Mitarbeitern etwas Gutes tun

Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft, sondern auch die Motivation der Beschäftigten. Besonders attraktiv sind solche Gehaltsextras, wenn sie steuerfrei bleiben. Gewähren Arbeitgeber diese zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Lohn, verzichtet der Fiskus häufig auf Steuern und Sozialabgaben. Transportbetriebe und Speditionen, die wenig finanziellen Spielraum für Gehaltserhöhungen haben, nutzen daher Sachbezüge und steuerfreie Einmalleistungen wie die Corona-Prämie, um Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden (siehe Seite 49). Der Vorteil für Beschäftigte: Ihnen bleibt mehr Netto vom Brutto, weil das Extra des Arbeitgebers in voller Höhe die Haushaltskasse entlastet. Die Freude über eine Gehaltserhöhung verpufft dagegen regelmäßig nach der ersten Abrechnung, wenn nur die Hälfte im Geldbeutel ankommt. Spielregeln für den Arbeitgeber Auch Unternehmen profitieren, wenn sie Mitarbeitern stattdessen steuerfreie Benefits spendieren: Sie sparen sich den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen. Allerdings müssen sie einige Spielregeln beachten, damit keine Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen. So darf der Wert von Sachbezügen wie Tank- oder Warengutscheinen die monatliche Freigrenze von derzeit 44 Euro - inklusive Umsatzsteuer - (ab 2022: 50 Euro) nicht übersteigen. Versand- und Verpackungskosten sind in die Berechnung der Freigrenze einzubeziehen. Geschenke für Beschäftige zu besonderen Anlässen wie Geburtstag oder Hochzeit dürfen nicht mehr als 60 Euro brutto kosten. Zahlen Chefs nur einen Cent mehr, werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auf den Gesamtbetrag fällig. "Arbeitgeber sollten den Betrag auch nicht bar auszahlen oder Mitarbeitern nachträglich Kosten erstatten", erklärt Wolfgang Wawro, Steuerexperte des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV). "Geldgeschenke behandelt der Fiskus wie eine normale Lohnzahlung", warnt der Berliner Steuerberater. Unternehmen sollten zudem die Lohnkonten sauber führen, damit das Finanzamt die steuerfreien Extras anerkennt. "Wert und Anlass von Sachbezügen sind immer in der Buchhaltung zu dokumentieren", sagt Wawro. Generell gilt: Gehaltsextras müssen Arbeitgeber zusätzlich zahlen, damit sie steuerfrei bleiben. Sie dürfen keinen regulären Lohn ersetzen. Die VerkehrsRundschau stellt die beliebtesten Benefits vor: Kinderbetreuung und Gesundheitskurse Unternehmen können Mitarbeitern einen Zuschuss zur Kinderbetreuung zahlen, ohne dass dafür Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Sie dürfen die Kosten für Kita, Kindergarten oder Tagesmutter sogar komplett übernehmen. Den Steuerbonus gibt es allerdings nur, solange die Kinder noch nicht zur Schule gehen. Für die berufsbedingte kurzfristige Betreuung von Kindern unter 14 Jahren sowie von pflegebedürftigen Angehörigen dürfen Arbeitergeber einen Zuschuss von bis zu 600 Euro jährlich zahlen. Nur wenn die Betreuung mehr kostet, fallen auf den darüberliegenden Betrag Steuern und Sozialabgaben an. Der gleiche Freibetrag gilt für zertifizierte Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, wie beispielsweise Rückentraining für Fahrer, Massagen oder Seminare zu Ernährung und Stressbewältigung. Erholungsbeihilfe "Arbeitgeber können Beschäftigen jährlich 156 Euro als Erholungsbeihilfe steuerfrei zukommen lassen", empfiehlt DStV-Steuerexperte Wawro ein weiteres Gehaltsextra. Für Ehegatten gibt es 104 Euro und für jedes Kind