Gelangensbestätigung

GelangensbestätigungFormulare für den FiskusSeit 1. Oktober 2013 gelten die neuen Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Damit findet die jahrelange Debatte um die sogenannte Gelangensbestätigung ihren Abschluss. Was die Regelungen im Detail bedeuten.Das Steuerrecht gilt seit jeher als dröge Materie, viel zu kompliziert und völlig überreguliert. Bestes Beispiel: die sogenannte Gelangensbestätigung. 2011 mit heißer Nadel gestickt, stieß der Nachweis für die Steuerfreiheit bei Lieferungen innerhalb der Europäischen Union auf den vehementen Widerstand zahlreicher Verbände und Wirtschaftsunternehmen. Die Regelung ließ Chaos befürchten und mündete in eine jahrelange Debatte mit mehreren Übergangsregelungen.Zum Inhalt der Gelangensbestätigung Nun, seit 1. Oktober 2013, gilt die neu gefasste Vorschrift des Paragrafen 17a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV). Nach Absatz 1 der UStDV muss der Unternehmer anhand von Belegen „eindeutig und leicht nachprüfbar“ nachweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet, also ein anderes EU-Land, befördert oder versendet hat. Neben dem Doppel der Rechnung kann der Unternehmer dazu als eine von mehreren Möglichkeiten eine Gelangensbestätigung verwenden. Mit ihr bestätigt der Abnehmer, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist. Damit die Gelangensbestätigung als „eindeutig und leicht nachprüfbar“ gilt, muss sie folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände, bei Fahrzeugen auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder bei der Versendung durch den Abnehmer: Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet; bei Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer: Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet Ausstellungsdatum der Bestätigung Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten, bei einer elektronischen Übermittlung ist die Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat Daraus ergeben sich einige für die Praxis wichtige Punkte: Zum einen kann ein vom Abnehmer „zur Abnahme Beauftragter“ die Unterschrift leisten oder die Bestätigung elektronisch übermitteln. Das heißt, der Abnehmer muss nicht unbedingt persönlich unterschreiben, das darf auch ein von ihm beauftragter Mitarbeiter, ein selbstständiger Lagerhalter oder in einem Reihengeschäft der tatsächlich letzte Abnehmer. Nicht jedoch darf es der mit dem Warentransport beauftrage Spediteur. Zum anderen ist es nicht mehr erforderlich, den Tag des Gelangens zu bestätigen, es genügt, dass der Monat genannt wird. Bei elektronischer Übermittlung muss erkennbar sein, dass die Gelangensbestätigung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder Beauftragten ihren Ursprung hat. Bei einer E-Mail gelingt das etwa durch die systemgesteuerte Bezeichnung des Absenders. Umsatznachweis pro Quartal genügt Explizit aufgenommen wurde die Regelung, dass die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung ausgestellt werden kann (Paragraf 17a, Absatz 2, UStDV). In dieser darf man Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammenfassen. Und: Die Gelangensbestätigung kann ein Unternehmen in jeder Form erbringen, sofern sie die erforderlichen Angaben enthält. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Dies dürfte das Nachweisverfahren vereinfachen. „Speditions- und Logistikunternehmen sollten daher ihre Kunden auf die Möglichkeit der Gelangensbestätigung aufmerksam machen“, sagt Jutta Knell, Geschäftsführerin des Deutschen Speditions- und Logistikverbandes (DSLV). „Die Versender könnten nun nämlich mit ihren Vertragspartnern im EU-Ausland eine Vereinbarung treffen, wonach diese quartalsmäßig per Sammelbestätigung den Empfang der Leistung elektronisch bestätigen.“ Knell warnt allerdings davor, eine Verpflichtung zur Einholung der Gelangensbestätigung zu übernehmen: „Der Spediteur hat damit nichts zu tun. Die Beschaffung und Aufbewahrung der Gelangensbestätigung ist Sache des Verladers.