Studie: Unternehmen verschenken Einsparungen bei Dienstleistungs-Einkauf

Stuttgart. Deutsche Unternehmen vergeben abhängig vom Dienstleistungssegment jährlich mögliche Einsparungen von bis zu 20 Prozent, weil sie bei der Vergabe von Dienstleistungsaufträgen auf eine stringente Ausschreibungspraxis verzichten. Der für die Beschaffung zuständige Einkauf wird häufig nicht oder zu spät involviert. Deshalb fehlen gerade für den Dienstleistungssektor – immerhin der am schnellsten wachsende Markt in den Industrieländern – vielfach schlüssige und vergleichbare Ausschreibungskriterien. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie zum Thema „Einkauf von Dienstleistungen“ der Unternehmensberatung Ernst & Young. „Die Beschaffung von Dienstleistungen wird nicht als originäre Aufgabe des Einkaufs wahrgenommen“, kritisieren die Autoren der Studie, Christian Ruck und Matthias Hedergott. In 35 Prozent der Unternehmen erfolge die Beschaffung von Dienstleistungen individuell durch deren Nutzer, das heißt vollkommen ohne Einbindung des Einkaufs und zum Teil auf der Basis gewohnter Präferenzen. Die Befragung wurde im Dezember 2008 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Ernst & Young durchgeführt. Befragt wurden Einkaufsleiter von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, wie dem Groß- und Einzelhandel, der Konsumgüterindustrie, der Pharma-, Automobil- und Energiewirtschaft und der Kommunikationsbranche. Das Spektrum reichte vom Mittelständler mit einem Jahresumsatz bis 100 Millionen Euro bis zum Großunternehmen mit Jahreserlösen von mehr als 500 Millionen Euro. Die Antworten der Einkaufschefs zeigen, dass sich ihre Abteilungen, wenn sie sich überhaupt um die Dienstleistungsakquise kümmern, immer noch eher auf die traditionellen Einkaufsbereiche wie Logistikdienstleistungen, Facility Management oder IT konzentrieren. Die Bereiche Beratung, Personal, Marketing und Media bleiben vielfach außen vor. Obwohl die Einbindung des Einkaufs in die Beschaffung von zentraler Bedeutung für das Heben von Synergien und die Schaffung transparenter und vergleichbarer Beschaffungsvorgänge ist, haben rund ein Drittel der befragten Unternehmen keine Kriterien für die Ausschreibung ihres Dienstleistungsbedarfs formuliert. Immerhin bis zu 17 Prozent des Dienstleistungsvolumens wird sogar ohne schriftliche Bestellung vergeben. Die Hälfte der befragten Unternehmen verfügt darüber hinaus nicht über ein systematisches und transparentes Verfahren zur Auswahl, Beauftragung und Bewertung von Dienstleistern. Den Unternehmen entstehen durch diese Nachlässigkeit unnötige Kosten: „Gewohnte Präferenzen führen gerade bei der Beschaffung von Dienstleistungen durch die Fachabteilungen dazu, dass kaufmännische Gesichtspunkte, wie regelmäßige Ausschreibungen und Preisverhandlungen zugunsten einer guten persönlichen Geschäftsbeziehung vernachlässigt werden,“ betonten Ruck und Hedergott: „Die Kosten steigen durch fehlende Bündelungseffekte, die individuelle Beschaffung zu unterschiedlichen Konditionen bei gleichen Lieferanten und durch die Beschaffung gleichartiger Dienstleistungen bei verschiedenen Lieferanten.“ Durch ein konsequentes Einkaufsmanagement auch im Dienstleistungssektor lassen sich im Gegenzug beträchtliche Kosten einsparen. (ak)