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13.08.2014Ausbildung + Karriere

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premiumStudie: Das sind die acht wichtigsten Zeitfresser

In welchen Bereichen in den Unternehmen besonders viel Arbeitszeit verschwendet wird, zeigt eine aktuelle Studie

30.000 Mails im Jahr erhalten Führungskräfte heute laut Bain-Studie

Foto: istockphoto/Peter Booth

München. Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet, und die wenigsten haben Strukturen, mit denen sich beziffern lässt, womit ihre Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Das zeigt eine aktuelle Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company, die das Zeitmanagement von 17 Unternehmenskonzernen untersucht hat.

Insgesamt identifiziert die Studie acht „Todsünden“ im Zeitmanagement und zeigt auf, wie diesen erfolgreich entgegengetreten werden kann. Die wichtigsten Zeitfresser sind E-Mails, Besprechungen und kontraproduktives Konferenzverhalten.

Zeitfresser E-Mail

Der Bain-Studie zufolge erhalten heute Führungskräfte rund 30.000 E-Mails pro Jahr. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade einmal 1000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Führungskräfte bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden, schlussfolgern die Berater.

Besprechungen ufern aus

Darüber hinaus verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen des Topmanagements summieren sich zum Teil auf 7.000 Stunden pro Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzuaddiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an. Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden laut Bain-Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit statt.

Kontraproduktives Konferenzverhalten

Dazu kommt, dass das kontraproduktive Konferenzverhalten zunimmt. Beginnt eine Sitzung zum Beispiel nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies rund acht Prozent der Kosten, die für dieses Meeting anfallen. In einem der untersuchten Unternehmen haben laut der Studie 20 Prozent der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt.

Hier auf einem Blick die wichtigsten acht „Todsünden“ im Zeitmanagement und Empfehlungen, wie sich diese laut der Bain-Studie erfolgreich in den Griff bekommen lassen.

  • Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
  • Zeit kostet nichts: Für jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
  • Aus jeder Idee ein Projekt machen: Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
  • Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
  • Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
  • Entscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
  • Konferenzzeit ist Freizeit: Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings wann immer möglich vorzeitig beenden.
  • Sinnlose Zeitinvestitionen: Die für Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann auch nicht gemessen werden.

Weitere Informationen zur Studie „Managing Your Scarcest Resource“ der internationalen Managementberatung Bain & Company unter www.bain.de. (eh)

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