Warum Pfenning auf drei Zertifizierungen gleichzeitig setzt

Viele Transport- und Logistikunternehmen schrecken schon vor einer einzigen Zertifizierung zurück. Der Aufwand gilt als hoch, die Dokumentation als komplex, die interne Kommunikation ist oft herausfordernd. Umso bemerkenswerter ist der Weg der Pfenning-Gruppe aus Heddesheim, die sich nahezu zeitgleich nach IFS Logistics 3.0, ISO/IEC 27001 und ISO 50001 zertifizieren ließ. Für das Unternehmen handelte es sich allerdings nie um drei Einzelprojekte. Genau darin liegt eine der wichtigsten Erkenntnisse für andere Mittelständler. "Wir sagen nicht, das sind einzelne Zertifizierungen, sondern wir betrachten das Ganze als ein Managementthema", erklärt Tobias Eberhard, Head of Group QSHE (Quality, Safety, Health, Environment) und Managementbeauftragter für Qualität und Nachhaltigkeit, im Gespräch mit der VerkehrsRundschau. Die Normen würden schließlich tief in die operativen Abläufe hineinwirken. Wer Zertifizierungen isoliert betrachte, schaffe zusätzliche Komplexität. Wer sie dagegen als Teil eines übergreifenden Managementsystems verstehe, könne Synergien nutzen. Gründe für Pfennings Schritt Ein häufiger Fehler in Unternehmen besteht darin, Zertifizierungen ausschließlich als Reaktion auf Kundenvorgaben oder Ausschreibungen zu betrachten. Die Pfenning-Gruppe entschied sich bewusst für einen anderen Weg. "Wir wollten Synergieeffekte ausschöpfen können, was die Audits, das Dokumentensystem und das Managementsystem betrifft", sagt Eberhard, der das Zertifizierungsprojekt der Unternehmensgruppe geleitet hat. Die Entscheidung sei nicht durch einen konkreten äußeren Anlass oder erhöhten Kundendruck ausgelöst worden, betont er. Vielmehr sei die Zertifizierung als proaktive Maßnahme zu verstehen. Gleichzeitig sieht er durch die drei Zertifizierungen durchaus strategische Vorteile für die Pfenning-Gruppe. Zertifizierungen verbessern aus seiner Sicht die Marktposition. "Gegenüber anderen Wettbewerbern hat man schon Vorteile, wenn man relevante Audits sowie ein umfassendes Qualitätsmanagement vorweisen kann." Vor diesem Hintergrund fiel bei der Pfenning-Gruppe früh die Entscheidung, mehrere Normen gemeinsam anzugehen. Statt zunächst ein Audit umzusetzen und später weitere zu starten, wurden die Projekte gebündelt. Der Grund: Die Mitarbeiter mussten ohnehin eingebunden werden, Prozesse ohnehin analysiert und dokumentiert werden. "Drei Audits sind zwar viel, aber nichtsdestotrotz kompakter, effektiver beziehungsweise auch einfacher als drei einzelne Projekte", so Eberhards Fazit. QM-Paten als Erfolgsfaktor Wer Eberhard nach dem größten Erfolgsfaktor fragt, erhält von ihm letztlich immer wieder dieselbe Antwort: die Mitarbeiter. Widerstände habe es praktisch keine gegeben. Das liege vor allem daran, dass die Beschäftigten von Beginn an in das Projekt eingebunden waren. "Man muss Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot nehmen", betont er. Außerdem dürften Schulungen nicht als reine Pflichtveranstaltungen verstanden werden. Vielmehr müsse deutlich werden, welchen Nutzen die Inhalte für die tägliche Arbeit und teilweise sogar für das private Umfeld haben. Interne Unterstützung erhielt Eberhard von "QM-Paten", sprich: von Pfenning-Mitarbeitern, die im Verlauf des QM-Projektes eine besondere projektbezogene Rolle einnehmen. Sie sind direkt Teil der betrachteten Prozesse und somit Experten in ihrem Bereich und arbeiten damit innerhalb dezidierter Regel-Meetings mit dem QM-Verantwortlichen an der Umsetzung von Maßnahmen. Das