-- Anzeige --

Picobello aufgeräumt

13.03.2015 09:19 Uhr
Picobello aufgeräumt
Ordnung im Mail-Postfach? ist gar nicht so schwierig, wenn man sich an ein paar Regeln hält ...
© Foto: Fotolia/nerthuz

Ständig ist das Mail-Postfach randvoll? Viele Mitteilungen verschwinden auf Nimmer-Wiedersehen? Keine Sorge! Mit diesen Tipps sorgen Sie für Ordnung.

-- Anzeige --

München:  Das Jahr 2015 ist zwar nicht mehr ganz neu. Für gute Vorsätze ist es aber keineswegs zu spät! Wie wäre es damit: endlich ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach ... Nicht mehr tausende von Mails, die sich alle im Posteingang tummeln. Wichtige Mitteilungen, die in der Mailflut untergehen oder nie mehr gesehen werden. Damit ist jetzt Schluss. Denn mit ein paar Grundregeln kann man sein Postfach strukturieren und viel übersichtlicher gestalten. Und zwar dauerhaft.

  • Feste Rituale: Man muss nicht jede Mail sofort lesen, sobald sie ankommt. Viel effizienter ist es, sich feste Zeiten zum Lesen und Beantworten der Mails vorzunehmen. So werden Sie auch nicht ständig aus Ihrer Arbeit herausgerissen, sondern können sich konzentriert einer Aufgabe widmen. Tagelang nicht ins Mail-Postfach zu schauen, ist allerdings auch keine Lösung. Mindestens einmal am Tag sollte man für Ordnung sorgen!
  • Nichts aufschieben: Steht die „Mail-Lesezeit“ an, sollte man auch Zeit zum Antworten haben. Sonst muss
  • man eine Mail mehrmals „anfassen“, was nicht sonderlich effektiv ist.
  • Mut zum Löschen: Tagtäglich erhalten wir Dutzende Mails, die schlicht keiner Antwort bedürfen und auch keine To-Dos beinhalten. Viele davon haben im Posteingang nichts zu suchen, sondern sind im Papierkorb bestens aufgehoben. Heben sie wirklich nur die Mails auf, die wichtig sind.
  • Ordnerstruktur anlegen: Wer alle E-Mails im Posteingang sammelt verliert irgendwann den Überblick. Und: Man braucht Geduld, wenn man eine bestimmte Mitteilung sucht. Schließlich muss sich die Suchfunktion durch tausende Datensätze arbeiten. Deshalb macht es Sinn, Ordner anzulegen – und zwar nach klaren und eindeutigen Kategorien. Achten Sie darauf, dass die Ordnerstruktur nicht zu viele Ebenen aufweist, sonst wird es schnell wieder unübersichtlich.
  • Eindeutig formulieren: Ein klarer Betreff hilft Empfänger und Sender der Nachricht. Erstens weiß jeder auf den ersten Blick, worum es geht. Und zweitens findet man solche Mails auch Wochen später noch deutlich einfacher.
  • Entscheidungen treffen:  Es ist wieder soweit: Die tägliche „Postfach-Putzorgie“ steht an. Damit das nicht ewig dauert, sollte man sich nicht in einzelnen Mails verlieren. Es macht Sinn, die Mitteilung zu lesen und zu entscheiden, wie man weiter vorgeht. Variante eins: Man beantwortet die Mail sofort. Wer sich ein Zeitlimit für die Beantwortung setzt, arbeitet besonders effektiv. Variante zwei: Wenn die Bearbeitung länger dauert und nicht zeitkritisch ist, kann es sinnvoll sein, die Mail in einen To-Do-Ordner zu verschieben. Sobald ausreichend Zeit ist, können Sie sich an die Arbeit machen. Variante drei: Bisweilen sind andere Personen deutlich besser dafür geeignet, eine Mail zu bearbeiten. Das Zauberwort heißt Delegieren! (ts)
-- Anzeige --
-- Anzeige --
-- Anzeige --
-- Anzeige --

KOMMENTARE


SAGEN SIE UNS IHRE MEINUNG

Die qualifizierte Meinung unserer Leser zu allen Branchenthemen ist ausdrücklich erwünscht. Bitte achten Sie bei Ihren Kommentaren auf die Netiquette, um allen Teilnehmern eine angenehme Kommunikation zu ermöglichen. Vielen Dank!

-- Anzeige --

WEITERLESEN




NEWSLETTER

Newsletter abonnieren und keine Branchen-News mehr verpassen.


Die VerkehrsRundschau ist eine unabhängige und kompetente Abo-Fachzeitschrift für Spedition, Transport und Logistik und ein tagesaktuelles Online-Portal. VerkehrsRunschau.de bietet aktuelle Nachrichten, Hintergrundberichte, Analysen und informiert unter anderem zu Themen rund um Nutzfahrzeuge, Transport, Lager, Umschlag, Lkw-Maut, Fahrverbote, Fuhrparkmanagement, KEP sowie Ausbildung und Karriere, Recht und Geld, Test und Technik. Informative Dossiers bietet die VerkehrsRundschau auch zu Produkten und Dienstleistungen wie schwere Lkw, Trailer, Gabelstapler, Lagertechnik oder Versicherungen. Die Leser der VerkehrsRundschau sind Inhaber, Geschäftsführer, leitende Angestellte bei Logistikdienstleistern aus Transport, Spedition und Lagerei, Transportlogistik-Entscheider aus der verladenden Wirtschaft und Industrie.