leistungen erbringt. Der Bonus kann bei Lagerkräften zum Beispiel davon abhängen, wie schnell sie ein- beziehungsweise auslagern oder kommissionieren. Außerdem können Fehlerquoten, die Zahl der Fehltage oder die Pflege der Arbeitsmittel einfließen – gemessen würden in diesem Fall zum Beispiel die Wartungskosten für Stapler. Erfüllt der Mitarbeiter alle Vorgaben, kann er mit Zuschlägen von 5 bis 10, in Einzelfällen auch 30 Prozent rechnen. Für den Betrieb lohnt sich ein solches System fast immer: Unternehmensberater Schulte schätzt, dass eine leistungsbezogene Entlohnung die Produktivität im Lager um ein Viertel erhöhen kann. Bei der Einführung ist allerdings Fingerspitzengefühl gefragt. Viele Angestellte fürchten, von solchen Bonussystemen bei der Arbeit gehetzt zu werden. „Ein Unternehmer muss also vorher alles gut erklären während der Einführung und nachher im Betrieb“, betont Experte Schulte. Nur wenn klar sei, wie ein Bonus zustande komme, werde das System akzeptiert. Variable Entlohnungssysteme sind natürlich kein Allheilmittel. „Es reicht nicht, die Mitarbeiter beim Portemonnaie zu packen, man muss sie zum Beispiel auch schulen“, betont Schulte. Schwieriger ist es, die Produktivität von LKW-Fahrern zu steigern. Rein betriebswirtschaftlich gesehen gibt es hier kaum noch Reserven: Der Arbeitstag eines LKW-Fahrers dauert nicht selten 10 bis 14 Stunden – und das bei Bruttolöhnen, die oft zwischen 1500 und 2000 Euro liegen. Doch Unternehmen, die nur auf die Zahlen schauen, wirtschaften kurzsichtig, warnt Reinhard Buchsdrücker von der Dekra: „Die Folgen sind Fehlzeiten, Unfälle, hohe Kraftstoffkosten und Nachwuchsmangel.“ Der Kraftverkehrsmeister berät unter anderem in Sachen Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Gesundheit. Was wirklich nötig sei, um LKW-Fahrer motiviert – und damit produktiv – zu halten, sei vor allem eine angemessene Entlohnung, so Buchsdrücker. Doch er schränkt auch ein. „Es müssen nicht immer 500 Euro über Tarif sein, man kann auch mit Kleinigkeiten viel erreichen.“ Von der Kleidung bis zum Fahrzeug Tatsächlich gibt es viele Faktoren, die sich positiv auf die Motivation der Fahrer auswirken: ein moderner Fuhrpark, anständige Arbeitskleidung, ansprechende Aufenthaltsräume und eine gute Verpflegung im Betrieb etwa. Um die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen, haben sich außerdem Bonussysteme bewährt. Ein Beispiel: Fahrer, die beim Kraftstoffverbrauch ein bestimmtes Fenster einhalten, werden am Monatsende mit 50 bis 70 Euro zusätzlich belohnt. In manchen Betrieben locken außerdem Zuschläge, wenn Fahrer die LKW sauber und technisch einwandfrei zurückbringen. Die Effekte dieser Maßnahmen können eindrucksvoll sein. „Es gibt Speditionen, da können Sie vom Fußboden der Fahrzeuge essen“, lacht Dekra-Mann Buchsdrücker. Hinzu kommt, dass die Wartungskosten sinken, wenn die Fahrer ständig einen Blick auf die Technik ihrer Fahrzeuge haben. Profis schätzen, dass ein kleiner Betrieb (circa 15 Fahrzeuge) bis zu 100.000 Euro pro Jahr einsparen kann – bei Bonuszahlungen von 9000 Euro. Ein Viertel der Zeit einsparen Wenig Spielraum nach oben gibt es bei den Arbeitszeiten: Neun Stunden Fahrzeit, 45 Minuten Pause plus Be- und Entladung – das ist für viele Fahrer Alltag. Mehr arbeiten ist also keine Option. Doch damit der Fahrer auf lange Sicht produktiv bleibt, sollte die Tourenplanung verbessert werden, rät Buchsdrücker. Die Praxis, Fahrzeiten bis auf die letzte Minute auszureizen, hält er für falsch. „Es sollte auch immer Pufferzeiten geben, damit die Fahrer nicht schon bei einem kleinen Stau unter Druck geraten.“ Soweit die gewerblichen Mitarbeiter. Was viele Unternehmer übersehen, ist, dass auch im kaufmännischen Bereich, also bei der klassischen Büroarbeit, noch Vieles verbessert werden kann. „Hier lässt sich ein Viertel der Zeit einsparen“, verspricht Jürgen Kurz, Deutschlands führender Experte für mehr Effizienz im Büro (siehe Kasten Seite 34). Der 48-Jährige wird von Firmen engagiert, die ihre Abläufe in der Verwaltung verbessern wollen. Sein übliches Vorgehen: Kurz begeht zunächst nach Feierabend die Büros und fotografiert, was ihm auffällt – Aktenstapel auf den Schreibtischen, unsauberes Geschirr in der Kaffeeküche, Umzugskisten auf den Schränken. „Gerade Speditionen haben mit viel Papier zu kämpfen“, beobachtet Kurz. Er gibt zu bedenken: „Sie müssen sich immer vorstellen, was im Kopf eines Besuchers vorgeht, der Ihren Betrieb besucht.