hat so gut funktioniert, dass Eberhard wieder genauso verfahren würde, selbst wenn er mit dem Projekt heute noch einmal bei null beginnen müsste. "Sie müssen die Mitarbeiter immer wieder im Vorfeld abholen und nicht erst zum Schluss. Das Neue kann nur gemeinsam beginnen", unterstreicht er. Streng: IFS Logistics 3.0 Besonders sichtbar wurden die Veränderungen bei der Einführung von IFS Logistics 3.0, einem international anerkannten Zertifizierungsstandard zur Bewertung der Qualität und Produktsicherheit von Logistikaktivitäten für Lebensmittel und Non-Food-Produkte. Nach Aussage des QM-Verantwortlichen ist die neue Version deutlich schärfer als ihr Vorgänger. "Die Vorschrift ist noch mal strenger geworden, was Qualität und Hygiene betrifft", sagt Eberhard. Der Standard orientiere sich stärker an den Anforderungen der Lebensmittelindustrie und verschärfe insbesondere die Kontrollen entlang der Lieferkette. Für die Pfenning-Gruppe standen dabei insbesondere die Risikoanalyse und die Prozessbeschreibungen im Mittelpunkt. Betroffen waren unter anderem die Wareneingangskontrollen, Hygiene- und Reinigungskonzepte, die Reklamationsbearbeitung, Schulungsnachweise, das Schädlingsmonitoring sowie die Rückverfolgbarkeit von Waren. Interessant ist dabei die Sichtweise des Unternehmens auf den zusätzlichen Aufwand. "Man muss nicht neu denken, sondern nur deutlicher beschreiben", erläutert Eberhard den Unterschied zur Vorgänger-Version IFS Logistics 2.0. In vielen Fällen seien die Prozesse schon vorhanden gewesen. Sie mussten nur präziser dokumentiert und nachvollziehbarer gemacht werden. Zudem werden laut Eberhard nun auch externe Transportdienstleister stärker einbezogen. Unter anderem müssen sie nun nachweisen, dass Hygienevorgaben eingehalten werden, Laderäume sauber und rückstandsfrei sind, Temperaturketten gesichert und Unternehmensrichtlinien umgesetzt werden. Zudem werden Schulungsnachweise und Zertifikate regelmäßig überprüft, auch hinsichtlich der Nachhaltigkeits- und Umweltvorschriften. "Die Lieferkette innerhalb der Lebensmittelbranche muss passen", betont Eberhard. Anspruchsvoll: ISO 27001 Die anspruchsvollste der drei Zertifizierungen war für Eberhard aber ganz eindeutig die Zertifizierung nach ISO 27001, dem weltweit führenden, international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Grund dafür sei: ISO/IEC 27001 betreffe nicht nur einzelne Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen. "Es ist kein reines IT-Audit, sondern eine Informationssicherheit für den ganzen Betrieb", erklärt Eberhard. Denn letztlich müssen darüber Daten, Verträge und sämtliche Informationen, mit denen Mitarbeiter täglich arbeiten, geschützt werden. Auslöser sei aber keine Cyber-Bedrohung gewesen, betont er. Vielmehr wollte das Unternehmen Risiken vorsorglich reduzieren: "Die Informationssicherheit muss präventiv funktionieren." Der erste Schritt bestand in einer umfassenden Risikoanalyse. Dabei wurden Systeme, Prozesse und Arbeitsweisen untersucht, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren. Die Vorbereitung für die Voraudits allein dauerte mehrere Monate und begann bereits 2023. Unterstützt wurde die Pfenning-Gruppe dabei durch externe Berater. Besonderes Augenmerk lag auf dem Verhalten der Mitarbeiter. Phishing-Mails, verdächtige Anhänge oder unkontrollierte Softwareinstallationen gelten laut Eberhard da als typische Risiken. Deshalb wurden sämtliche Mitarbeiter geschult, nicht nur die Beschäftigten in der Verwaltung. "Es betrifft alle Mitarbeiter", stellt der