“ Man kann den umsatzsteuerrechtlichen Nachweis allerdings auch anders erbringen. Bei Versendung, wenn also der Lieferant oder Abnehmer einen Spediteur mit dem Transport beauftragt, funktioniert das mittels folgender Belege: durch einen Versendungsbeleg, etwa einen Frachtbrief, den der Auftraggeber des Frachtführers oder Spediteurs, also des Versenders, unterzeichnen muss und der die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts benötigt. Erlaubt sind auch ein Konnossement oder ein Doppelstück des Frachtbriefs. Auch hier ist eine Sammelbestätigung zulässig, die die Umsätze bis zu einem Kalendervierteljahr zusammenfasst. Der Beleg kann auch hier aus mehreren Dokumenten bestehen. „Die Frachtbriefe werden allerdings als umsatzsteuerrechtliche Nachweise wenig praktische Relevanz haben, da sie vom Warenempfänger und dem Auftraggeber des Spediteurs unterschrieben sein müssen“, erklärt Knell; durch einen anderen handelsüblichen Beleg, vor allem mit einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs. Dieser muss enthalten: den Namen und die Anschrift des befördernden Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum, den Namen und die Anschrift sowohl des Lieferers als auch des Auftraggebers der Versendung. Weiterhin sind Angaben zur Menge und handelsüblichen Bezeichnung der gelieferten Ware, dem Empfänger der Ware und dem Bestimmungsort im EU-Ausland, dem Monat des Endes der Beförderung gefordert; außerdem eine Versicherung des befördernden Unternehmers, dass die Angaben innerhalb der EU nachprüfbar sind sowie die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, sofern der Beleg nicht elektronisch übermittelt wird. Bei elektronischer Übermittlung muss erkennbar sein, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hat. Auch hier gilt, dass eine Sammelbestätigung zulässig ist. Der Nachweis kann auch hier aus mehreren Dokumenten bestehen. Die Angaben entsprechen der bisherigen Rechtslage, neu ist lediglich, dass man nun den Monat des Endes der Beförderung nennen muss. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat ein Muster der Spediteurbescheinigung bereitgestellt. Es enthält allerdings Angaben, die in der UStDV gar nicht vorgeschrieben sind und geht damit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Verwenden kann man es dennoch. Knell vom DSLV empfiehlt aber: „Jeder Spediteur sollte sich eine eigene Spediteurbescheinigung machen – nach den gesetzlichen Angaben“: durch ein Versendungsprotokoll (Tracking-and-Tracing-Protokoll). Die Versendung muss lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweisbar sein, zusätzlich erforderlich ist die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung. Das betrifft Kurierdienstleister, aber auch Spediteure, die über eine elektronische Sendungsverfolgung verfügen. Hier ist es durch das finale Anwendungsschreiben des BMF im Detail noch zu Vereinfachungen gekommen; bei Postsendungen, deren Versendung sich nicht über ein Tracking- und Tracing-System nachweisen lassen, genügt eine Empfangsbestätigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung in Verbindung mit dem Nachweis, dass die gelieferte Ware bezahlt worden ist Andere Nachweismöglichkeiten Weitere Alternative: Beauftragt der Abnehmer einen Spediteur mit der Abholung der Ware (Versendung durch den Abnehmer), muss der Lieferer nachweisen können, dass die Ware von einem Bankkonto des Abnehmers bezahlt worden ist und die Spediteurversicherung vorlegen. Sie entspricht der bisherigen Versicherung des Spediteurs in Abholfällen. Diese muss enthalten: den Namen und die Anschrift des befördernden Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum, Name und Anschrift sowohl des Lieferers als auch des Auftraggebers der Versendung, die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware. Darüber hinaus gefragt ist der Empfänger der Ware und der Bestimmungsort im EU-Ausland sowie eine Versicherung des befördernden Unternehmers, dass er den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befördert hat, und die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers. Angaben