“ Wird er seine wichtigen Lieferungen einem Dienstleister übergeben, bei dem sich Papier auf den Schreibtischen stapelt? Im zweiten Schritt schult Kurz deshalb die Mitarbeiter. Checklisten für nachhaltige Ordnung Mit Anleitungen und Checklisten zeigt er ihnen, wie sie das Chaos im Büro nachhaltig beseitigen können: Mit kleinkariertem Ordnungswahn hat das nichts zu tun. „Man muss nicht markieren, wo der Stift liegen soll, sondern allgemeine Spielregeln aufstellen“, betont Kurz. Als Beispiel für ein nachhaltiges Ordnungssystem nennt er die Geschirrschublade daheim. „Die ist ja dank Besteckeinsatz auch bei 99 Prozent der Menschen aufgeräumt – und im Büro lässt sich Ähnliches erreichen.“ Dass sich der Aufwand lohnt, zeigen Studien: Die Suche nach Unterlagen dauert im aufgeräumten Büro nur noch halb so lang, es wird 20 Prozent weniger Platz gebraucht, die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt um 30 bis 40 Prozent. Alles in allem arbeitet eine chaosfreie Verwaltung die Aufträge ein Drittel schneller ab. ❙❚■ Constantin Gillies, freier Journalist Die Serie Unternehmenskrisen erfolgreich meisternVR 39: Warnsignale frühzeitig erkennen VR 40: Handeln, bevor das Geld ausgeht VR 41: Neue Kunden gewinnen via Internet VR 42: Die Effizienz von Mitarbeitern erfolgreich steigernPraxislösung Beispiel Parador: Dank Prämienlohn 20 Prozent mehr Effizienz Das Verladerunternehmen Parador stellt Laminat, Parkett und Wandpaneele her, man exportiert in alle Welt. In einem 25.000 Quadratmeter großen Lager am Stammsitz Coesfeld werden Produkte eingelagert oder aber für die Verladung kommissioniert. 30 Mitarbeiter pro Schicht bewegen hier per Stapler palettierte Ware, die dann zum Beispiel an Baumärkte und Fachhändler ausgeliefert wird. Im Lager zeigte sich eine Situation, die in vielen Betrieben zu beobachten ist: Zu Spitzenzeiten sind die Durchlaufzeiten kurz, doch an normalen Tagen geht es gemächlicher zu. „Diese Reserve wollten wir erschließen“, erklärt Lutz Michaelsen, Leiter Logistik bei Parador. Deshalb entschied sich der Mittelständler (140 Millionen Euro Umsatz), einen Prämienlohn einzuführen: Zunächst wurden alle Aktivitäten im Lager in 140 Tätigkeiten heruntergebrochen, also zum Beispiel Aufnehmen der Ware, Verpacken, Fahren zum Lagerplatz, Scannen des Etiketts. Zu allen Schritten definierte man dann Zeitvorgaben, deren Erreichen über die Höhe der Prämien entscheidet (für schnelles Fahren gibt es keine Zulage). Ein eifriger Mitarbeiter kann so pro Stunde bis zu 2,50 Euro zusätzlich verdienen. „Wir wollten vor allem sicherstellen, dass sich die Tätigkeiten effizient aneinanderreihen“, erklärt Logistikleiter Michaelsen. Dieses Ziel wurde erreicht: Während früher die Mitarbeiter nach einem erledigten Job mitunter den Pausenraum ansteuerten, fragen sie heute den Schichtleiter nach neuen Aufträgen. Leicht war die Einführung des Prämienlohns allerdings nicht. „Die Reaktionen waren eher skeptisch“, berichtet Michaelsen. Belegschaft und Betriebsrat befürchteten Einkommenseinbußen. Diese Bedenken haben sich mittlerweile zerstreut, nicht zuletzt, da kein Mitarbeiter im neuen System weniger als den Tariflohn bekommt. Dafür profitiert der Betrieb massiv vom neuen Entlohnungsmodell, das zusammen mit der Unternehmensberatung Schulte Bender & Partner entwickelt wurde: Die Effizienz stieg um rund 20 Prozent bei anteilig sinkenden Lohnkosten. cgExpertentipp Mehr Effizienz im Büro „In der klassischen Büroarbeit lässt sich noch ein Viertel der Zeit einsparen“, verspricht Unternehmensberater Jürgen Kurz, Deutschlands führender Experte für mehr Effizienz im Büro. „Gerade Speditionen haben mit viel Papier zu kämpfen“, beobachtet er. Mit Anleitungen und Checklisten zeigt Kurz Mitarbeitern deshalb, wie sie das Chaos im Büro nachhaltig beseitigen können. Einige seiner Tipps: Alle Unterlagen zu einem laufenden Auftrag oder Projekt sollten in einem Pultordner untergebracht werden (der ein Inhaltsverzeichnis hat). So lassen sich alle Unterlagen zu einem laufenden Vorgang schnell finden, auch von eventuellen Vertretungen. Statt E-Mails morgens zunächst komplett zu sichten und dann zu beantworten, sollten die Nachrichten immer direkt verarbeitet werden. So muss man sich immer nur einmal mit einem Thema beschäftigen. Im Büro sollte das Prinzip gelten „Alle Dinge haben eine Heimat“. Hat der Locher etwa seinen festen Platz in der Schublade, entfällt langwieriges Suchen Kurz’ Checklisten sind im Internet einsehbar unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de, Menüpunkt „Kurz downloaden“. cg Bevor man das Thema „leistungsbezogene Bezahlung“ angeht, sollten die Prozesse stimmen „Es reicht nicht, Mitarbeiter beim Portemonnaie zu packen, man muss sie auch schulen“ JÖrg Schulte, Unternehmensberatung Schulte Bender & Partner Bei allem Effizienzdruck: Für LKW-Fahrer sollte es auch immer Pufferzeiten geben

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