QM-Verantwortliche klar. Darüber hinaus wurden Freigabeprozesse geschärft und Verantwortlichkeiten präzisiert. "Jeder Mitarbeiter hat seine klaren Verantwortlichkeiten." Gleichzeitig sei die Transparenz über Risiken gestiegen und der Umgang mit Zugriffsrechten strukturierter geworden. Energieeffizienz: ISO 50001 Um die eigenen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und dieses Mehr an Energieeffizienz den Kunden und Partnern entsprechend nachweisen zu können, setzte die Pfenning-Gruppe noch einen drauf und ließ sich auch nach ISO 50001 zertifizieren. Kein leichtes Unterfangen. Denn dafür muss bekanntlich nicht nur der Energieverbrauch sämtlicher Unternehmensbereiche wie etwa Lager- und Fördertechnik, Beleuchtung, Heizung, Kühlung und Fuhrpark systematisch erfasst werden, sondern auch überwacht und kontinuierlich optimiert werden, unter anderem durch den Aufbau eines Energiemanagementsystems (EnMS). Für die Pfenning-Gruppe mit mehr als 1000 eigenen Lkw spielt dabei natürlich vor allem der Transportbereich eine wichtige Rolle. Interessanterweise sieht Eberhard die größte Stellschraube nicht allein beim Dieselverbrauch. Entscheidend sei vielmehr die Auslastung der Fahrzeuge und die intelligente Routenführung. Weitere wichtige Maßnahmen seien aber auch Photovoltaikanlagen, Gebäudeleittechnik, moderne Messtechnik, Datentransparenz sowie Schulungen für Fahrer und Mitarbeiter. Bemerkenswert ist, dass viele Einsparungen in der Pfenning-Gruppe schon aus vergleichsweise einfachen Verhaltensänderungen entstehen. "Tor offen, Fenster offen, Heizung voll angedreht - all das sind Dinge, die wir jeden Tag überprüfen", nennt Eberhard konkrete Beispiele. Fazit der Pfenning-Gruppe Und welche Vorteile hat die Pfenning-Gruppe nun durch die erfolgreiche Zertifizierung nach IFS Logistics 3.0, ISO/IEC 27001 und ISO 50001 letzten Endes generiert? Da muss Eberhard nicht lange überlegen. Seiner Einschätzung nach haben die drei Normen nicht nur dazu beigetragen, in der Unternehmensgruppe die Prozesse zu vereinheitlichen und Verantwortlichkeiten klarer zu definieren, sondern auch die gesamte Pfenning-Gruppe stärker zusammenzuführen, die bekanntlich in den vergangenen Jahren stark durch Zukäufe gewachsen ist. "Die Arbeitsabläufe integrieren sich zunehmend", nennt er als größten Vorteil der Dreifach-Zertifizierung. Aber auch im Wettbewerb gegenüber anderen Marktbegleitern sieht Eberhard Vorteile: "Durch die zusätzlichen Zertifizierungen sind wir noch wettbewerbsfähiger geworden", resümiert er. Und er ergänzt: "Unsere Immobilien, Prozesse und Fahrzeuge sind nach verschiedenen Zertifizierungen, Siegeln, Normen und Bewertungssystemen geprüft." Besonders wichtig sei dabei stets der proaktive Ansatz. Statt auf Forderungen von Kunden zu warten, habe man bewusst vorgebaut und Fähigkeiten geschaffen, die künftig am Markt erwartet werden. Daten & Fakten: Die Pfenning-GruppeDie Pfenning-Gruppe in Heddesheim wurde 1899 gegründet und wird aktuell in dritter und vierter Generation von der Familie Pfenning geführt. Das Unternehmen positioniert sich heute als Full-Service-Dienstleister für Supply-Chain-Lösungen mit insgesamt mehr als 7000 Mitarbeitern, 110 europäischen Standorten, einer Million Quadratmetern Logistikfläche und über 1000 eigenen Lkw. Kernaktivitäten sind Warehousing- und Transportlösungen sowie Value Added Services, angefangen beim Werksschutz über Metallbau bis hin zur Immobilienentwicklung. In der nationalen Handelsversorgung zählt die Firma nach eigenen Angaben zu den führenden Dienstleistern.