Geordnete Verhältnisse

Geordnete VerhältnisseSpeditionen können dank Dokumentenmanagement die Papierflut eindämmen und zugleich ihren Kundenservice verbessern. Welche Software geeignet ist, wie hoch die Kosten sind und welche technischen Voraussetzungen nötig sind.Papierkram ade. Rechnungen ausstellen, Lieferscheine zustellen, Zollpapiere archivieren – Alltag in Speditionen und Transportfirmen. In kaum einer anderen Branche müssen so viele Unterlagen und Schriftstücke ausgefüllt, verschickt und gelagert werden: Einsortiert in Ordnern stapeln bei vielen Logistikunternehmen Unterlagen in meterlangen Aktenschränken. Angesichts der Papierflut ist das nicht nur ein Platzproblem. Zeitaufwändig und teuer wird es, wenn ein Kunde reklamiert oder eine Anfrage hat. Dann muss ein Mitarbeiter ins Archiv, Ordner durchsuchen, Papiere kopieren und versenden. Oliver Koob, bei EP-Logistik für Abrechnung und Controlling verantwortlich, weiß: „Im Speditionsbereich ist es keine Seltenheit, dass bis zu zwei Jahre rückwirkend Unterlagen benötigt werden, nur um sich über einen zurückliegenden Vorgang zu informieren, um darauf basierende Fragen klären und Entscheidungen treffen zu können.“ Die Suche in den Aktenordnern können sich die Mitarbeiter der Spedition mittlerweile sparen. Die Firma hat bereits 2004 in ein Dokumentenmanagementsystem namens Tinca Enterprise investiert. Zeitersparnis von nahezu 70 ProzentMit der Software der Firma DMS Factory werden bei EP-Logistik Papierdokumente des operativen Geschäftes eingescannt und revisionssicher abgelegt. Auch als Datei vorliegende Dokumente werden in die Ablage integriert. Die Anwender suchen über einen Begriff nach Dokumenten. Diese können per E-Mail oder PC-Fax versendet, gedruckt oder exportiert werden. Mitarbeiter können zentral auf Informationen wie Belege, Akten, E-Mails, Adressen und Belege der Finanzbuchhaltung zugreifen.Eine einfache Workflow-Steuerung sorgt dafür, dass Dokumente im Unternehmen den richtigen Weg gehen. Eine eingehende Rechnung wird automatisch an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet. Es ist zudem möglich, Freigabe-Workflows zu programmieren, wenn Rechnungen unter oder über einen bestimmten Betrag spezielle Genehmigungswege gehen. Durch diese Features können Firmen Arbeitszeit sparen. Oliver Koob berichtet: „Wir registrieren in diesem Bereich eine Zeitersparnis von nahezu 70 Prozent. Dazu kommt: Je schneller ein Problemfall gelöst ist, desto zufriedener ist der Kunde.“Günstigere EinstiegspaketeDie Auswahl an Softwareprodukten ist groß. Nicht jedes Produkt passt zu einem kleinen Transportunternehmen. Geeignet sind oft Einstiegspakete, die weniger kosten. Bei Tinca Enterprise können Firmen auch kleinere, günstigere Lösungen kaufen. Wichtig vor Anschaffung einer Software für Dokumentenmanagement: Firmen müssen klären, ob sich die Software in das bestehende IT-System einbinden lässt. Denn sie arbeiten mit verschiedenen Anwendungen wie Speditionssoftware, Buchhaltungssoftware, Office-Programmen. Ein Dokumentenmanagementsystem muss zu diesen Applikationen Schnittstellen haben, mit diesen kommunizieren können und umgekehrt. Jörg Loring, Leiter Vertrieb bei DMS Factory, rät: „Beim Kauf einer Software sollten Unternehmen auf eine breite Installationsbasis achten und ein Produkt wählen, das bereits erfolgreich mit der relevanten Buchhaltungs- und Speditionssoftware zusammenspielt. Man sollte sich aber darauf einrichten, dass die Schnittstellen nicht vorab 100-prozentig passen.“ System für unter 5000 EuroWeitere technische Voraussetzung einer DMS-Software ist, dass sie die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erfüllt. Steuerlich relevante Dokumente müssen mindestens zehn Jahre revisionssicher archiviert werden und den Steuerbehörden kurzfristig zur Verfügung stehen können. „Die Dokumente müssen folglich auch als Tiff- oder PDF/A-Datei gespeichert werden und nicht in den jeweiligen Anwendungsformaten“, erklärt der Vertriebschef.Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem variieren, je nachdem in welches IT-System es integriert wird, wie viele Mitarbeiter eingebunden werden, welche Funktionsvielfalt das System hat und welche Datenvolumen gespeichert werden. Jörg Loring schätzt: „Ein komplettes System ist für unter 5000 Euro zu bekommen, allerdings hat dies einen geringen Individualisierungsgrad.“ Ein Softwarepakt wie ELO Office 7 in der Version für fünf Benutzer kostet rund 1700 Euro. Neben der Software benötigen viele Firmen einen Scanner, wenn sie sich entscheiden, alle wichtigen Papiere einzuscannen. Welcher Scanner für ein Unternehmen geeignet ist, hängt davon ab, wie viele Dokumente eingelesen werden und um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Leistungsfähige Geräte gibt es ab 500 Euro.Herz des Dokumentenmanagements ist das Archiv, in dem alle Dokumente aufbewahrt werden. Je nachdem, wie viele Dokumente mit welchem Datenvolumen ein Unternehmen aufbewahren muss, eignen sich Laufwerke, Server oder Jukeboxen.Die richtige Kombination aus Hard- und Software ist nicht alles: „Den größten Fehler, den Unternehmen machen können, ist, dass sie die Entscheidung für ein System ohne ihre Mitarbeiter treffen. Wenn die Benutzeroberfläche nicht selbsterklärend ist und die Anwendung nicht akzeptiert wird, schadet das dem Unternehmen“, warnt Loring.Wem die Anschaffung eines eigenen Systems zu kompliziert oder zu teuer ist, der hat noch eine andere Möglichkeit: Er kann das Dokumentenmanagement an einen externen Dienstleister auslagern. Application Service Provider (ASP) bieten über das Internet Mietlösungen für die Archivierung von Dokumenten an. Die Firmen zahlen eine monatliche Gebühr und können auf deren Servern Dokumente speichern und online abrufen.Ob eigene oder gemietete Lösung - wichtig ist laut Loring, dass Unternehmen ihre Entscheidung für ein Dokumentenmanagement schnell fällen. „Es weht ein kalter Wind in der Branche. Da werden sich nur diejenigen profilieren können, die nach innen hin optimal organisiert sind und nach außen hin, dank eines Dokumentenmanagements, einen optimalen Service bieten.“ ❙❚■ Edigna Menhard, freie JournalistinPapierlose Ablagesysteme: Dokumentenmanagement schafft Platz im Büro DokumentenmanagementProdukt Hersteller/Kontaktscanview Allgeier IT Solutions, www.allgeier-it.com Tel. 0421/43841-0, E-Mail: info@allgeier-it.comCALarchive Cal Consult GmbH, www.cal-consult.de Tel. 0911/95219-0, E-Mail: info@cal-consult.deELOoffice, ELO professional ELO Digital Office GmbH, www.elo-digital.deELO enterprise Tel. 0711/806089-0, E-Mail: info@elo.comEasyEnterprise Easy Software, www.easy.de Tel. 0208/45016-0, E-Mail: info@easy.deTINCA Solutions DMS Factory, www.dmsfactory.com Tel. 06074/86546-0, E-Mail: info.dms@dmsfactory.comd.velop d.3 d.velop AG, www.d-velop.de Tel. 02542/9307-0, E-Mail: info@d-verlop.deDocuWare 5 DocuWare AG, www.docuware.comDocuWare Business Server Tel. 089/894433-0, E-Mail: docuware@docuware.comnn-Elektronische Noeske Netsolutions GmbH, www.noeske.deSpeditions-Akte Tel. 06171/207827-0, E-Mail: vertrieb@noeske.deOS.5|ECM Optimal Systems, www.optimal-systems.de Tel. 030/895708-0, E-Mail: vertrieb@optimal-systems.deDas Digitale Büro Saperion AG, www.saperion.de Tel. 030/60061-0, E-Mail: info@saperion.comWindream Standard Business Windream GmbH, www.windream.deEdition, windream Solo Tel. 0234/9734-0, E-Mail: vertrieb@windream.comwindream ImagingDokumentenmanagementNeben der Software benötigen Firmen für das Dokumentenmanagement einen Scanner

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