nochmal 52 Euro extra. Übernimmt das Unternehmen 25 Prozent Pauschalsteuer, bleibt das Extra für Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei. "Allerdings sollten Betriebe nicht von Urlaubsgeld, sondern von einer Beihilfe zu Erholungszwecken sprechen", erklärt Wawro. Urlaubsgeld ist nämlich wie normaler Lohn zu versteuern. Privatnutzung Laptop und Diensthandy Überlassen Arbeitgeber Mitarbeitern ein Diensthandy oder -laptop zur privaten Nutzung, bleibt dies steuer- und sozialabgabenfrei. Dies gilt selbst dann, wenn Beschäftigte die Geräte größtenteils privat nutzen. Verschenken Unternehmen die Geräte, gibt es ebenfalls einen Steuerbonus. Zahlen Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer ans Finanzamt, kommt das Extra bei Mitarbeitern steuerfrei an. Sozialabgaben entfallen dann ebenfalls. Kantinenessen oder Restaurantschecks Unternehmen können jedem Mitarbeiter pro Arbeitstag einen Restaurantscheck oder ein Mittagessen in der Kantine spendieren oder günstiger überlassen. Dieser Vorteil bleibt steuerfrei, wenn entweder Beschäftigte pro Mittagessen den amtlichen Sachbezugswert von 3,47 Euro (2022: 3,57 Euro) dazu zahlen oder Arbeitgeber diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern. Bei Restaurantschecks können Chefs pro Mahlzeit noch mal 3,10 Euro drauflegen, die steuer- und beitragsfrei bleiben. Der Wert pro Essensscheck darf also höchstens 6,57 Euro (2022: 6,67 Euro) betragen. Sachbezüge wie Tankgutschein oder Krankenversicherung Sachbezüge sind bis 44 Euro pro Monat und Mitarbeiter steuerfrei. Ab 2022 steigt diese Freigrenze auf 50 Euro. Chefs können Angestellten dann bis zu 600 Euro jährlich extra zukommen lassen, ohne dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Beliebt sind Tank- oder Einkaufsgutscheine, die Beschäftigte bei einem Kooperationspartner einlösen können. Schließen Unternehmen für Mitarbeiter eine betriebliche Krankenzusatzversicherung ab und zahlen hierfür monatliche Beiträge von höchstens 44 Euro, gilt auch dies als steuerfreier Sachbezug, entschied der Bundesfinanzhof (Az. VI R 13/16). Zahlen Arbeitgeber hingegen einen Zuschuss zur bestehenden Police des Mitarbeiters, sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Geschenke für Geburtstage und Jubiläen Zu besonderen Anlässen dürfen Arbeitgeber Sachgeschenke bis maximal 60 Euro brutto spendieren. "Das ist sogar mehrfach in einem Monat möglich", sagt DStV-Steuerexperte Wawro, "aber immer an einen konkreten Anlass wie Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes oder ein Firmenjubiläum gebunden." Personalrabatte und Bonusmeilen Unternehmen können ihren Beschäftigten sogar bis zu 1080 Euro jährlich steuerfrei zukommen lassen, indem sie ihnen eigene Waren oder Dienstleistungen verbilligt oder umsonst überlassen. Eine Umzugsspedition dürfte also Möbel abschlagen und den Umzug für Beschäftigte übernehmen. Busbetriebe könnten freie Fahrten für Mitarbeiter spendieren. 1080 Euro bleiben ebenfalls steuerfrei, wenn Unternehmen Angestellten erlauben, auf Dienstflügen erworbene Bonuspunkte für den nächsten Familienurlaub zu nutzen. Übersteigt der Wert des Vorteils den Freibetrag, fallen jeweils nur auf den Differenzbetrag Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an. Jobticket oder Fahrtkostenzuschuss Jobtickets sind besonders attraktiv: "Übernehmen Arbeitgeber die Kosten für die Fahrt mit Bus und Bahn, bleibt dies für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei", erklärt Steuerberater Wawro. Übersteigt das Monatsticket