über die Nachprüfbarkeit innerhalb der EU fordert der Fiskus hier nicht und eine elektronische Übermittlung ist nicht vorgesehen. Auch hier enthält das Muster des BMF Angaben, die über das gesetzlich Geforderte hinausgehen. Ob sich diese Möglichkeit in der Praxis durchsetzen wird, bleibt abzuwarten. Denn ihr kommt eine geringere Beweiskraft zu. Sollten sich begründete Zweifel daran ergeben, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland gelangt ist, kann der Fiskus nämlich verlangen, dass der Nachweis mittels anderer zulässiger Belege zu führen ist. Auch wenn die Regelungen im Einzelnen kompliziert klingen, findet sich darin viel Bekanntes. Auf jeden Fall aber kommt die lange Debatte um die Gelangensbestätigung und die Alternativnachweise zu einem Abschluss. Der neue Paragraf 17a der UStDV gilt zwar seit dem 1. Oktober 2013. Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen akzeptiert die Finanzverwaltung allerdings die herkömmlichen Nachweise noch. Diese Nichtbeanstandungsregelung soll Verladern und Spediteuren Zeit geben, ihre IT-Prozesse umzustellen. „Sache der Spediteure ist es außerdem, ihre Auftraggeber aufzuklären“, sagt Knell. Die Verlader hätten teilweise noch nicht verstanden, dass es ihre Aufgabe sei, den Nachweis zu führen. Insgesamt aber, so die Steuerexpertin vom DSLV, könne man nun durchaus von „Ende gut, alles gut“ sprechen. ❙❚■ Ina Reinsch, freie Journalistin Glossar Bedeutung umsatzsteuerrechtlicher Begriffe Lieferung: Meint im Umsatzsteuerrecht das Verschaffen der Verfügungsmacht über einen Gegenstand. Eine Lieferung gegen Entgelt entspricht im Wesentlichen dem Verkauf des Gegenstandes. Sonstige Leistungen: Das sind Leistungen, die keine Lieferung sind, also beispielsweise Transporte, Vermietungen. Befördern: Der Begriff bedeutet, dass der Unternehmer (Käufer oder Verkäufer) die Ware selbst mit dem eigenen Fahrzeug transportiert. Versendung: Unter Versendung versteht man das Transportieren des Gegenstandes durch einen beauftragten Dritten, etwa einen Spediteur oder die Post. Umsatzsteuerbefreite EU-Lieferungen können Unternehmen nun anhand neuer Nachweise belegen Speditionen sollten ihre Kunden frühzeitig auf die Möglichkeit der Gelangensbestätigung hinweisen PARAGRAFEN-CHECK: DAS fordert DER GESETZGEBER § 17a UStDV Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen § 17a Absatz 1 fordert den Nachweis durch Belege, die eindeutig und leicht nachprüfbar sein müssen. Das können neben der Gelangensbestätigung auch bestimmte andere Dokumente sein. 1. Gelangensbestätigung Gelangensbestätigung gilt aufgrund gesetzlicher Fiktion als „eindeutig und leicht nachfprüfbar“, elektronische Übermittlung (ohne Unterschrift) möglich, Referenz auf anderen Dokumenten und Sammelbestätigung für ein Quartal zulässig (§ 17a Absatz 2) 2. Alternativnachweise (§ 17a Absatz 3) 2.1. bei Versendung durch Lieferer oder Abnehmer (§ 17a Absatz 3 Nr. 1) Buchstabe a) Versendungsbeleg (z.B. Frachtbrief, Konnossement oder Doppelstück des Frachtbriefs) Buchstabe b) anderer handelsüblicher Beleg (z.B. Spediteurbescheinigung) Buchstabe c) Tracking-and-Tracing: das Protokoll in Verbindung mit der elektronischen Auftragserteilung und lückenloser Nachweis des Transports Buchstabe d) bei Postdienstleistungen: Empfangsbestätigung des Postdienstleisters und Nachweis über die Bezahlung der Ware 2.2. Bei Versendung durch den Abnehmer (§ 17a Absatz 3 Nr. 2) Nachweis über Bezahlung der Ware und Spediteurversicherung 2.3. bei Zoll-Versandverfahren oder verbrauchsteuerpflichtigen Waren (§ 17a Absatz 3 Nr. 3 und 4) Nachweis über die Erledigung des Zoll- oder verbrauchsteuerrechtlichen Dokuments 2.4. bei zulassungspflichtigen Fahrzeugen (§ 17a Absatz 3 Nr. 5) Nachweis der Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat Quelle: Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, eigene Recherche Bis Jahresende dürfen noch die bisherigen Nachweise für Umsatzbefreiung geführt werden

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