die Freigrenze von 44 Euro oder lässt sich der Rabattfreibetrag von 1080 Euro nicht anwenden, können Chefs 15 Prozent Pauschalsteuer zahlen, damit das Jobticket für Beschäftigte steuer- und sozialabgabenfrei bleibt. Dieser Steuerbonus gilt für alle Fahrten im ÖPNV sowie im Fernverkehr für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Betriebe können auch die Bahncard spendieren oder Beschäftigten, die sich lieber ein Jahresticket kaufen, einen zweckgebundenen Zuschuss zahlen. Das Jobticket sollten Arbeitgeber aber als Nachweis in der Personalakte ablegen. Alternativ ist es auch möglich, Angestellten, die mit ihrem Pkw zur Arbeit pendeln, einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe der Entfernungspauschale zu bezahlen. Versteuern Unternehmen diesen pauschal mit 15 Prozent, bleibt das Extra für Beschäftigte steuer- und sozialversicherungsfrei. Mitarbeiter dürfen die 0,30 Euro pro Kilometer dann aber nicht mehr in ihrer Steuererklärung angeben. Betrieblicher Ladestrom und E-Bike Das kostenlose oder verbilligte Aufladen von Elektro- und Hybridfahrzeugen in einer Betriebsstätte des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens ist ein besonders attraktives Gehaltsextra. Bis 2030 verzichtet der Fiskus auf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, wenn Firmen den Ladestrom sponsern. Der Vorteil ist nicht auf einen Höchstbetrag begrenzt. Dieselbe Förderung gilt auch, wenn Firmen Beschäftigten ein betriebliches Fahrrad oder E-Bike (maximal 25 km/h) zur Verfügung stellen, das sie auch nach Feierabend und am Wochenende nutzen dürfen. Mehr zum Thema unter #Unternehmensführung www.verkehrsrundschau-plus.de/hashtag In Kürze Wer motivierte Mitarbeiter fördern will, kann dies bis zu gewissen Grenzen sogar steuer- und sozialversicherungsabgabenfrei tun: Die Angebote für willige Arbeitgeber sind durchaus vielfältig. Allerdings müssen sie dabei zahlreiche Spielregeln genau beachten. Corona-Prämie: 1500 Euro steuerfrei Als Extra in Krisenzeiten dürfen Unternehmen jedem Mitarbeiter bis zu 1500 Euro steuerfrei zukommen lassen. Der Gesetzgeber hat die Auszahlungsfrist dieser Corona-Prämie bis zum 31. März 2022 verlängert. Das bedeutet aber nicht, dass Arbeitgeber den steuerfreien Bonus mehrmals zahlen können. "Der Höchstbetrag dieser Sonderzahlung ist auf maximal 1500 Euro beschränkt", erklärt DStV-Steuerexperte Wawro."Unternehmen dürfen den Bonus jedoch verteilen, indem sie beispielsweise drei mal 500 Euro steuerfrei auszahlen." Auch hier gilt: Die Corona-Prämie ist zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu leisten. Nur dann bleibt die Sonderzahlung steuerfrei und es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Zudem braucht es eine vertragliche Vereinbarung, dass es sich um eine Beihilfe zur Abmilderung von zusätzlichen Belastungen durch die Corona-Krise handelt. Auch darf die Prämie keine regulären Gehaltsbestandteile wie ein vertraglich vereinbartes Urlaubs- oder Weihnachtsgeld ersetzen."Ist das Weihnachtsgeld hingegen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, können Betriebe stattdessen die steuerfreie Corona-Prämie auszahlen", sagt Wawro. Online VRplus Tipps für Chefs Steuerfreie Gehaltsextras sind bei Mitarbeitern beliebt. Auf was Arbeitgeber achten sollten, damit diese für Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei bleiben, zeigen die Tipps der VerkehrRundschau auf dem VRplus-Portal. ehwww.verkehrsrundschau.de/plus/corona

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